 在党政机关、企事业单位所使用的公文中，通知是发文数量最多、使用频率最高的一个文种，呈现出作者的广泛性、内容的晓谕性，用途的多样性以及使用的频繁性等特性。从实际情况来看，无论是公文写作研究领域还是公文写作实践中，对这一文种的写作与使用还存在一些问题，直接影响了通知的行文目的及效用，也不利于通知文种的规范化，因此，很有必要予以澄清。 一、关于通知文种的行文方向问题 根据《党政机关公文处理工作条例》的规定表述，通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。”由此可见，通知具有承接上下、联系内外等多方面的作用，在绝大多数情况下，通知适用于“发布、传达要求下级机关执行”的事项，显然是作为下行文来使用的；但有时又会发布、传达要求“有关单位周知或者执行的事项”，向不具有隶属关系的单位告知某一事项，诸如启用新的印章、成立或撤销某一机构等等，也可用通知来行文。这样，在公文写作理论界中多数人将通知界定为下行文的观点是不够全面的，没有完整准确地理解和把握公文法规的规定精神。因此可见，通知既可以用于发布、传达要求下级机关执行的事项，也可以向有关机关（主要是不相隶属机关）告知相关事项，具有发布、传达和告知的作用；既可以用于批转下级机关的公文，也可以用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，因而又具有“桥梁”和“纽带”的作用。 二、关于几个相近易混术语的区分问题 在通知的写作中，要经常涉及“印发”“发布”“批转”“转发”几个相近易混的术语，在实际使用过程中往往容易被人们弄混。值得注意的是，“印发”仅适用于机关或单位内部行文，例如《中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》；而“发布”则适用于对社会公开，例如《国务院关于发布〈医疗事故处理办法〉的通知》；这种印发、发布性通知也可合称公布性通知，与“公布令”类似，只是在内容的重要程度上有所区别。使用“公布令”行文，其所涉及的内容事项往往更为重要诸如公布某一法律等，但仅从功能上看，二者之间差异甚微。“批转”适用于“上对下”，例如《国务院批转民政部关于进一步加强生产救灾工作的报告的通知》。被批转的下级机关的来文通常是以“请示”“报告”“意见”“方案”等文种，而以“报告”和“意见”为最多；而转发则适用于“下对上”或者“平对平”，例如《国务院办公厅转发公安部 交通运输部关于推进机动车驾驶人培训考试制度改革意见的通知》等即属于此种情形。下转上的来文文种一般是“通知”，这种转发文件的特点表现为“以通知转通知”。例如《××市人民政府转发××省人民政府关于加强社会治安综合治理工作的通知》。“平转平”即不相隶属机关之间相互转发来文的情况相对比较复杂，既有“通知”，也有“函”，特别是“平转平”的来文至今又出现“请示”“报告”及“意见”等，这是由于有些下级部门呈送给上级机关的“请示”“报告”及“意见”，按理说上级机关应当加以批转，但事实上并未以整个机关的名义加以批转，而是授权给机关的综合办事机构即以办公厅或办公室的名义转发下去，由于办公厅（室）与相关职能部门之间属于平级机关，故只能使用“转发”而不使用“批转”，这是转发性通知中一种特别现象。例如《国务院办公厅转发建设部关于进一步清理整顿房地产开发公司意见的通知》即属于此种情形。 |
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