 一、公文的概念与分类 1、公文的概念。公文是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。也可以说，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。通俗地说，公文就是公家（包括企业、团体和其它非个人组织）的用于公事的文体。无论是国家机关还是企事业单位所运用的公文，区别于其它文章的主要特点是公文是具有法定效力于规范各式的文件。 2、公文的分类。公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等15种。广义的公文，除上述法定文种外，还包括党和国家机关常用的应用文，主要有综合性工作总结、计划（包括规划、工作要点、安排、方案、设想等）、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、讣告悼词、规章制度（章程、细则、制度、守则）等。 在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为请示、报告、会议纪要、工作计划、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等。 二、公文的属性和特点 （一）公文的属性。公文的属性包括直接应用性、全面真实性、格式规范性等。但我对公文的属性强调一点，那就是“公”。无论大家是阅读、写作还是批改公文，都要时常想到这是公家的公文，姓“公”，是公家的想法、意见、建议或决定。公文是公家之间通过文件的来往。 （二）公文的特点。公文的特点包括鲜明的政治性（组织性）、法定权威性（正式政策性），实用的工作性，特定的规范性，定向的时效性等，但我想主要给大家介绍以下四个方面。 1、鲜明的政治性。内容必须具有明确的政治意图，这是公文最本质的特征。 2、法定的权威性。来源和出处上与其它文章、作品不同，不是谁都可以写的。必须是“法定的作者”，指的是依据法律的有关条例、章则、决定成立的，并且能以自己的名义行使法定的职能、权力和担负一定任务、义务的组织。（党的机关、企业、事业单位等都可依据自己的职能权限发文，都是法定的组织）用领导人名义作为文件的作者，也是代表所在机关的身份来发文的，是行使自己法定职权的一种表现。对每一份具体文件来说，都有它的特定效用，代表它的制发机关赋予它的作用。这种效用具有一定的时间性，但时间长短不等。 3、严格的程式性。是指公文的撰写和办理具有一系列的原则、方法、程度和格式。公文一般具有标题、正文、签发机关等基本组成部分，每个部分又有各自的行文格式、写法和要求，任何机关部门不能自行其是，更不允许随意“创造”，自搞一套。 4、语言的简明性。一是内容集中，力戒空话套话，避免不必要的旁征博引；二是造词用句精炼，概括力强，行文力求用较少的词语表达较多的思想内容。明快就是开门见山，直叙其事，一目了然；避免使用意义含蓄、模棱两可的词语，也不宜用文学作品中的比喻、夸张和双关等修辞方法。 三、公文的认识与应用 公文是国家、机关、团体和企事业单位工作的载体。公文是保证各级领导机关正常运行的“舟和桥”。其作用主要有：颁发法规或规定，领导指导工作，传递交流信息，宣传引导教育，商量洽谈协调，存档凭证依据。要正确认识公文的作用意义，学会读懂应用公文。 1、要读懂公文。为什么这么说，大家想一想，平常我们接触很工作特别是重要工作都离不开公文，或者是都是通过公文实现的，或者叫最后都是通过公文体现的。在中国，无论是政府、企业、团体、学体等组织，每个单位都要通过带有红头文件的形式部署工作，平常我们知道的下发通知，任命干部、召开会议等等，都是通过公文来实现，这就是公文要发挥的作用。如果我们读不懂公文、不能理解公文表达的意思，那我们就无法正确理解国家或所在单位的主旨精神，那就无法落实其部署的工作。 2、用公文开展工作。公文是公务交往重要形式。国家机关、企事业单位之间开展工作大部分是通过公文实现。特别是重要的事情，要召开会议，但最后会议的成果、决定都是通过公文上传下达，部署落实具体工作，包括落实情情况的汇报、汇总。机关单位之间运用公文开展工作最为明显，比如最常见的办公厅与办公厅之间函件交往，没有电话、没有见面、没有领导打招呼，就是一纸公文将你想说的话、要对方支持的事写清楚，通过机关之间的机要交换就算完成了。企业间的公文交往也一样，公司总经理办公室、总裁办公室（总办）与对方公司总办也常常通过文件交往商量工作、开展合作。 我体会，无论是公务员、公司职员还是领导干部都必须练好公文写作的 “基本功”，只有公文写作水平提高了，才能进一步提高口才演讲、逻辑思维和领导驾驭能力。大家肯定知道，现在政府机关里很多干部成长都要过公文写作这个关，比如主任科员、副处长天天从事的常用公文写作，部门重要的公文很是由处长拟定，涉及全系统或是全国的事情，一般就由厅局级的部长、局长牵头，组织多个部门、处室负责人一块完成。可以说，过不了公文写作关，在机关很难成大气候。 |
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