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起草汇报材料,如何正确运用数据?

2017-12-18 21:39| 发布者: 老猫| 查看: 448| 评论: 0|原作者: 张谦|来自: 秘书工作

摘要: 十多年前,一位领导到我们省上任。按照要求,省委办公厅、省政府办公厅部分负责人和有关同志参加了领导召集的座谈会。会前“两办”分别准备了汇报材料。第一天座谈会结束的时候,领导针对这些汇报材料及座谈时涉及的 ...
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十多年前,一位领导到我们省上任。按照要求,省委办公厅、省政府办公厅部分负责人和有关同志参加了领导召集的座谈会。会前“两办”分别准备了汇报材料。第一天座谈会结束的时候,领导针对这些汇报材料及座谈时涉及的部分内容提出了不少疑问。这些疑问的共同点是——大家汇报、座谈中运用的数据存在矛盾。那次座谈会我至今记忆犹新,特别是在文稿起草方面,如何正确运用数据,确保数字准确,给我们许多深刻有益的启示。


注意避免误差


小数点后面直接四舍五入,要注意与之相关联的数据变化和由此造成的误差。比如,我们省地形地貌结构,山地、丘陵、平原盆地的面积分别占26.6%、17.7%、55.7%。其中一份汇报材料在运用这组数据时,将数据小数点后面四舍五入,保留到整数,结果全省的地形结构占比加起来变为101%。


确保数字准确,有时需要把分项数字尾数相加,有时需要把统计表格分项纵横复核,检验是否因为四舍而短缺、五入而多余。是否需要保留小数,保留几位小数,要灵活掌握,以确保数字精确为原则。


注意数据出处


一般来说,基础数据、社会发展按年度计算,经济运行按季度或者月份计算,但是也有特例。比如,关于大型水库的数目,我们两份汇报材料的表述就有不同,一个是19座,一个是20座。大型水库屈指可数,两份材料为什么差一座?其实两个数字都对,只是一份材料的统计数据截至上年年底,另一份材料是到当年上半年,由于其中一座水库当年5月份通过竣工验收,所以表述为20座。


这个情况告诉我们,做到数字准确,应当注意数据的变化及其出处。汇报式座谈会通常会提供多份材料,也有的时候,一份材料由集体来完成。这就需要有人牵头组织讨论,注意材料中的数据与时间的衔接,在细节上做一些磨合。同时,作为材料执笔人和汇报者,对数据有关情况也应了然于心,知其然,知其所以然。


注意定性严密


数量,本来就是数和量的结合。要保证数字准确,必须确保时间、范围等概念定性严密。比如,一份汇报材料中介绍:“某市新机场1997年8月28日正式通航,设计年客运量1000万人次,当年完成客运量136万人次,预计全年(1998年)可完成客运量360万人次。”另一份汇报材料表述为:“年客运量700万人次。”这是和1000万人次对应的一个数字,但是,前面缺少一个定性词,应当说“实际客运能力”。


关于机场的客运量,因概念不同存有区别。国内的机场一般是竣工后先使用,使用中再逐步配套完善,以尽早发挥投资效益。该市新机场投用时许多设施还不完善,它的客运能力是700万人次,没有达到设计能力1000万人次的标准。表述的时候,应正确使用定语,做到概念准确、定性严密。


注意细化地域单元


一个省(区、市)十几万到几十万甚至一百多万平方公里,地形地貌复杂,气候千差万别。介绍自然情况时地域单元分得越细,表述越精确。比如,我们省年降水量从北到南大致在600毫米~1200毫米之间。黄河以北地区,大体在600毫米左右;中部地区大体在800毫米~1000毫米之间;淮河以南、大别山区大体在1200毫米左右。关于年降水量的介绍,如果仅仅按地区气候带大致介绍似乎也可以,但是特点不够突出,也不够精确。


这位领导感觉汇报材料中这组数据差别较大,提出质疑。如果“子域”层级再多一些,单元分得再细一些:大别山地区某县最高年份年降水量1662.3毫米,等等,这样就更加精确,特别是有的数据也更能说明汛情的背景,有利于指导工作。此外,涉及光照和温度的数据,有时候也需要更细、更具体。


    (文章摘自《秘书工作》杂志。原题目:《如何在文稿中正确运用数据》;作者:张谦)

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