老秘网_材夜思范文

标题: 秘书如何提高工作效率? [打印本页]

作者: 秘园老董    时间: 2009-5-10 20:48
标题: 秘书如何提高工作效率?
8 ! E7 M5 m. U# u1 V; s) a ) k- K( L; J4 Q* r% t0 j& o' p- T7 ` 7 k, q0 R# L& ], x- u, z: X" G ! g9 G |7 e6 k7 [/ m; ] 秘书在实际工作中,常会遇到这些情况: # ?9 [1 O2 w7 m) ~$ \& d

  做会议记录,写着写着笔没水了;

4 O3 e H9 Q0 v7 I

  订文件时,刚订一下,订书机卡壳了;

. v1 U/ ~7 y1 T# }

  用胶水时,找不到刷子;

6 e1 T+ V( `/ O' [

  开会时间到了,找不到会议室的钥匙;

5 ?# g% L) \# k w+ {1 i, K+ q

  类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。

8 `2 d* L9 i5 b

  这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事,却直接关系到工作的质量和速度,在某种意义上说,也反映了一个人的素质。

. M: M7 D' F8 y5 F( }3 |( c

  工欲善其事,必先利其器。那么,器如何利呢?

. g; `7 O4 h( ~+ }

  1、准备2支以上的笔,经常带在身上。

: m' R& v4 o# A$ n6 o

  2、选用质量较好的订书机并注意维护,使之处于良好状态。

8 O N/ \1 z0 v6 ^( I7 w

  3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方,不要因为找这些东西而耽误了时间。

* e# y6 c+ v5 x) m

  4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方,办公室一般不用折叠剪刀,以免用时打不开。

+ N- M8 P) U, f

  5、各种颜色的笔各备一支,尺子一把,铅笔3支以上,事先削好。

. n! e) A e n8 T

  6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。

- U/ z9 ~; B* s6 f2 \; L+ {, n4 s

  7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。

8 J) k7 e$ ~) q

  8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方,另一套带在身上,不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时,应将办公用钥匙留在单位,以免丢失。

# `, e6 l! Y+ N, m; N0 ~$ f

  以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意,东放一个,西放一个,为了提高工作效率,最好按照上面的提示做。

o* [& h2 ?' _

  作为秘书,办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书:

: Y! J$ ~8 Z1 T- c+ g& u: Z

  1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。

: x' f" l% ?$ R- }) G

  2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。

8 ?. A$ S: h( A

  3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。

' M2 X- W& i, B& n2 ]% y

  4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。

/ C; }' r& Z1 x6 i' x

  5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。

5 t5 ^/ X8 V$ n" h) g

  6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。

$ q' J i0 i+ ]1 }1 q

  7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。

- p* `5 }) s5 H$ {

  8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。

( r- E' Z( k. i

  9、与本职工作有关的表格。

! j7 v5 H( u9 a4 I9 u# k

  一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。

R9 R6 M/ w: } 5 q1 A" a9 n- Y3 `2 t4 X6 q, |5 U




欢迎光临 老秘网_材夜思范文 (http://www.caiyes.cn/) Powered by Discuz! X3.4