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标题: 老秘谈如何做好秘书工作 [打印本页]
作者: 第一范文网    时间: 2011-12-18 11:43
标题: 老秘谈如何做好秘书工作
一、“秘书”概说
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8 v: p! w1 Q# r3 [    什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。4 h# ^# o5 C1 I: e5 @, E
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    然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。$ q& X# x' n% ]' J4 H

2 H( W- h) R7 @    秘书一词的来源4 g  Q2 E9 j2 }& G0 A

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2 g$ R4 m) y* Y# s' }1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。
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2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。4 L  C4 f) B+ Q$ ]# V$ b

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; V, Q1 A% w6 K. K# Y) \3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。7 o; u  V8 [- I

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4、宫廷里的藏书，尤指禁书。
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5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。3 P( Y1 n* Y; S6 Z5 A! ]) [  C2 X

' s5 {7 w3 @9 t% W9 f    秘书的类别
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1、从服务的对象上分：5 x2 Q, h- I0 Q% d- w! G( ~4 K! m8 W- i
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2、从所属部门来分
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2 Z+ S  H7 y% L2 S. v* a3、从具体的工作性质分" Q9 l  l1 s, c2 d

" }* s- @: S% `4 \    （1）文字秘书
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" w2 b/ S1 W9 r: @4 K" X& }    （2）机要秘书
; x  }* Z: D7 k& V. ?: s3 b6 {1 e: q9 N; f& _
    （3）通讯秘书) ]0 m9 l, r9 J7 P# |% ^# y- i9 U+ E
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    （4）信访秘书+ j, {; v. d( j7 ~: l4 m
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    （5）事务秘书- z& \) T+ c$ ~* M3 r$ g
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    （6）生活秘书# }6 |- c3 r/ }" A: @2 o/ }

8 u  y; p  U% q9 `% t; o5 I    关于秘书机构
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    （一）各级秘书机构1 g( k4 M. x) g( I- C

5 G. ~9 t- s" i* t3 [
: Y* C8 `$ _% p/ H* e* R1、中央机关的秘书机构# `6 {6 p2 a: F' X  v" h1 F/ X  @: k

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2、省、市、县机关的秘书机构3 ?/ V! v2 D8 C& z7 `5 M$ k$ h" Q
; ^: ]" a4 e& z. ~; }; J

3 \$ J/ R# x; a4 i8 q' Z3、基层单位的秘书机构# G8 }; O$ p: Y  w( n2 b

# S, B4 R" A/ ?: ]7 s) v9 r$ N3 p( n    （二）各类秘书机构# n  Z8 m: `# H* ~- v8 z$ q
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1、人民解放军系统的秘书机构
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2、企事业单位秘书机构  q1 B, h" e( ^# G6 Y! a4 D
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& \5 m9 m% h) ]3、民主党派
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" X* A: [, D1 j$ @. B6 w: `8 q) [4、人民团体
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1 ?. u0 q$ d/ B1 V3 N    此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。: h: `' p/ w6 {% v% w

( I# D! J6 n! ?$ U+ i( o% f8 i    二、秘书处的工作性质1 x9 `% y7 N4 a) e: U

, J* t, I* c8 m    我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：4 }: h, m6 G' B
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0 I) W6 g9 O' T: m9 S5 w" K; `1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。* j7 B3 j2 n7 Z4 Z5 K

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2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。, _8 j# R: T  o& a' z/ |

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3、管理性：秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。" ]$ O. t4 k) |3 l2 M# `9 x

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& W- t- ?; ~% b- s4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。
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    只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。
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  d/ |8 |2 v" K/ V  N! H/ c* M0 X    谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”2 i. y; ^( k! L9 g
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    三、秘书人员应具备的素质
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    （一）、基本素质
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2 l+ B* N& k% W! K- {; ?1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个
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    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
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- B( I( R. i1 e, {. I! X2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左* U# P9 `. v+ _$ C$ x

: ~/ K/ ?, j( z) M1 {$ T2 r    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对. ]# c: y1 b) ]. E  I

/ e5 Y: v) b; W( U% I7 j* v; o    社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
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3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一: n( Z) q$ r- W9 L3 r# s1 o$ x

; W, |% O, J1 |; v4 [* m+ V  c9 L    个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精# y$ S& I4 k5 C1 A; `8 U1 P

: g# N' B* G+ A& h: n6 i5 k    神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。. O1 u  W. ?. i$ B5 c1 s

+ Z& T5 o* G4 v9 o# i  E7 D) b) m    在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！" O, n, O2 x3 m1 A
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