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标题: 老秘谈如何做好秘书工作 [打印本页]
作者: 第一范文网    时间: 2011-12-18 11:43
标题: 老秘谈如何做好秘书工作
一、“秘书”概说. D! ]! \( `. u6 Y$ y

6 P$ b4 F, N8 O: P7 O  ]' |4 c) n    什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。
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    然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。
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& b3 e( J" N& M$ P( w7 D    秘书一词的来源
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/ p( m  X' T/ t$ w3 ~: C6 Y3 G1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。
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2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。# ~2 S0 {- g0 g5 z. ?$ @

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3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。9 |* ~# k/ `& ]$ X# D7 R1 J
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2 H( _0 D; E* U$ s+ v4、宫廷里的藏书，尤指禁书。
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) [% `* ?& N3 t5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。6 F0 V6 W! C0 K
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    秘书的类别
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9 m9 l8 {/ `: B* F, P& `1、从服务的对象上分：
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3 m4 h2 G: t( P2、从所属部门来分
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3、从具体的工作性质分
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    （1）文字秘书" g* ?1 b! @1 t& u4 v# d
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    （2）机要秘书9 l; a% `0 T( z" E$ _
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    （3）通讯秘书
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  X* c# q: F" q8 ^    （4）信访秘书% F# B' p$ T: f: L# _; b1 c. L" C

, B) `* Z5 m2 B$ t    （5）事务秘书9 P* ^  s( q3 w, R3 |; n8 u5 h
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    （6）生活秘书
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( w6 d4 g& V, M6 O6 b3 y    关于秘书机构
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    （一）各级秘书机构+ F! ~7 L1 S7 @% Q7 f: y* ]( K8 p
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1、中央机关的秘书机构% b2 }" Y1 n/ T0 G" H' L* z

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2、省、市、县机关的秘书机构
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3、基层单位的秘书机构
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    （二）各类秘书机构: W2 Q! K+ d& M& V3 a
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' O1 R2 S1 a! W2 Y- y; |$ V+ A) R1、人民解放军系统的秘书机构7 K* o6 x8 q8 Q3 b# u
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2、企事业单位秘书机构4 _0 E4 B! K, u' r; `( d$ i4 a( ^
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% N1 W4 L) N3 W  d2 x) ^3、民主党派, T, ?2 W+ i. G7 I
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4、人民团体/ `& i: ]1 U  A

4 q  M# y. F; O) i; L    此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。5 [+ E! P, f/ p5 a- A
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    二、秘书处的工作性质
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3 v! J; H$ C' e0 H  z7 p8 v" h    我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：9 s+ b# e2 I& f) {; P/ e

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, B% L. E" ^* E5 {. j; H: I6 O: V! H1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。% a, }8 m* T6 L  o
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; ^6 [! l- A( {+ r3 A2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。% ?3 @4 ^1 f- Z2 i
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3、管理性：秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。: H8 F3 C7 Q% L3 J' C

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1 x) C- f  u. }" j6 P& i4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。- ^) o  f; U8 \# n: |  _9 L
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    只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。
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    谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”' r) u" c: g% v* ]7 @# M

7 @, g5 L2 E1 X1 }- Q    三、秘书人员应具备的素质
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$ _7 l7 g, H+ q3 U4 \  M8 X) _8 x    （一）、基本素质$ {) m, e2 f& v6 [1 ]
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. E$ T  J4 c' v1 }4 I1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个
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6 t; U( X. p: m* P; C    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
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$ w. W! Z: ~- Z3 ]3 {8 M2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左
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1 a4 C- H/ C0 W    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对- T; _& t6 T# K3 O& u2 B) i
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    社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
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- i# o( k7 T0 g% W0 V/ t% ~/ `3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一4 Y0 {' ?  J% @" i+ v8 f' T

: j1 q, @% F6 N; j+ Y7 L    个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精9 Z4 i+ j$ F9 m5 |3 `: x+ U

, }. P9 R1 h3 ~* v9 @- w) D! w8 V    神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
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    在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！7 l& X9 ~5 W9 u) p# A3 _) _2 n
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