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标题:
浅谈如何做好办公室的综合文字工作
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作者:
范文中国
时间:
2012-1-6 08:47
标题:
浅谈如何做好办公室的综合文字工作
自2007年至今,我一直在鹤煤公司热电厂从事文秘工作。鹤煤热电厂作为一个现代化的新厂,在人员配置上相当精简,一人身兼多职的情况非常普遍。作为一名文秘,本人除了负责信访工作、办公室日常管理及接待外,主要的就是负责办公室的文字工作,这其中包括公文管理(收文、传文、文件起草、文件印发、文件归档)以及各类总结、汇报材料、领导发言材料的写作。
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从几年的工作实践来看,企业办公室公文、材料的水平和质量是一个企业干部队伍综合素质的重要体现,代表了企业的形象。从这个意义上说,写作不是小事,提高文字表达能力是一门必修的课程。所以,对一名文秘来说,提高文字水平是练好“看家本领”。
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如何做好办公室的文字工作呢?我认为做好办公室的文字工作,最基本的要做到以下几点:
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一、在思想上应具备的几项素质
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1、要有过硬的政治素质
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大多数人认为,文字工作枯燥、无味,但文秘工作者对此要有正确的认识。文秘工作是一项时效性强、政治性及政策性都很强、任务繁重、生活清苦、默默无闻的工作,而且岗位重要,工作要求高,责任重大。其工作的性质、作用决定了文秘人员必须具备具有较高政治理论和政策水平,要有较高的思想觉悟;要耐得住清苦,耐得住寂寞,有安于清贫、乐于奉献、埋头苦干、任劳任怨的精神,要有“俯首甘为孺子牛”和甘当“无名英雄”的精神,绝不能为权力、名利所动。
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就拿我本人来说吧,2009年,也就是自己从事文秘工作两年后,感觉自己在工作上选择错了道路,觉得从事文秘工作并非象以前想象的那样美好。整天加班整材料,但工资还没有生产部室工人拿得高,感觉很委屈。那段时期,思想上有了波动,工作上比较低落。后来厂长的一次话语彻底改变了我的思想。那是2009年2月13日,河南煤化集团董事长陈雪枫同志第一次来我厂视察,全厂上下高度重视,向陈董事长的汇报材料当然也被列为重中之重。因为陈董事长是第一次来我厂视察,而且陈董事长是一个非常务实的人,所以汇报材料力求精、细、实。在厂长提出的主题方针下,我把汇报材料改了又改,整整改了一个晚上。第二天,厂长在生产会上表扬了我,他说每个人的付出领导都会看在眼里。
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所以,作为一个文秘,自己心里要有杆秤,时刻要增强责任感和使命感,树立强烈的敬业精神,殚精竭虑地做好本职工作,在工作中不断提高自身素质,完善自我,只有这样,才能做一名政治思想素质过硬的秘书。
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2、要有强烈的学习意识
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知识就是力量,企业文秘的成功更离不开知识的积累,而知识的积累主要靠学习。
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首先是要加强有关的国家法律、法规学习,特别是与企业生产经营有关的法律法规知识,更要熟悉掌握,只有这样,才能保证写作的方向性、时效性。2010年上半年,我厂因申请机组热电联产认证要向省发改委等部门打请示,作为办公室文秘,如果不了解相关的热电联产政策,这样的请示是写不出来的。
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二是要学习生产方面的知识。要多深入基层,了解生产现场设备和装置的性能,了解生产工艺流程,做好调研。在企业从事文秘工作,写材料时不光是凭借自己的文字功底,现场实践也尤为重要,否则写出的总结等材料是很空洞的。所以,文秘工作者必须了解生产,及时做好阶段性的生产总结,通过生产上一些实实在在的过程及数据这些“论据”来体现出材料所要表明的“论点”,增强材料的活力和说服力。
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三是要多读书。书籍是精神食粮,作为一名文秘工作者,要把读书当作生活的一部分,求知上进,持之以恒,养成读书的好习惯。读书有助于丰富词汇的积累,有益于形象思维的升华,有益于提高理性思维的能力。写作时的思想表达、遣词用句、材料选取、逻辑推理、段落组合等方法,许多都是从读书中学来的,一篇好的作品其实就是“读—写—反复实践—不断提高”这样一个循序渐进的过程。
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3、要有严明的纪律意识
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文秘人员在领导身边工作,处于一种特殊位置,一方面要正确对待个人利益,严格要求自己,不以领导名义办个人私事,不打领导的旗号拉关系,做到自重、自省、自警、自励。另一方面要注重职业道德规范。在信息传递过程中,牢固树立保密观念,不以得知“内情”而炫耀,不以“秘密”讨好于人,做到不该看的绝对不看,不该听的绝对不听,不该说的绝对不说,不该问的绝对不问,自觉养成保密的好习惯。
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二、在业务上应具备的几项条件
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文字材料的写作是一种创造性的脑力劳动,也是一个综合性极强、涉及面非常广、十分难以把握的问题。所以,文秘在日常的工作中,一定要注意自己的工作方法,除能把繁琐的事务安排得井井有条外,对各种材料的完成以及领导的指示也要能做到招之即来,来之能战,战之能胜,写出领导满意的作品。
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1、要练就成扎实的文字功底
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有一定的文字功底是对文秘人员的最基本要求,撰写材料是秘书的基本职责。写作本不是一件易事,写好就更不易。一篇脉络清晰、用语简洁的作品,使人看后一目了然,似乎是一种享受,但若没有一定的功底是不可能达到这样的效果的。
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文秘也并非我的专业,我毕业时是学理科的,是爱好让我走到“文秘”这个岗位上来。其实目前有很多企业也都是这种现状。我想说的是,不管是否专科出身,既然做出了选择,那就要能胜任岗位;胜任岗位,那就得练就出扎实的文字功底。为了不断提高自己的写作水平,我案头常备几样工具书,如《现代汉语词典》、《英汉双语词典》、《成语词典》、《标点符号用法》等,遇到没有把握的字和词,随时翻一翻,查一查,使遣词造句更加准确。不论是上下班,也不论是在办公桌还是床头,随时随地我都摆上一两本文学写作方面的书籍,每天睡前、醒后都用心读,用心背,注意各种结构和格式的作品,细读、细品、细钻、细研,取人之长,为我所用。再者就是自加写作压力,通过经常“试写”,提高丰富自己的写作思路,随时做好接受任务、写作材料的准备和习惯。
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2、要有一丝不苟的写作精神
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古今中外,凡是文章写得好的人,大概都是在修改上下够了功夫的人。一篇好文章,与其说是写出来的,不如说是改出来的。写作都应提倡一丝不苟的精神。往往有这样的情况,一篇稿子,过目的人不少,但错情却“一路绿灯”。有的同志草拟好文件后,也不愿意多看几遍,再检查一遍有无明显的错情,就匆匆交给领导。这是一种写作的浮躁心理,是写文章尤其是写好文章之大忌。
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在我身边的兄弟单位就曾出现过这样一件事。某矿向公司报送请示材料,由于文书把关不严,请示文件中出现了一个错别字,公司领导在审阅时非常生气,因此,该矿请示的事情非但没有批复,还为此罚了几万元钱。通过这样一件事我们可以想象到粗心的后果是有多么严重。所以,秘书人员必须时时、刻刻、事事、处处坚持认真、认真、再认真,细致、细致、再细致的原则,写作材料要专心专意,一丝不苟,精心写作,切忌敷衍塞责、应付差事。
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3、写作前要领会领导的“意图”
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无论是起草公文还是给领导写发言稿,文秘在下笔前必须了解领导的作风、文风和思路特点,否则所写的文稿就很难被领导赞成。因为领导人说话各自有不同的特点:有的详细,有的是一句话带过;有的说话比较慢,文秘人员还能简记一下,但有的说话比较快,只能记心而后靠记忆整理;有的领导说话比较直,但有的说话含蓄,需要文秘人员去延伸。有时,领导说了,就认为秘书懂了;而事实上,秘书听到的与领导人头脑中想的总是有一定差距,所以这当中就全靠秘书领会了。
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当然,对领导"意图"的把握往往是以丧失写作个性为代价的。对一名秘书来说,什么是好文章?我认为只要领导看得满意,就是好文章!而要达到领导满意,文秘人员就要将领导的思想、观点通过自己的文章表达出来,文风、用语、用词等都得合乎领导的脾气,要根据领导的性格用心写。若领导讲话喜欢条理清晰,那么写时就要简明扼要;若领导喜欢讲话具体,那么写时就要多用详例;若领导喜欢名人名言,那写时就得适当引经据典;若领导喜欢文彩,那写时就得多用古诗词润色。这样才能达到想领导所想,思领导所思,写领导所需的效果。
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所以,做好写作的前期准备十分必要。一是要掌握材料和信息的基础,充分酝酿,认真研究,把好政治和政策关。二是要充分领会领导的指示精神,确定基本思路、主要内容和结构框架,然后再从容地动手起草。切不可匆忙上阵,草率动笔,否则只能捉襟见肘,劳而无功。
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4、要有一定的创新意识
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当今,“创新”已成为时代的显著特征。作为一名秘书,必须与时俱进,及时更新知识、更新理念, 把原则性的思想观点具体化,把领导的思想和意见进行深化和完善,从理论和实践结合上提出突破性措施和建议,这样写东西才能精深,工作才能有成效。惟命是从、没有自己想法和创新意识的秘书,很难被领导看重。
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5、要有一定的工作方法
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秘书除了写作,还要面对千头万绪的工作,为此在工作中要有一定的工作方法,分清轻重缓急,理清思路,不漏办、不误办、不错办,对领导安排的工作一旦接受,即排除一切干扰,全身心地投入,高质量地完成任务,高效率地办好每件事情,做到事事有回音,件件有着落,力求达到领导满意。
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新的形势和任务给新时代的文秘工作者提出了更高的要求,秘书工作者必须具有超前意识,迎难而上,工作向前看,名利往后看,踏踏实实做事,坦坦荡荡做人,内强素质,外树形象,高调做事、低调做人,只有这样,才能做一名让领导满意的秘书。
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文/苏向前
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