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标题: 如何加强与改进高校办公室工作 [打印本页]

作者: 天下秘书 时间: 2012-3-3 11:58
标题: 如何加强与改进高校办公室工作
高校办公室是高等学校的综合办事机构，是承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和纽带，具有参与政务、管理事务、搞好服务的职能，在学校工作中发挥着重要作用。当前，随着我国高校内部管理体制改革的不断深入，大部分高校办公室由原来的党政分开办公改为合署办公，按照一套班子、两种职能的机制运行，这对办公室工作提出了更多、更新、更高的要求。笔者以为，要做好新形势下的高校办公室工作，必须强化参谋、协调、综合、督办意识，在抓规范、强管理、促创新上下功夫。

一、新时期高校办公室工作的特点

（一）内政外联，工作任务逐步加重

随着高等教育体制改革的逐步深化和高校办学规模的不断扩大，高校的定位更加明确，高校与社会、高校与高校之间的交往日益频繁，高校办公室的职能随之进一步强化，任务更加繁重。高校办公室既是高校决策层的“外脑”，又是高校的“督查中心”；既是高校各项工作得以正常运转的枢纽，又是高校对外联络和交流的“窗口”。

（二）参与决策，管理职能日益强化

办公室与其他部门的最大区别在于，它处在学校领导近身的位置，可以直接为领导决策提供参谋服务。办公室不仅要贯彻上级政策、法令、文件和重要会议精神，贯彻学校领导指示，在制定学校中长期规划和党政工作要点、提炼办学指导思想、更新管理理念、设计学校整体形象、营造优秀的校园文化等方面提出可行方案，为领导宏观决策服务，而且要参与学校人事改革、教学评估、学科建设等方面工作方案的制定和组织实施，制定、修订学校的规章制度，推进管理的规范化、程序化和制度化，提高学校的整体管理水平。在新形势下，高校办公室能否在做好日常事务工作的同时做好政务服务工作，充分发挥信息“集散地”和“加工厂”的作用，为领导重大决策服务，是评价办公室工作水平高下的首要指标。

（三）上传下达，协调督办有待加强

高校办公室承担着协调内外、联系左右、沟通上下的重任。对领导已决定的事项和批示的文件，办公室必须及时归口落实经办单位和经办人；对二级单位和教职工的请示、报告、信访件，办公室要及时提交给领导，根据领导批示交由相关部门办理，并回复处理结果。此外，办公室还要定期汇总领导批示件的办理情况，督办未完成事项。办公室要做好协调工作，确保信息传递畅通无阻，上下、左右关系协调融洽，就必须做到协调不斜调、帮忙不添乱、解难不增忧、成事不误事。同时，办公室还应建立一套有效的监控机制，以保证政令畅通、令行禁止，提高工作效率和决策的有效性。

（四）优化服务，层次水平亟需提高

随着高校管理体制改革的深入，教师和学生的主体意识逐步确立，学校办公室的服务对象、基本职能和工作要求也随之发生了一些新变化。目前，专家治校已成为一种趋势和潮流，越来越多的教授、学者走上了学校领导岗位。他们学有专长，但党政管理经验相对欠缺，这就要求办公室在创新服务方式、注重服务内涵、提升服务层次的同时，主动及时地为其提供参谋服务，帮其更好地谋划学校的发展大局。

（五）快速反应，效能意识必须增强

在办公室工作中，不论是处理上级下发的文件还是学校上报的文件，也不论是报送紧急信息还是反馈校内外重要情况，都要讲究效率，否则就会影响学校工作的正常进行，甚至造成重大失误。学校办公室遇到的突发事件多，这些突发事件的处理工作具有时间紧、节奏快的特点，要求办公室人员快速反应、急事急办、特事特办。为此，办公室人员就必须发扬奉献精神，勇于吃苦、任劳任怨、埋头苦干，只有这样才能确保整个办公室工作的高效运转。

二、如何加强与改进高校办公室工作

新时期高校办公室工作要实现现代化、规范化、科学化，既取决于办公室人员自身的努力，也受学校客观条件和内部环境的制约。笔者认为，可采取以下措施来加强与改进高校办公室工作。

（一）牢固树立“以人为本”的管理理念，不断提高办公室人员的整体素质和业务水平

目前，提高办公室管理水平的关键是培养现代化的管理人才，充分发挥工作人员的主观能动性、工作积极性和创造性。为此，必须牢固树立“以人为本”的管理理念，不断提高办公室人员的政治素质、思想素质、文化素质和业务水平。

1. 抓好思想政治工作和理论学习，提高办公室人员的政治素质和理论素养。办公室人员只有加强对马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观的学习，进一步更新观念，不断提高自身的马克思主义理论素养，并运用科学理论去分析研究工作中的具体问题，增强工作的原则性、系统性、预见性和创造性，才能够抵御各种风险，驾驭各种复杂局面，经受住各种考验。

2.  加强业务培训和文化学习，提高办公室人员的业务水平和文化素质。办公室人员必须掌握一定的电脑网络知识，具备一定的综合分析能力、组织协调能力和语言文字表达能力，无论办文、办会还是办事都要能拿得起、放得下，并做到忙而不乱、杂而不烦、疏而不漏、有条不紊，为此就必须对他们加强业务培训，督促和指导他们学习各种科学文化知识。

3.  建立科学的用人机制，创造良好的工作环境。一方面，要选拔那些高素质、有培养前途的人员到办公室工作；另一方面，要积极营造一种和谐宽松、积极向上、有利于优秀人才脱颖而出的工作氛围。只有这样，才能激发和调动广大工作人员的工作热情，最大限度地发挥每个人的主观能动性，从而凸现整体优势和群体效益，使办公室朝着健康、高效、规范、有序的方向发展。

4.  建立信息化管理平台，提高管理效能和工作效率。当前，高校布局的结构性调整、多校区办学，内部体制改革、人员精简，终身教育和远程教育体系的建立等，都需要高校实行信息化、自动化管理，以提高办事效率和管理效能。因此高校办公室一方面要加强硬件建设，改进办公手段，改善办公条件；另一方面要促使办公室人员自觉转变观念，树立现代管理意识，熟练掌握办公自动化技能，推进无纸化办公，提高校园网应用水平，实现事务处理信息化、咨询决策智能化、指挥调控现代化。

（二）努力培养创新意识，以创新思维开展办公室工作

在新形势下，高校办公室人员不能满足于当电话接线员和“传声筒”，不能仅限于办文办会，还应腾出更多的时间和精力用于思考、用于创新。

1.  要创新服务理念。高校办公室人员要树立并积极实践以决策为中心、以人为本、弘扬传统与开拓创新相结合的新型服务理念，强化效率意识、科技意识和开放意识，努力推进办公室工作的信息化、数字化和现代化建设。

2.  要创新服务方式。一是由被动服务向主动服务转变。高校办公室人员应关注经济和社会发展的趋势，关注教育改革的最新动态，做好超前预测，为领导决策提供充分、准确的依据。二是由决策要素的单项服务向决策全过程服务转变。决策前要准确、及时、全面地反映情况，提供高质量的决策预案；决策中要进行高水平的综合协调，理顺各方面的关系；决策后要高效率地抓好贯彻落实。三是由一般性服务向优质服务转变。优质服务应体现在推动科学决策、完善决策上，体现在“当高参、设大谋”上。

3.  要创新服务机制。一要处理好全局与重点的关系。办公室工作无小事。办公室人员不但要以高度负责的精神做好每一项工作，处理好每一件事情，而且要抓住主要矛盾和重点工作，在工作时间、力量配备上有所侧重。二要处理好对上服务与对下服务的关系。对上服务和对下服务是一致的，哪一方面都不可偏废。高校办公室人员应当按照“三个代表”的要求，真正面向基层、面向师生，了解民情、掌握民意、反映民心，把“全心全意为人民服务”的思想更好地体现在日常工作中。

（三）自觉强化规范意识，努力实现高校办公室工作的规范化、科学化和制度化

1.  规范工作职责，合理配备人员。要适应高校办公室的特点与需要，保证办文、办会、办事工作的正常运作和参谋、协调、综合职能的充分发挥，就得科学划分任务、明确岗位职责。在此基础上，要科学确定办公室的编制，该紧的紧该设的设；同时，要坚持质量与数量并重的原则，想方设法创造条件让办公室人员主动走上规范化轨道。

笔者认为，在办公室人员配备上不必强求人人具有高学历、高职称。高校办公室在明确每个人职责的前提下，应按智力服务型和非智力服务型岗位的不同要求配备不同学历的人才。同时，还可以按照“一人多职，一岗多人”的原则让办公室人员互相穿插、相互补位，这样既可以减少磨擦、消除扯皮、凝聚人心、增强合力，又可以使人人成为多面手，保证特殊情况下工作不断档。

2.  规范工作制度，实现高效运转。完善制度、规范管理，是确保高校办公室工作高效运行的基本要求。高校办公室人员少、工作任务重，如果不遵循一定的规律、不建立科学的规章制度，要实现办公室工作的规范化运行就是一句空话。为此，高校办公室就得重视建章立制。一要健全工作规范。要按照从严、从细、从实的原则，建立健全一系列规章制度，规范办文、办事、办会程序，努力使高校办公室的各项工作有章可循、有规可依。二要建立岗位目标。高校办公室应从工作实际出发确定工作目标，细化分解任务，逐项落实到各个科室和每位员工头上，做到事事有人管、人人有事干，以防止因职责不清而出现推诿扯皮、工作脱节和撞车现象。三要加强协作。高校办公室内部应在明确岗位职责的同时加强团结协作，形成工作合力。尤其是对学校的一些重大活动、重要任务和突击性工作，要做到呼之即来，全力以赴，共同完成。

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