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标题: 秘书学课程：上下双方关系协调的方法 [打印本页]
作者: 问道    时间: 2012-3-31 08:43
标题: 秘书学课程：上下双方关系协调的方法
(一)学习目标
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- ]* G2 S3 b, Y; l0 M: x上下双方关系协调是指对本部门的上级与本部门的下级进行协调。目标是理顺上下关系，使得上下思想、行动保持一致。进行这项协调工作的秘书处于中间环节，作用大、责任重。
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  U" [7 A, W5 B4 |7 h+ P8 ?; A, h(二)运用上下双方关系协调的方法进行协调5 X/ s. n5 D1 a' m  d; H$ A

& h1 ^" r* X$ o2 v1.对政策变化后的协调步骤
3 S) D! u. x! i: I6 T2 v9 K0 y) a4 v, i* d  ]( C
大凡已经形成的决策或上下知晓的动议，突然因情况有变需要撤消，准备形成新的处理方案，这就要求秘书对上下双方进行工作关系的协调。此时，一要使上下对新情况认识一致，二要对撤消原动议上下认同；三要对处理问题的新方案经反复讨论，上下均表示满意。上下级机关的秘书部门在沟通、联络、交换意见、草拟方案等方面，能起到不可低估的作用。通过协调可避免下级对上级产生"政策多变"的误会，避免上级对下级产生"不尊重领导"的看法。. b8 A, |' u  p0 g! A* j

2 q9 s+ _0 [+ v8 w$ k2.上下关系协调工作的一般程序0 t2 Z9 b" g7 M1 S4 c

) N) [& x1 q# f  ]: y纵向协调工作没有固定的程序，但一般来说其工作全过程可以分解为若干步骤，循因求果，步步推进。
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(1)找准问题$ s* B& W' L7 S  `/ y2 }

' Z; O# y% Y7 J2 m1 q0 h这是协调工作的开始，强调一要找，即秘书人员要主动深入实际，深入群众，通过调查，发现需要协调解决的矛盾；二要准，即找准那些必须通过协调才能解决的问题，然后，报请领导同意，请领导直接出面协调，或受领导之托去行使协调之责。7 N, N9 F( Q, ~# f$ y0 W) ]

3 a7 z+ ^; D* I( v& e(2)拟定方案
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1 p, q! x0 Z; g! s* ]% ~5 P$ ]通过对协调课题的分析论证，提出切实可行的协调工作方案，包括协调的时间、地点、参与人员、拟采用的协调工作方法、所要达到的目的，并尽可能设计出几套方案，陈述其利弊，请领导同志定夺。正确的工作方案可避免走弯路，但工作方案很难做到尽善尽美，只能在协调工作实施过程中不断修正。
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(3)实施协调
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3 k. L) U0 s# c* u. R  d# i! Q5 p" i实施协调工作方案，既要有原则性，又要有灵活性，瞄准协调目标，随机应变。但对协调过程中出现的新情况、新问题要及时向领导反映汇报，以便得到领导的支持。* i$ u% w- I# z9 ]9 i4 M5 n: F

5 U& L+ e' x0 L1 v  ^3 e9 P实施协调中多采用的方法是：9 s# x  E- @+ [8 e8 p9 l7 [, V5 K

7 g" q4 P6 g6 H9 U; c1 }) y  `* c3 w 文字协调法3 G6 C0 O' g  j; c" V# x: O9 i  p/ }

9 ?0 a$ W' U) V7 V7 |这是经常采用的协调形式，如通过拟订工作计划、活动部署、订立制度、集体审订修改文稿等形式统一认识，协调行动，使组织内部上下各相关方面的工作协调运转；用征求文稿意见、会签文件、会议备忘录、会谈协商记要等形式，协调组织与外部各方面的关系。这种形式具有规范性、稳定性，是较长时间内保持协调关系的依据。
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 信息沟通法
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1 M; K( \3 ~' s. c现实生活中的很多矛盾，是由于不了解情况，凭主观臆测，加上偏听偏信造成的。医治此症的良药，就是沟通信息。将有关部门、单位和人员召集起来，如实介绍情况，就能解除误会，消除隔阂。心情一舒畅，事情也就好办了。- F3 p- h& E1 ?8 p" R/ y# L

" n$ _! ?) D5 v! n1 V 政策对照法- y. t7 M  ]; H+ X
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对同一项工作，有的部门认为该办，有的认为不该办，不能办，往往众说纷纭，各持己见。在这种情况下，就要对照党和国家的方针、政策、法规，用政策统一思想，形成共识。
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- e' w" J  L: o# R(三)相应知识8 p- ?/ G- b6 r  m% `1 H2 r

/ _$ y" [+ R  ?3 E4 {秘书机构的协调功能。秘书机构是各类管理组织的综合办公机构。在其办文、办会、办事等业务活动中，能有效地维护组织协调运转；秘书机构联系内外、上下、左右，便于发现组织运转中随时可能出现的矛盾和问题，并协助领导者进行协调；秘书机构作为领导者的参谋部和办事机构，经常为领导者发现、控制和处理失调现象出谋划策，并在自己的职能范围内，或经领导授权后，代表领导和领导机关，处理矛盾纠纷，进行组织协调。总之，秘书机构的职能位置和职能活动，使之具有一定的组织协调功能。; j0 W6 k- d$ j0 d

! D0 }% \. {; m/ ?; V! j(四)注意事项和要求
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1.捕捉有利的协调时机
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作者: 目标    时间: 2012-6-1 10:36
技巧, 工作, 秘书, 学习目标, 上下级
作者: mnah    时间: 2017-2-12 11:52
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