. [3 T% ~9 ^2 D" ?) X秘书不仅要有“敢言”的决心，还应有“善言”的艺术。在对待领导的错误和缺点时，秘书应表达出真实的想法，而不是一味的阿谀奉承。但是在规劝领导时，秘书应注意自己的言语，说话不能过于直白。对领导的缺点直言不讳，可能有适得其反的作用，不仅让领导尴尬也，让自己有面临解雇的危险。因而，面对这种情况，秘书应该通过比较婉转的提示性话语话语，让领导自己注意到自己的不足，这样就可以避免不好的局面出现。 # N. u. P0 e1 w, N0 `* U9 g% u# R! Y
二、把握分寸，谨言慎行5 U5 b7 r( J1 Q2 ~
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秘书是一种特殊的职业，因而其特殊的工作性质和工作环境，要求他们说话要慎。秘书说话一定要看对象，掌握好分寸，避免简单、片面、主观和武断。如当有人想要见领导时，秘书不能直接让他人进入领导的办公室，而是要征求领导的同意。如果秘书经常出现武断的行为，不但给领导带来困扰，也给自己带来麻烦。" g1 E+ h' _- w+ p& d* r3 \6 V
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说话有分寸，实际上是讲究表达艺术。秘书要时刻认清自己的身份，说话时注意切合身份，注意场合和环境，该说的说，不该说的不说。在有些情况下，不合时宜的话语会造成不佳的后果，而有时，不要别人问一句答一句，保持沉默也会给人不好的印象。当他人在参观公司是，秘书对参观者的问题始终保持沉默，这样的秘书室不称职的，而且也使得客户对公司留下不好的印象。而且说话时要让人乐于接受，听得顺耳。特别是对重要问题的说明，需要格外注意措辞。说话还得看准时机，该早讲的不能晚讲，该晚说的不能先捅出去。如果交谈中发生争执，秘书不可“火上浇油”，应抑制感情，“冷却降温”。同时，秘书不应将个人情绪带入工作中。说话的语调往往会泄露个人的情绪，因而秘书不能把生活中的不满表现在对领导或同时的言语中。 2 J, Y! N9 X9 r n. O8 G$ |( A9 j! O8 \7 e% y$ E
为了使话说得有分寸，秘书有时还得借助委婉含蓄的表现手法。特别是对一些重大、敏感、不便直说但又不得不说的事情，采用商量询问的语气，能够避免被动。例如在对待领导的缺点和错误、群众的反映等方面，秘书都要学会掌握分寸。当接待来访的群众时，对于有些过于不便回答或无法回答的提问时，秘书应委婉地拒绝或者提出建议，而不能表现出不耐烦的说话语调。- T$ `* ]& q; ?( j7 w# B' `
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三、长话短说，讲求效率 0 @/ y2 `1 H; j/ i L) |$ F" f + s( S+ t. [3 \- D2 B6 {3 J5 u n 现代社会生活的快节奏，更加注重秘书的概括能力，秘书要顺应时代潮流讲“短话”，对所说的内容要分清主次，确定详略，有点有面，努力提高说短话的能力。在工作中，秘书要确保自己讲出的话一语中的、逻辑严密，要学会用最少量的语词传递尽可能多有用的信息，使说话耗费的时间与说话效果成正比，提高效率。/ @! H/ F: \+ Y; T+ e
秘书对领导讲话语言要简明扼要，思路要清晰，概念要准确，层次要分明，逻辑要严谨，主题要集中，重点要突出，不能浪费领导时间。当领导要求秘书汇报工作时，应提前打好腹稿，以最快的速度把重要的信息概括地输送给领导，如果简单一两句话可以讲明的问题，却不断地添词加句，显得累赘而冗长，不仅耽误领导的时间，有可能还将汇报的主旨掩盖，将不该省略的省略的了，贻误工作。秘书将领导的命令下达给各部门时，要将内容整理妥当，确保万无一失。例如，领导要秘书转告各部门开会的通知时，如果秘书打电话通知，往往比较简短，所以要将会议的时间、地点、人员等重要事项准确及时地通知到各部门。' Q6 F$ T/ M, C5 J) c. Z
! H7 L, U. G6 r5 d为了提高说话的效率，从而提高工作效率，秘书应注意选词，在说话时少用修饰语、倒装句，不用隐晦、艰涩的词句，不要用口头禅，也不要随意使用新词语，多用基本词和常用词，做到通俗易懂，直抒胸臆，便于沟通感情，传递信息。否则，就会影响对方的理解，导致交谈兴趣减退，达不到交际的目的。, D! q6 X+ P* U2 M; T
四、随机应变，处变不惊. n3 v% ^) r" ?) M6 J0 m6 S
秘书的地位及秘书工作的被动性，决定了秘书说话的语境千变万化。有些工作，在特殊的时间、地点、条件下，经常出现始料未及的情况，秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，针对突发事件随机应变，临场调整内容，改变方式，机敏、巧妙地应付意外，以避免尴尬和失误。当领导人之间产生分歧，彼此向秘书抱怨时，一旦说话不当，便会处在尴尬的境地。面对这种这种情况，秘书应从维护领导的团结出发，运用恰到好处的语言，促进领导之间矛盾的化解。1 R- b V4 ~' \- }) }$ Q3 d+ t' P
接待来访者是秘书人员的经常任务。在这些来访者中，不乏有修养差、偏激执拗，或有意刁难、出言不逊，或自以为是、以势压人，或观点不同、故意添乱的人。对于这些突然出现的情况，秘书应保持镇定、处变不惊，首先表现出宽容和大度，依旧礼貌地与来访者沟通，这表示秘书谅解别人冲动的情感和行为，切不可因为几句过头的话而同来访者“唇枪舌剑”，使别人对你的工作抱有成见。6 i `+ n. `( B- [
8 A7 o9 y+ M# T! t' z1 u( ]% t此外，幽默是消解尴尬的一剂良药，也是秘书随即应变的重要法宝。“秘书在交往活动中运用幽默，可以使人感到亲切轻松，易于沟通感情，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的交际气氛。”[2]在有些交际场合中，领导会遇到尴尬的问题，而秘书就要学会运用幽默，化被动为主动，化尴尬为愉悦，调节气氛。但是，这种随即应变的能力并不是见风使舵，而是既要符合原则，既要有一定的机动性和灵活性。* x$ j c! X0 T' Y+ d
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在现代社会的秘书工作中，秘书说话成为秘书不可或缺的一项技能，秘书“善说”，有利于工作的开展，有利于协调关系，有利于树立单位的良好形象，也有利于信息的传递。因此，现代秘书要胜任工作，就必须重视说话，注意语言技巧，善于说话。 & G% Q- x3 q* ]8 r* Y H3 F$ o& u8 y4 J# _& d8 X
下面举三个例子，具体说明： " Q4 q/ y, h+ ]+ A9 N f# T# H ) A5 W L% H( f 说话谁都会，但把话说得动听，通过说话给别人留下良好印象，却未必是每个人的专长。在和老板相处的过程中，懂得说话的艺术极其重要。老板在公司里掌握着生杀予夺的大权，一不留神说错了话，后果你就好好掂量吧！前往上海卡耐基培训学校旁听了一堂人际关系课，学员在课堂上纷纷提出：如何正确把握和老板说话的分寸？他们大多有过在老板面前说错话的惨痛经历，对这个问题深感苦恼。专家们当场予以指点，归纳下来，不外乎以下几个关键，相信对有着同样困惑的职场中人也会有所启发。 / k9 e( I- a/ {0 \- _; F d/ [( E5 y , U$ @0 R. n. y, ? F5 c; F 关键一：不要代替老板做决定，要引导老板说出你的决定 0 t4 F9 i$ z" k2 P8 E3 O: O9 x4 b# r7 S& }; _
佩佩年轻干练、活泼开朗，入行不几年，职位“噌噌”地往上升，很快成为单位里的主力干将。几天前，新老板走马上任，下车伊始，就把佩佩叫了过去：“佩佩，你经验丰富，能力又强，这里有个新项目，你就多费心盯一盯吧！” 9 O0 [" K2 q% ?% [8 }1 O 8 O: \" h5 ?. ^! ~ 受到新老板的重用，佩佩欢欣鼓舞。恰好这天要去上海某周边城市谈判，佩佩一合计，一行好几个人，坐公交车不方便，人也受累，会影响谈判效果；打车吧，一辆坐不下，两辆费用又太高；还是包一辆车好，经济又实惠。 " l- n- X. a; X* P6 d! e3 Y+ R) m6 ]' S2 q' C
主意定了，佩佩却没有直接去办理。几年的职场生涯让她懂得，遇事向老板汇报一声是绝对必要的。于是，佩佩来到老板跟前。6 {& r) J; a5 p4 S* ?; [, D6 O