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标题: 秘书之管实为分担领导职责,并非攫取权利 [打印本页]

作者: 小材大用    时间: 2012-4-9 15:42
标题: 秘书之管实为分担领导职责,并非攫取权利
       “秘书”者,三代之史官也,自古为要职。其产生之初,主要职能为“结绳而治”,将绳上大小各异的结作为记录部落大事、辅助主官处理政事的主要方式。此后,“秘书”一词体现的官职名称和职责范围也在不断发展变化。如今秘书所具有的部分管理职能,则与信息化工作令领导分身乏术,秘书从业人员素质大幅提高,及科学管理学研究日益深入有较大关联。- o0 D- ~3 d7 m& l9 A

! V+ C+ x4 Z! Z$ I; A       现代管理学之父德鲁克认为,要成为有效的管理者,必须养成四种思维习惯:正确的时间统筹观念;明确的成效结果意识;知人善任用人眼光和具有明智的决断能力等。【1】秘书在辅助管理中,恰好与上述四种领导者思维特性相契合。简言之,秘书在领导授权下的的时间管理,日常事务管理和必要的参谋决策,是对领导正确决断的有力补充。以下将从这几方面方面详加论述。
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一、时由我待——领导与秘书时间的双重变奏
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6 z& `5 o: r! S; z; y这个世界上根本不存在“没时间”这回事。一切完全取决于是否能够成功管理自己的时间,这就是所有成功的秘诀所在。, O: R0 ^' W' ?4 a' `  E
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                                                     ——阿兰·拉金《时间管理经典:如何掌控自己的时间和生活》
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秘书之管分为日常事务管理和适时适度地参与管理层决策事务两部分。对领导的时间管理从属于这两部分,是其管理能力的综合运用,可充分考量秘书的管理艺术。领导与秘书的时间双重变奏在于,秘书在服从领导工作安排的同时,又有管理领导时间的职能,其时间观对自身及领导均有影响。秘书管理领导时间,应充分考虑领导工作习惯和高效工作的要求。“如果不会管理好时间,一切管理就都没有意义了” 。【2】) w8 Z! s- ?) A7 o

6 T: D; w7 Y% s, F1 C( y3 O" Y# e(一)时间管理工具
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  1.工作日志0 G! N. P' _/ c" c4 g6 W1 ]
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工作日志首先运用在电影领域,是拍摄工作的每日进程依据,对秘书工作也有借鉴价值。填写的信息内容主要包括会议情况、约会安排,及个人安排等。领导可在日志中了解下属任务达成情况和具体操作中存在的各类问题,及时做出合理决策;秘书也可借此加强自我管理与约束,提高管理时间的能力。  \2 j. G9 s9 f0 T& T
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   2.时间表
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时间表是管理时间的一种手段。它是将某一时间内已明确的工作任务条理化记载的表格,是提醒使用人按时行动,以期有效管理时间、保证完成任务的简单方法。图一为《第四届中国国际生物医药发展峰会日程表》,表中将为期三天的峰会安排明晰化列出,相关人员可依此赴约活动,办会有条不紊。
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(图一)
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