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标题: 办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理 [打印本页]
作者: 大秘书    时间: 2012-4-12 13:55
标题: 办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理
第三专题
6 m* b  W/ J/ ]0 r9 J& |" l2 b
1 w, ^0 z+ w+ X( Q加强办公室建设与管理
9 \; Q' T& e8 X* q- f" T
* P7 J( N2 l0 J: w- j& k: \( m1 @一、办公室人员岗位认知与基本职责
. m% d: {7 d0 e6 Y, }' `4 ^/ U& I( M: f8 Y
二、加强办公室建设
% `0 H* Y+ ^8 r3 t) C( T# c4 E# Q5 B
三、办公室办会工作基本规范
- E3 M; s3 [0 U6 a0 Q- r0 Z, o9 w2 B; o5 j! U& E+ m  h5 [
四、加强办公室的日常管理. A. Z) ?+ Z3 b& X1 n& \
/ f4 K' M$ G* t. ?( G( ~8 a
一、办公室人员岗位认知与基本职责
2 O% r6 z) p7 |$ U6 [# {
# w6 {# |; M! G, p: N6 j/ b9 ?- W（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
* l8 B0 V* A( ~( Y
* ?" y: J. G1 ~. K/ w% `联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。! l$ t0 c1 ?- Z" K8 a5 N

! V( U' P) x; `3 G+ _职能定位：
- [( i! z; R" c& k2 O
1 s' y6 I0 Y, q3 @; o- ^' b! J+ d& b' n行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。: [) T; Z( B, G3 T7 e5 ^
0 Q8 K+ Y9 r9 f# t5 Q
一、办公室人员岗位认知与基本职责
5 Y. x3 H" R% o, O$ A# c
6 R5 ?: a, L% V3 U0 z3 S; D' H（二）办公室工作内容与特点工作内容：
& h. f" \% U/ ?: @  t' ?# ^
+ h/ o3 y9 w, \按性质分：  y+ F$ Z% b3 p/ M0 X

# d1 b  U' {& e, w程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
; g# y& H$ b8 ?  M$ c! i( @, I% E
3 S9 w4 q: J+ f按内容分：
( S5 t7 y9 b, ]/ t3 c
4 n( v. B4 F3 [) i, K6 F办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：' [' k3 R% A1 z& Q( a/ b- j

4 _# T3 e2 {" T" ]/ ~综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
  i6 J! c# w5 Q) C% l2 v$ o
8 a) F- l0 f1 Y6 Q& k* i一、办公室人员岗位认知与基本职责（2 F. S4 B3 G7 K6 k  G' B' R

$ z* t% D' G/ f9 Y" ^; X三）办公室人员角色定位( q* h7 [  J1 }/ J( [) J/ e# ^
3 a. N5 G4 f! ]& S' Y
办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊% k5 F# d2 D4 m% o

! W! b# @$ \" x9 R（四）办公室工作对人员的要求
5 b- X9 n6 k9 Q) c/ k6 K- N
' d2 \5 d2 ^- I1 ~+ T8 p2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：3 [2 V! }2 r" e/ L
1 l! v- l& T' l1 t4 i! }( @7 }
一、要讲事业心和责任感；+ _- G" t, Y$ G2 y. L
1 [9 D/ H0 Y6 k5 {! y) J4 v
二、要认真细致；, c( W. e5 [; n% V8 T' n

% y. K% {" n+ x+ @; r三、要讲究程序(不要打乱仗)；6 f6 p' Q4 L9 R+ o6 D& \

* T' R. g2 a' n" I  U四、要讲工作效率。
1 ]4 \( P. j: U
' m2 [! }& H" T& v; g0 K+ d（四）办公室工作对人员的要求" l( d( k. ^( {. s' P( S% c2 C
4 ]  `1 G4 \4 B/ w- c
1、思想素养
/ ?+ L+ g+ ]3 X) `! T
$ C! B* ]/ l5 ]; D热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
8 f" @% m) Z. s% H+ n9 v% k
- F4 V7 }/ {: I2 p! B1 U& K政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。! `; {0 C, }4 J8 W; P% C, C3 c

; ~- m9 Q' g' M# j0 {! V! J9 [7 y责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
; o5 @4 }2 l) h  g' b5 _, @
- d5 M$ m* i* N2 B踏实肯干。舍得为工作投入。* s4 ]6 Q# F( W

) }* D  ^# r2 J（四）办公室工作对人员的要求
4 r; V! ]1 U$ ^8 R3 D7 M' j* ~! y* D; {. l: ]
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
/ _" J2 o$ r) p, `3 |, R7 ?/ u$ z
调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
1 g( S  ^! O  L; J. D( s% f9 ^' X4 B. B1 S; C
思维能力。善于思考问题，抓住关键。
( m/ a! ?7 y; s* W! I6 e- h3 y! C# U" `: u+ T7 Y
表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
' o5 Y3 B$ F0 f; ~  o& }
! Z5 H' i/ {# ]/ ?% M8 _+ w1 G- H（四）办公室工作对人员的要求
: ~9 _" A" k; B' X, W+ P. \
5 C2 A5 ]& t4 Z5 {6 m3、心理素养( N  n% r0 {5 F2 A

6 n; w2 {' ]( ~4 l) ]) Y/ D# }心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。0 {; j# R( ~1 j

" H, T# ]* v* z注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。0 M/ t' R: H- K1 |" ?# G/ y& X

" g% t4 N  |* V& Q# U调控力(控制情绪的能力)。- M  q8 Q% z' K- k4 M4 q+ n: m

0 [3 C; m% \" i$ @意志力。# s) b0 @* l! C9 D9 q
/ t. |! o" V1 w) A% Z! K
（四）办公室工作对人员的要求- z  B) u7 V' X% R0 e
( F2 C  S$ b! r& Y
4、角色意识# M2 o/ t# Y* ^

4 i: h2 w5 r$ g# U2 g2 S: V9 r/ j% x做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识% q& e( Z- j0 [
3 }. }6 S+ n2 @; s# x( o
全局意识) Z& H# z+ ~" h8 G% P2 [

5 z# U7 `) `# [8 h( q* \责任意识& y# T1 T1 N; z# Y7 {

9 p4 z% Z5 x5 n7 A$ {9 p4 c创新意识
) @: m: H) A/ K6 T* \! f% G0 v0 {4 E! D2 b
奉献意识+ j  k" g- e( Z/ ^1 w
: |. X8 u0 J6 }
信息意识6 u: c( ~- c1 z- x4 s8 P

2 k. w( ?0 Q3 R程序意识- m% w. F% N8 H

. @' _) a  x7 m/ [/ d学习意识! E( k4 L* ]; N1 O6 {

  `' W. t) ~" A% h6 O（五）领导对办公室人员的期待
! z9 y& r, k% p9 ^  s8 {& w; d
  C5 z8 _2 }' Q8 N领导测评办公室人员的20道题目9 U* F+ o, q& F
, f3 r8 o" M- [1 _  m5 j4 j% E
1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
. O  z& b% B: v% `+ [) o8 G, ]
0 j0 O" p7 P5 N  A: L他是否了解你的目标和意向?
+ @+ D) r4 `% g$ _# ^; N7 x( \1 o1 v8 @; U. I, g9 j8 l% r' I4 |
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?5 f/ N  v2 r5 P, I$ a. h7 s; n$ m

1 L' @1 S% F% j3 |! `2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
& y, O  h8 M9 V( s7 W( d
4 m$ [& e  L( N3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
4 a6 d8 E4 b. ^; o3 F1 M
, z" e. s/ |# W* T) B0 b+ L他是否很会安排时间?4 W' i. l& @0 O6 e

$ X+ W" L4 r3 V  I3 s) {' w4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?8 [% ?$ P+ l# I0 ]3 i5 c# X2 X
+ L; k% S+ a# W  o2 L
领导测评办公室人员的20道题目
4 Q0 |  r; z2 g9 D, z
* }" `- W9 h, H$ h5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?% X& K- F9 e6 m$ l1 ^
. K, k0 n8 @, E+ i% Y1 h% H
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?5 Y" I9 G- b, h+ V/ Z2 P/ l

7 m3 S- n3 n( n  H6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?3 I7 w5 U  \- T

% F# |8 K. E# g9 a能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?- ?* I: ]9 Q0 C
; n9 @- `; w, F* b8 H
能否制订新的工作制度或工作程序?0 R% G, |- A4 D; d: }
! B$ T" H# W" l" ]% q
他的工作有条理吗?
6 ~- B4 a! ]& f+ m5 ^3 j+ r4 m) ]0 P3 y. ^
7．他是一个机智的人吗?% {: P+ W  y* A$ J
$ ^  e9 }) F; e5 _
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?, E' |6 v5 P6 C7 f* S

. V4 e6 F+ Q" O5 n4 Z8．他能否提高文件运转效率?
% O: g( {+ [0 L% z. Y6 _5 y" d% D! k* i) o# v- \% D' [
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?' q; w  T2 M# l2 [

& S6 Z9 O1 X) Y! ?能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?2 s" U$ O3 y7 O; D5 T+ {% z
0 z9 L0 k9 t8 o
领导测评办公室人员的20道题目
4 w6 L4 O- u2 e; v- J8 [! h0 e) |- D9 ?1 ?% g: s% i1 m; R5 g$ {
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
: @# _( x  x) E/ h2 t
. U7 x) n* Q$ G10．他在危急关头是否沉着冷静?) T" }. r) B1 t: i7 `4 h
3 D7 }: T( t8 I- j! `
当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?* B* L3 T8 }5 I) M; l: _+ a% d

! T# H( Z, D  F/ x8 n7 P$ o11．他对你的忠诚值得信赖吗?" S/ E' P' W) t* U* b4 h$ Y1 T
% k, X  I" U4 y0 r( C4 F
你能把一些机密信息资料委托给他吗?
: U2 o5 F" n9 t( W& O* P0 T* {5 h% J( D6 C
12．他是否有较广的阅读面和知识面?
3 a. @1 e7 f, y& c: U' z: y- y8 w. c% e- h, K7 B7 C& s
是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?( R# q6 m: u1 q) _6 b( g1 r

' k. i: O9 A$ _; o: X领导测评办公室人员的20道题目$ |/ F2 y4 y' D4 x! J

4 B# D4 R% C) D8 S* |5 J! S$ z13．他是否成为本单位有价值的信息来源?4 a- l; F0 U- d, J& j# e
: Z0 h- u0 k. c
而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?6 H+ J$ u" z/ Z: m

: m! H* F3 R' p+ o14．他是否有个人学习计划?
& q5 ~$ z# S7 K) r8 ?/ c. P
1 K0 l" \* e. ~$ u& ^: j$ \) w是否学习管理方面的知识或参与管理活动?7 ]% [+ k. c3 K; T$ z  I
% q, b$ H& O& R$ J* x
是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
: u: [, Z$ s. B4 B. b# d/ @* D9 l- f- \4 H
15．他语言表达是否清晰?% o9 t; x/ u  H

: }$ l: @9 C: O. v. s能否以书面或口头方式简要汇报情况?
( t& X* |3 r- u7 w* h" q3 m$ g; k3 \% B* W6 A) U; w, a! J
能否准确地传达你的指示?
3 P4 E' K1 o. P7 D5 Q. [
7 R+ U. `; f4 w( ]8 v) m能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
; e" i, F5 J- j$ H
6 i7 _$ v  I: l5 h16．他是否按时完成每天的工作?
# D0 U+ Y2 A! n) [8 t: {* @& g& O8 K" e9 T
是否根据需要自愿在休息时间加班?
* b' Q" n) t' @7 g( i
, |+ O/ c$ L9 _: M7 K领导测评办公室人员的20道题目
2 Z, Z  z+ {1 p* R! I
% f9 c6 t% m" v7 z, O+ {) E6 c17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?, Q2 p% c- N4 N7 [& u: _. b0 Q

) x9 H9 {7 I6 x! l+ f+ e# C19．在调研工作中他是否称职?2 B7 E; I& o# F4 x

1 P) F  _4 m6 I3 A# C3 M能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?% \0 z: _+ h- W  Y# G

1 [% K" W) r" [6 p2 f, O20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
# z; A8 f7 l6 G' Q% X5 _% ~( Y. r1 R9 {2 M5 `: W7 u
启示……
; i4 o9 C8 s" g0 _1 f+ m# n, L. `4 \" h0 `( L
二、加强办公室建设
4 K: V9 J3 w8 n7 E( _9 @; P, {
7 ]7 t3 D' [0 K（一）办公室建设方向3 u7 ~3 E7 M5 L% @4 c

0 y3 h. n* |4 r; @# d  j( J/ m1、不断优化硬件和工作环境! M) R. G: ~9 B  J9 j
' ?9 P; ^8 U9 F7 Y# G; v, @$ n
2、积极推进建章立制工作9 H' U4 J6 n# A! o5 i4 L1 n

* O; d1 M. C# J/ b2 ]3、努力营造和谐人文氛围4 F2 V, c9 j4 p+ _
% h3 E8 m7 K* B6 g0 ~8 F
4、大力倡导团队精神
7 E0 H* B' I) T. |& I- N, f- E6 _6 v' ^0 \; V9 n4 z8 n6 J) _
（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规. t7 I0 S" U4 g" M, J

! s3 m" p# n+ J( Z! [良好的礼仪形象. {4 S  g0 Q5 j1 L" F, ^

0 c8 j7 d2 ], x良好的电话形象
9 X4 N  ]" d  w2 F
! x( X2 S# `6 I良好的文字形象
  m/ t$ }- m" O( m2 |0 G9 T
: f3 k  w1 r" S8 s良好的语言形象. j7 u% I+ E. _2 i7 s- y  j

9 X: S  D0 ?* }2 o4 W" G  _# x# t" j二、加强办公室建设$ e: e( m+ Q$ L7 `
4 G/ ~% N) S( x$ K2 r& z
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
- r. ?( e8 P2 T9 Z
. N0 J" j* F0 G) t- x1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；6 o/ v9 T8 F2 t

! ~: Q5 @* r; c8 e% T2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；* }5 f3 F) n2 T( @+ s

( v/ Q; G) v5 G/ v3 [5 K5 x8 s3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；, ?1 J1 y2 u7 w) n3 S2 K) m

$ i$ m- s+ A) u1 y* L$ K4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
( E# n. p0 i' [8 o9 o. X& F7 s/ [4 c7 T) R3 X1 {
5、随时让同事知道你对他的感激；
8 V# E! r  B$ |: g
! K: L5 O, B- L8 G6、尊重个人隐私，公私之间分明；
* J6 ~6 h8 V" g4 }! F0 b; n7 ?9 w  {& |! w
7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
) g7 n5 _- w) V$ ]2 s* G, K' L+ c9 C7 }% D$ h# ~( M
8、不居功自傲，有容人雅量。
8 c( k  x0 g4 i& w# O+ H
, t+ y9 q/ h7 r3 m3 W0 k% [- N- a5 S% h三、办公室办会工作基本规范# s( Q- q7 O+ L  M+ e  c$ a2 [
) T5 A# ~% f" |  D' o7 T" z" X
（一）会议服务的基本内容会前准备工作3 x7 J' F5 c% X

0 ^4 H$ l( \$ u1、设立会议承办部门和服务机构3 D2 |2 A) w6 }
: c, {2 {$ z' J) E# H5 C4 z, C
2、协助领导确定会议目标和议题
; z. _" T+ F! W% [8 d4 u* K3 K3 T/ B. L  K
（1）确定会议目标2 ?/ {: A: ?, G2 c
, T5 v6 ~6 c7 p
（2）拟订会议议题
( f, Q. u# h0 R- f0 s3 w0 \3 F' n0 h4 D$ v, V# u9 S
3、拟订会议财务预算和会议方案
* u# g2 i4 K6 ?& `) m2 V' p
; g( B8 c9 O) [3 i（1）拟订会议财务预算& ^! f& Q3 S. z3 U& [/ |
2 z$ z8 d6 ]) j
（2）拟定办会方案6 {2 n3 \1 \% o# R8 ^- @2 p- c
8 I  J# q$ e1 l& E: }
（一）会议服务的基本内容
6 r- K3 r! S! y5 W) \( t2 r$ o3 h! x, ~# \7 H' g2 o: ?/ ~/ n% P$ \
会前准备工作
: X( {7 K, F% n8 ]; |+ x# t! M4 @
4 }: h* I, z' q8 O, O* b4、确定会议的议程、日程和程序. X+ [: N5 L$ o  y" G% r6 m

, w  k+ Z, ]8 S3 h5、分工撰写会议文件- J; z$ r: Q# t& e; t! |0 v
$ T. B" t+ v6 M; N! V
6、确定与会人员名单以及会议编组方案
* l; z' B2 C% X/ @, k: I% B
' i' b4 R: ]: |9 U, P2 o7、会场的布置工作& ~- c: t$ t( m, H4 @0 v
" L+ ?& R9 J$ j# r* E* A
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。' k" E9 G# l1 ?) G" c) y  X

1 X3 @1 g7 G( f7 j! H主讲：姬瑞环
- [* f/ I3 X7 i
作者: 游曳    时间: 2012-4-13 15:47
{:soso_e100:}{:soso_e100:}
作者: 鹅毛笔    时间: 2014-9-29 20:21
办公室管理！！！！！！！！！
作者: qcs456zlx123    时间: 2014-9-30 13:22
办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章
作者: 潘正明    时间: 2016-1-15 17:52
学习了~~~~~~~~~~~~~~~



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