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标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责 [打印本页]
作者: 浙江秘书    时间: 2012-5-1 19:13
标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
* r/ W  ?& r6 F+ @9 m4 C4 u8 n, ^5 ?
. d; q$ [3 s( w& N1 V2 n　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 9 I5 Q$ F: x; }+ K. u* J# K

/ Y$ F) a5 P$ M  R( j# B　　一、秘书的职能
! Z9 q& |$ J1 H) r, U$ v; Z　　1.辅助决策
7 n- v# _- Z1 I" A/ B
  J7 ^  ^, Q2 s) p% f# h　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
6 b) H% r: I# e; M
5 O+ |. @1 E- L　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： ( J; o6 H' @1 U4 S
# V& P& Q; Z3 }5 {) P
　　辅助内容的综合性 3 p% b: E4 s/ D- \- f
& {2 C; ~4 v) s0 ?  n. J  l
　　辅助时间的经常性 5 Q# |' G0 z/ K, ~! @9 D5 r
; \, p# W5 B. e6 o/ s; A8 A
　　辅助环节的全过程性 $ o4 e$ {& \) A8 P( O* y( K

) `! ?- v2 m* M　　（3）、辅助决策的原则
3 U$ h$ p0 f! Z7 L( W- f9 r; k9 p9 b
　　超前原则
. V3 U2 ?' p4 P. |9 T3 J% h+ m# n& q, A+ S/ \7 ^+ t
　　定位原则 % v; R+ \( g2 |" G6 A
$ K3 {* y8 _2 X, C; ]% \0 b
　　信息原则
8 n3 Q/ }" e, C; v- _) L3 q3 o. B( _; W) v+ A5 O, Q$ n
　　谏诤原则   ]% ?( v/ j! d' i4 }# `, E5 n
& i5 y* M6 Q) y
　　（4）、辅助决策的过程 7 C: |2 Z% q# h: w! `. Y# G- j

7 Z$ q. k5 Q3 ~4 ?( p　　协助领导确定目标 4 w( n  n* e3 G+ y

4 S1 H4 j  J2 Q1 T( C　　协助领导设计方案 / B3 I4 `+ M2 S

, J7 M+ m! P3 @* J! q  t0 E　　协助领导评优选优
3 d/ H8 I. S% t$ m; T7 n& R
; H. ~1 f8 {9 z　　协助领导实施反馈
$ b8 \0 u8 W5 Q( B& K0 P2 o4 G9 V3 R+ a" U6 ]
　　2、协调关系 : D& I  _" ]+ Q* ?' K! M" T. N0 P
! P8 f% y3 n9 v( }. K+ Z
　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
; ?, B' Z5 V! K# X: v- w* A
. }( [" X; Z4 ^: \+ e　　（2）、协调关系的特征
) x! \' w% o1 Z6 Q, ]4 n& I" D9 Z- v0 ^7 I
　　从属性 4 Z5 R  H6 S! Z, C' h9 {
" O- e3 `+ D/ u( h! \
　　广泛性 & O& Q3 i/ f" M0 l

, A7 \/ n/ q9 |0 [* y　　间接性 , b3 \; H! |& w1 I+ W. W4 }6 G! [4 c/ g

7 i' M( e. N2 Y/ Q; D　　（3）、协调关系的原则
  l8 ^# W* V/ \& j
6 q  N8 }  V# l2 {% h7 f　　政策指导
! F* r" X% i; g5 |: E  ]. ^" l1 D3 J/ f8 I- k9 S  T
　　客观公正 , @( {4 W4 Q' f; Q  \0 J9 M8 I9 o% B
3 ]  ?( k. z9 b+ D# a
　　平等协商
1 o- s$ O( U+ M6 \% t% x6 v4 W' T; B- d# E) j+ m2 d  G5 T) p
　　注重整体 - p5 H, j$ }% T: [+ P# ~. y

- w( h+ H" s1 ?. G  m$ O　　灵活适度
2 l+ O! L7 L& X; \0 X0 J) o' V7 \$ t6 {, o  l
　　（4）、协调关系的过程
2 G/ j4 S8 h* p- C( o' G
$ |" x  L# S1 g9 Q1 h5 b' v　　摸清情况
3 m2 z% S! s1 e3 ?& q
+ J& `; j+ C3 s2 M+ }/ ^　　找出症结 : U. L- I. t+ o1 D
: d4 w( ]4 m. _/ {5 k
　　恰当协调
8 C+ u) E; K( U1 X( O$ D( H. G  m" Q. R: e/ ?
　　督促落实
2 z; X9 J# N2 p2 p' i9 L/ Y$ ?; ]: _: p% p
　　检查反馈
6 ]7 ]" v* Q( F* h! V, M! B+ k( r! S8 i. W; A
　　3、处理信息
  _$ Z- O; X+ y6 n+ X" w5 |7 _0 v
$ Q, ~# F% p4 g6 C+ j　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
( j, T$ |2 {8 A+ {) f8 V, M% @& E* B0 _; ^! c. f
　　（2）、处理信息的原则
7 \9 x' |. u2 m$ [5 N  D+ `" V% O2 z" r. z; m
　　及时性原则
; x) `8 C( n, k, c1 R
, T7 l0 W  I& R$ S3 O9 w5 X' P7 A　　保真性原则 : j0 Y  `& T# ], b9 g

, J3 R( {  P: v# S　　适用性原则 : l& [3 Q  \( i7 D/ A

3 [3 T" \( g! ^+ g　　预测性原则 $ x' M  J3 R) b/ h

# G  e4 k# \) N5 n　　（3）、处理信息的内容
8 E# N+ P+ h  M0 Y; ]5 H3 ~
9 z: {# y* ?. e1 z4 G; ?　　历史信息
) c( p" ^) [4 w" e
2 W2 @6 d7 {1 L! H2 G+ R　　上级信息
- I6 y8 i, x% g
) C, y6 ?7 p; [　　内部信息
6 v% ?$ t9 v( q: r* U% ^) v* `+ V. w" ~3 p. S7 v" X4 q1 Y
　　公众信息
4 G0 J% c. g! p1 `' d6 O& E8 _1 B+ [! s+ Q
　　社会信息 % j& P/ ~9 a) V" N9 Y# a
3 ^4 s- B* W; c3 |% D- ?3 G4 Z2 }7 _
　　（4）、处理信息的过程
* v. |9 I7 j1 @. L
/ F, Q* }" @' f+ R2 N9 A　　信息的收集 8 u( W  P# u) r9 X# c1 P' \  k) G1 {

2 s" E9 X8 ?6 i7 P  {8 a" a) A4 K! g　　信息的加工
: F. A  L4 j0 Q9 H1 |
6 u" P7 Z) Z8 T3 G. b3 U; d, j! r　　信息的传递 ; M2 {3 H8 X" q

) f' X" D2 g, k7 [! R　　信息的反馈   u; c! d1 q  o5 K
' T# [" b( G. O7 v% Z. N
　　信息的储存
$ D- D* K- G: {; {( _
' A9 C+ j8 o. k( A  ]　　4、办理事务 : K  w7 p# Z/ R) }" B) ~

6 W. I3 a, ]3 v9 j. a　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 9 H% \; a) s" O

( {  N! D1 v* X2 U& k+ w" d　　（2）、办理事务的特征 , l* w9 ]/ [% h. {8 r

$ ?( B" J& R/ W6 _8 k# R  s; C7 L　　综合性 & H0 d$ O; p6 T$ B' z
! }% D& g9 S; l) c( [
　　服务性 ! m* ?) U2 m7 g' i

4 F& A9 u1 U0 {6 i! N　　繁琐性 $ {8 C7 U1 z! l$ B/ ~' Z* G2 W6 ~
  ~9 L  @3 E/ e: S2 F! G
　　突击性 1 {- t/ Q+ \6 n/ ^
: o) w  u% R" O# U4 p
　　（3）、办理事务的原则
; c' ^* j3 y' W9 O0 ?9 x; K4 O
, r6 y/ r4 ^5 d, w" `) T4 ^$ B1 `　　被动中求主动
( e, d4 G/ P1 M/ g
4 _0 \8 n( Y9 v& H4 C　　原则中求灵活 ! b- m$ G5 ]2 l$ V' ~  C7 G; x

4 h" |$ P* [7 q0 L/ f　　繁杂中求规范 - C& K) e7 T# ]2 y
1 ^, T( F1 ^* u  y
　　（4）、办理事务的程序 5 _& @0 G2 Y5 y" F5 P

' F$ ^7 c- a; R2 @& D　　自然程序
7 {; g- ^6 }9 ^  O& F( Y5 K- R9 d+ {& T8 u2 o1 X, {# [/ ?( r: ]! f
　　理论程序 ) G! E2 D4 d) _& l
8 O- Z7 W5 B( R: T# v3 ~
　　指令程序
  x9 ~) k2 ~( s, v6 A, C
' x  C8 p' }6 }  X* R　　法定程序 ) n4 p' G9 b; I0 Y
$ g1 H4 l! u0 v( B( M
　　技术程序 7 T& N* @+ j) P3 V6 `

; y# B& S( L, N8 ^+ f, q- y1 Z　　习惯程序 ' }( ^9 z* c" w: S& n# h; M1 g/ R

/ e/ P' v$ z' J+ [4 k5 u$ e　　二、秘书的职责, g$ w. Q! M; F
　　大致也有以下11个方面：
9 {* v, t" i8 n0 F+ h) w, r, Y/ z# ~
8 ?. \" F; v" M5 s　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
; K. m6 n9 I9 d" U" s1 G% o, N9 d- j4 w2 o5 m0 Z  X
　　接待事务（来访接待、安排服务等）
" j# Q/ c. L, Y$ S% \+ D" q( p) A& |, e! `
　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
; t) ?$ o# W5 H8 ^5 \0 c' D4 q: d2 x, O
　　行政事务 ; x, E' c  V; G% N6 W# h' n/ F
: L$ w9 k! j* j; `& K0 Z8 W
　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） 2 R; C+ s2 a& q
( W' _  c+ m: P* ~7 }1 a
　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
2 U( r# {+ }1 D
% t: F3 k- i- s, r' n　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） # s; Y4 `$ k; A: n

- z/ [7 B: |4 I2 b$ E, W　　写作事务（各种文体的写作） 1 f5 R, d0 z7 T9 I0 D! P

% J3 S0 b1 w5 G　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
3 W% u* E6 t6 T; A( N; {! L* V- K; [( @
　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） , R' e( D+ ]; q: z( f& b

& K7 A  P0 L- |9 b% U% V" S1 ]　　其他领导临时交办的任务



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