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标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责 [打印本页]
作者: 浙江秘书    时间: 2012-5-1 19:13
标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 & h+ I3 ^6 ]! L9 p+ o2 {$ j

7 e, f6 {. u( e0 i, o　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 # J- ?* C0 Q7 R2 D( V

! p5 I& E5 ]0 B$ y# g4 C　　一、秘书的职能
- \: ~# U( V* J4 {. f9 H% B　　1.辅助决策 : Q. F; N3 O3 y, u$ p/ h3 v5 s# c

$ \3 ~" ^, s4 l8 a' j　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 0 j7 G9 Y1 i9 @6 r$ r% x$ W& _2 O
# {4 ?2 k8 v: Q/ @* ]- f+ T8 l
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： 6 s# G0 R# B& m- C  s9 w6 }

: j* v: |- Z! [　　辅助内容的综合性
4 H  j8 Z7 Q7 T) s) B8 ^. |2 B9 Q; L, L+ t0 g3 T" k9 r
　　辅助时间的经常性 ( y0 C/ M: _, u$ ?  e

# E, o. G5 y3 O* j# r- d　　辅助环节的全过程性 ' d1 A- v  R' ]! E; V+ q

$ J, S2 g9 V  G( A　　（3）、辅助决策的原则
7 T. |5 P2 }1 L
( E$ R2 a7 O+ B: F! a1 h　　超前原则
/ u8 N: {8 ^6 T; l
5 r) y0 `8 X$ Z6 f1 }. J* D: c　　定位原则
3 D1 e& p# i! S  I& _+ ~8 ^; s1 y" _: u$ O
　　信息原则
# X' D: s$ T' S% N6 V: l+ T1 P, x* Y4 u) a
　　谏诤原则
2 q8 x9 _& p( o, y$ `! f
/ H! K/ i3 e3 M7 L9 {  ~　　（4）、辅助决策的过程
% W- L+ F6 O# n* Y% D- N2 Z
; ^. ?  w  p, ]. \　　协助领导确定目标 5 F6 h0 k0 W; d8 y2 X
5 O% `- x* [; N' E# V+ @7 r; U1 \
　　协助领导设计方案 # Y  J5 u7 |; z/ c" x! }
# R+ ?* L& ^9 t
　　协助领导评优选优
7 {, D' z0 B, c3 h( v$ {
7 q( Z; a8 b. [8 O) m* U# v- N　　协助领导实施反馈 . z6 m9 v/ z, y7 _& L6 R) a

- B, |  i% G( L) |　　2、协调关系 5 r1 L8 ~! e9 X" q+ s
& t$ R+ P! `9 L; g/ `
　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
$ x# s1 k  u* V( e: i0 h0 {* M: F2 `7 Y# K* Y
　　（2）、协调关系的特征
: r' t9 F4 j) ~0 V* }% R* \! A
　　从属性
4 G: a7 `* c5 N- ^& h3 i% b" r5 m$ O4 h4 \' p, b0 x7 I. z, q
　　广泛性
7 i0 P" K& l0 G: ]
) C* D+ i' i$ u) B, Y# F8 |　　间接性 . ?& D1 l9 k5 A+ @/ Q) U9 ^* f
3 L- O3 s3 I$ U' ]$ J4 N$ B- x" p
　　（3）、协调关系的原则
: Y- z  e9 `. \- l- H
1 T/ Q4 E; i" B& n  |　　政策指导
( u. X: q, T  F8 }2 H0 `: k$ S7 i3 f; n$ V/ H# k& ~2 @
　　客观公正 % s) \4 ^# s% D5 y

% \/ f6 D- P' X" j　　平等协商 0 R9 |5 h3 d! |3 w& ^% P" ?+ v( G
: D6 Y3 ^8 h6 U& ]/ y+ W% X% D
　　注重整体 4 L2 s7 N+ X% ~5 Z: A
. B0 s1 b, F( @3 x% p2 P
　　灵活适度 5 X3 C0 _+ u+ Q- x9 P  k5 r
- Y0 G) h; g3 e3 l$ A( b7 Z
　　（4）、协调关系的过程 . H( P7 G5 b1 y* r. k
1 X+ N1 v1 @' Q
　　摸清情况
4 K6 A: |0 o: K2 t8 J6 W" v" e9 D$ ?5 N
　　找出症结
0 ]) c$ C- \' d& g9 f/ B$ c9 a# s. [" |) o) F3 U2 v/ T( \
　　恰当协调 " h: i; o# V- N  @
- h1 m6 z& f2 L' J+ w9 V9 w
　　督促落实
. c  P5 z8 O& g" t3 w, t1 z# f/ A5 N- g5 c  r, O' c
　　检查反馈
1 m5 H6 r. ]/ B# @; L7 a6 P9 A
6 ]2 X% |7 r/ E5 y1 |6 l　　3、处理信息 8 {. K# d; a5 i' z; \% q

; q/ n! d$ @8 z1 r3 L* s) {　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
0 ~- d; \" M# A
4 y" u& Z6 B$ C, X7 Z: h$ f, r　　（2）、处理信息的原则 ( Y7 a4 Q. P6 x, n: O7 `

- Q( ?3 n6 w4 h5 R- u　　及时性原则 ; n2 D5 f  }1 W8 i5 c" \
! w! V+ m3 L$ V7 v7 L
　　保真性原则 * d! W# |* R/ [6 \* `1 w

1 E! Y/ q% ^1 A; \; H　　适用性原则   F( _* i: a  M" F! J, Q" S

# b9 M6 w3 _9 [2 U　　预测性原则 8 r) O! E/ x* E- C$ a
& |* e0 L  U& W; g/ ^3 }
　　（3）、处理信息的内容 ) Z. ?! M8 M8 c+ K

/ e/ j: ^+ j/ \# A3 V7 |　　历史信息 . e1 G: e: w+ e1 Y* U3 o

$ s1 c" z3 }* ?: }$ K# F　　上级信息
" C% M9 w3 F7 p, _* E- W' P/ k" {4 l" l
　　内部信息 ' J: R% e1 W, R
! o1 x9 V/ o- C/ Z% @
　　公众信息 " N' p* H8 l: v9 X& p+ k7 d5 [0 V+ c

$ Z% \' o# f! A0 ?, j1 B# a　　社会信息 + d( c- }- b8 @) J5 f$ n$ k) I

' M( a. b5 v* b# V" f4 b　　（4）、处理信息的过程 $ z" I$ k! I5 n2 n$ J

  M; S1 c& z7 L1 a) g8 F　　信息的收集 & L& g* F: n8 Y6 e, Q* e$ M
; W: Y2 |6 l6 X+ P
　　信息的加工
: A" l  N5 E$ ^+ Q, F: T, C8 t, i( `; u& ~0 n# x1 M
　　信息的传递 : n: M$ v3 H: I- h; e( K

$ A9 Y7 k4 w* T' i/ |/ Y0 b! {. c　　信息的反馈
1 z: {  a' v& k5 i. e" ]. X  X. |' Y0 R' Z: z$ J
　　信息的储存 # [$ c* m$ |/ ]1 Y
! V" J4 N+ T( ]) U1 Z1 P
　　4、办理事务 - e' H+ {# Q: f6 A( ]& @
5 z; n  R# _- }! n& C
　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
: N- i! p+ B: `2 n0 E5 _+ h' N9 L$ a0 Z
　　（2）、办理事务的特征 / p% Y: v9 U/ h$ k: s' N" s- p( k0 O

3 X* T; Y( ^3 ^" C( Z- Y( {4 h　　综合性
9 f, c- C1 n$ _/ V1 l* Y7 I5 Z$ }/ O, O/ H
　　服务性 5 T# |& ~1 ~. q, n3 o

5 t# _0 _4 n9 x# k: F( v　　繁琐性
1 D2 Q$ t: l4 {' L* D3 h5 ~  f
3 ?) W$ D& T, z% Z　　突击性 & I( ?) g% D' H/ ?1 S+ y9 s- g
' n9 p4 N! u+ k) `4 T& f! |! O' k
　　（3）、办理事务的原则 ! ~% }  ^  ]2 {: T5 ]

* \7 g! e4 q# J$ M% o' r# q$ ^6 H　　被动中求主动
- L- q, x" x# G5 m/ s: w& ^3 Y
: O: d9 g' V( K6 z. s- D8 i　　原则中求灵活 + N- K/ p7 u: z# H; q" i3 }
; b5 Y/ f  N8 a  {+ Y
　　繁杂中求规范
  d% @; b. u; `8 j( w3 G0 C
. ?$ |( i. J9 e8 \% D　　（4）、办理事务的程序
4 Y2 ^; `7 N, [9 U* N8 |, v6 n- E4 q" Y: ]4 o" X( P# |
　　自然程序 7 z, G# \( W* ?; \: X$ t+ J% L) ]; i
- n2 X! |: ]6 X. U) s5 Q9 C
　　理论程序 : @7 @: [8 Z' G  g& J" V
' R+ b4 \9 n% W! O/ h
　　指令程序
5 l7 C) d! O/ P% w( w' k( Q% c  P6 g- h
　　法定程序
3 m- e1 Q, s0 d7 ^3 E$ i8 o6 u9 h  ?, }4 e  }
　　技术程序 ( ~5 _( \  j; u1 }

; d6 \7 ^0 I8 T9 E; s$ l　　习惯程序
3 o6 [/ y) _1 x9 D& l5 o( _
2 }- i4 c6 C- I2 t　　二、秘书的职责
3 i* b9 a9 m4 m) H2 ?( S( H' {　　大致也有以下11个方面： ) u5 F$ D# P, t" c4 j- A

9 T* E* @: X0 r7 I$ n+ i  m　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
; \/ |' r  |3 z3 R" M. A: |- N* M1 c7 J, F. }( h. Z
　　接待事务（来访接待、安排服务等）
" t: ]3 M+ b" u0 K* K
+ `# n. L1 R7 [1 j8 y　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） # l: u# P" b7 {  q7 L/ E: g+ x
! z( y$ Q! a$ m7 h; n; X2 M- \0 G
　　行政事务
8 G* b' n* x' t; X6 Y. N$ c& A
! v" w/ {3 E& x  l+ ^9 J2 ^4 ?2 f& m　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） 3 y  e. }0 M$ [. a2 w+ A5 ?( Q
7 H3 D  |' m- x; W
　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
, q1 t0 N1 _7 H
/ Q0 E, R! n, N  U7 \　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
! h+ W- c9 v. R. x8 K0 `& e1 D; D/ w' [- r; F! ?1 h8 C: @& }
　　写作事务（各种文体的写作） 5 I- Q; f  D4 ^% M' u3 `7 H

+ j; X0 v$ |# U) l* @　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 0 b! O  z6 G1 O6 S( v6 a: K

3 _$ O6 W) a9 V# q　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
6 K! N2 C  t. r; G8 M
6 ^: q3 r  u# g" r! B( [+ M　　其他领导临时交办的任务



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