2 ], B, ?/ }4 K$ R（一）积极主动地发挥“智囊”的作用 : M) B" O4 j. F6 q9 c3 F( y P. s% r
一般而言，秘书工作是以办事为基础而工作的，但是在今天社会新形势的要求下，仅此而已则是远远不够的，秘书人员还要注重发挥参谋和助手作用，开动脑筋积极主动地为领导出注意、想办法。比如在领导决策之前，做好准备工作，收集决策所必需的各种信息，提供可供领导参考的建议和办法；在决策过程中，做好观察并有效控制工作，根据情况变化，及时提出补充或调整性意见；在决策贯彻落实之后，及时总结经验或提出完善措施。又如，对一个时期的重点工作、重要会议和活动等，秘书部门有责任拿出参考方案，协助领导同志做好各项安排。总之，秘书部门不仅应成为高效精干的办事机构，而且要发挥好“智囊”的作用。为此秘书人员单单是管住自己的本行基础工作是不够的，更须参与商议重大事件，懂得统顾全局，注意和研究各个时期、各个领域的动向或形势，学习掌握党和国家的各项现行政策规定，熟悉本行业或本单位业务，唯有如此才能作好参谋和好助手。 4 S2 a: W* D. |' L8 U+ J" B: |) U! M: V
（二）加强信息工作发挥好“耳目”作用 z2 X6 O6 P8 h8 C+ r2 K# M) e5 b) l
秘书工作不能仅满足于收发传递，而应当主动地做好信息的加工处理和反馈。信息来源于方方面面，比如有上级部门的文件、电话、传真，有基层单位的请示、报告或人们反映的问题，有本单位发生的种种事情等等。这就要求根据不同的信息源，按照业务分工及时对信息加以处理。如对各种上级机关或部门发来的文件、情况简报、动态资料等，应加以筛选、分类、提要，进行必要的分析判断，作好初步的处理工作，对于有些需要办理的事情，也可以提出办理意见、参考方案以供领导同志决策时参考。凡是有价值的信息，一定要进行跟踪，注意信息反馈。秘书部门及秘书人员发挥好“耳目”的作用，就应该努力做到信息收集要充分，传递要迅速，处理要准确，反馈则要及时。* g% _/ Q' k$ j% P
' z2 P8 I/ t. o2 D% B* D$ h（三）采取有效措施提高秘书工作的效率和质量 ' @/ \6 j. u& V/ a5 }' X8 j! l* |) B3 `
秘书工作繁杂、琐碎，这就要求秘书人员必须具备较高的办事能力，无论是办案、办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。故此，秘书工作必须规范化、制度化和科学化，切实提高工作效率和质量。规范化是对工作质量的要求，各项工作均应尽可能制订工作准则，规定各种指标和要求。比如起草一个文件，除了内容以外在体式和书写方面都要符合一定的规范，如具体到纸张的选择、页面的安排、书写或打印均要遵循一定的标准，不可随意行事。制度化是指办事要遵循规章制度和办事程序，不能因人而异或带有随意性。要划清与不准的界限，严格遵守。要有明确分工和责任制，人有专职，事有专管。比如接到一个需要回答的电话，要有记录、处理回复制度，不可因当事人不在现场等原因而拒不受理。科学化就是要遵循秘书工作的客观规律，寻求最优工作方法和最佳工作程序。比如文件的运转和立卷这样的常规工作，也应按优化的方法和程序办理，以提高工作效率和质量。& a9 \. h0 _5 Y ?
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