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标题: 办公室秘书培训材料:浅谈公文写作 [打印本页]

作者: 西峡秘书    时间: 2012-11-25 10:33
标题: 办公室秘书培训材料:浅谈公文写作
   今天我就公文写作谈点自己的体会,一己之见,疏漏和错误在所难免,敬请大家批评指正。下面,我从六个方面来谈自己的学习体会: * l1 O0 E( E, c# E8 I6 Q
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一、写好一般文章
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- B, a$ q, Z7 K: z7 d1 C& l/ S7 N; W" S公文是文章的特例,也具有一般文章的特性。在办公室工作,就是从写文章的“高手”到写公文的“高手”的转变。
5 F5 {7 \; L% J0 F, G(一)文章的实用性。/ N( _& V% D0 Y
为什么要写这篇文章?展示自己的写作能力,表达自己的观点、思想,满足读者的精神需求。写文章是满足一种需求,2 f* l, u  P2 O' E, {: p4 t
(二)文章的新颖性。
+ {! Q( R" W& I# x这篇文章写什么?狗咬人不是新闻,人咬狗绝对是新闻。别人嚼过的馍馍没有味道。) b+ A) \5 A0 B8 G* t1 O3 z
广东游客在海螺沟被毒蛇咬,游客反咬毒蛇。结果游客无事,毒蛇当场死掉。这则笑话深刻揭示了食品药品安全隐患非常非常的严重。
! }! G8 x6 f, M2 n! ?4 S) ]; i“读者不知道的东西”、“读者感兴趣的东西”和“别人写不出来的东西”,就是文章的“新颖性”。
! R  K6 p1 e5 ?(三)文章的逻辑性。8 A* h- q6 q+ t2 d4 W
文章按照什么样的思路来写?思路决定出路,思路乱则文章结构就乱。行动有先后,思维讲逻辑。先写什么,后写什么,就是文章的“逻辑性”。
& u9 `8 F" d  K0 t1.开头要“吸引眼球”。江苏电视台的“非诚勿扰”、上海台的“百里挑一”,帅哥、靓女的眼神,分明是“一百个愿意”。文章开头如同“相亲”,第一印象非常重要。
' e8 q8 V  L& p- }4 R5 {) v2.主体要“富有创意”。创意是文章的生命。创意可以是彻头彻尾的新东西,也可以是旧物翻新。让自己身上长出翅膀飞翔,就是创新,很难做到。旧物翻新,比较容易做到,这也是我们写文章富有创意的最好切入点。陕西“表哥”杨达才和福建“表叔厅长”李金德,就是由“表”引申出来的创意。“我家的表,数不清”。“表哥”、“表叔”,“人”已翻新成了奢侈品“手表”,引起了各个阶层的强烈关注。" e# |( }4 `9 p/ [3 V
3.主题要“中心突出”。每篇文章只有一个中心,好比“一夫一妻”,不能干“上错了床”、“抱错了夫人”的蠢事!
) f+ _5 v" k1 ?9 N. A# h% d4.结尾要“提气提神”。结尾的作用是“提气提神”,给整篇文章“壮威”,使整篇文章的气势升上去。7 E' f8 r8 B# s9 u) n9 j
一般文章写好了,公文也就简单了。因为公文也是文章,无非要符合公文的特性而已。具有扎实的文字功底,就奠定了写好公文的基础。
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二、熟悉公文理论& b2 x! }: \0 i( x$ K4 `# a
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公文体现制作单位的法定权威和意志,写手的个性必须服从公文的共性,必须熟悉公文理论知识。
7 J0 Z) B0 \, ^) |(一)把握公文特征。' c$ n$ r& N4 H- F/ l' [, N, q
权威性和政策性、针对性和指导性、规范性和约束性、程序性和严密性、对应性和定向性。
& Z" Q# f+ U- |5 e(二)明确公文作用。8 M) I1 _" r6 B( y
指导工作,传达意图;联系工作,交流情况;请示工作,答复问题;总结工作,推广经验;有据可依,协调行动;记载工作,积累史料。
0 A5 V! {3 q+ a& S/ P4 R(三)正确使用文种。, P, y5 ^; d% d
1.牢记法定文种。即通过公文法规形式确定的15个主要、正式文种:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。  h7 A9 w" i7 E+ x5 j
2.熟知非法定文种。即与法定文种对应的非主要、非正式文种:如条例、规定、办法、细则、制度、规范、规则、规划、计划,等等。1 [, j0 r7 F* N5 A1 N2 W
3.掌握公文分类。按行文方向,可分为上行文、下行文、平行文;按时限要求,可分为特急公文、加急公文、常规公文;按机密程度,可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。: D  v) \0 t  l) g5 P0 z
4.选用正确文种。依据法规的规定和要求正确选用文种;依据发文机关的职能权限正确选用文种;依据行文隶属关系或业务指导关系正确选用文种;依据行文的目的和要求正确选用文种;按照文种的适用对象正确选用文种;按照层级的不同正确选用文种;按照公文内容的差异正确选用文种;按照约定俗成的文种使用习惯、做法来选用文种。
  ?' w+ ?) |) `" I7 C% G6 g7 n5.规避不当文种。缺少文种,使用非法定文种,文种重叠,生造文种,文种作为公文标题,文种混用,错用文种(“请示”当“函”用,“报告”当“请示”用,“公告”当“通告”用)6 H4 Q/ w4 O2 L7 G
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(四)遵循行文规则。
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1.行文总规则。“行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性”;“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关”;按照隶属关系和职权范围行文(领导关系、指导关系、管理关系、协作关系)。& m6 p: m+ v' V0 Y1 n% q; C
2.上行文规则。“原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关”;“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门”;“下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关”;“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项”;“除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”;“受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关”。
: L+ s7 H8 w9 Q3.下行文规则。“主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关”;“党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项,经政府同意后可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意”;“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文”;“涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销”;“上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关”。
& u# U1 V6 x# U# v" O/ g, J5 ?+ I4.其他行文规则。“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文”;“党委、政府的部门依据职权可以相互行文”;“部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文”。7 L% L4 n8 q6 i3 s) _. U

" d* ]0 u6 \' M  K; K9 x: ^3 j0 x三、写好机关公文
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) O+ d5 V# X% }# ~0 ?(一)公文的写作特征。+ ?- V& v0 g, Q. Y* K! g. P# |( n0 U
1.主题的职能性。公文是实现机关管理职能的工具和手段。在公文里,鼓励什么遏制什么,支持什么反对什么,允许怎么办和不允许怎么办,或褒或贬,或是或非,或倡或戒,或行或止,十分鲜明。* \5 b6 R  ?2 ]
2.材料的可靠性。在公文里所采用的事实材料、数据材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策,必须真实、准确,来不得半点臆想、虚构和捏造。
! i* c. V2 P# c" u  f! n0 G3.结构的逻辑性。公文写作思维方式主要是逻辑思维,通过概念、判断、推理,通过综合、比较、论证形成写作思路,完成写作任务,多用说明、叙述、议论的表达方式,慎用文学手段。
$ ^; c7 F* Z3 E3 R$ D; O- x: m* \4 p4.文风的平实性。力求准确、鲜明、生动,力戒说大话、空话、假话、套话,不能言之无物,也不能哗众取宠,要实实在在,明明白白。
! V5 i- k  i0 M4 P/ J. n# Z5.表述的简明性。结构力求简约,层次力求简化,语言力求简洁,在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下,文字越简越好。9 W9 e. M' G7 s! l8 ~
6.体式的规范性。要有强烈的文体、文种意识,要注意公文的书写格式、语体特点,也要注意公文的附加标识。
  m0 x5 S# T* w$ O% C% v1 n(二)公文的起草方式。* ^( [  J* \+ ^/ T9 L% `) D
1.办公室起草。公文起草是办公室的一项重要任务和经常性工作,是以文辅政的一个重要方面。办公室起草公文,有利条件是靠近领导,了解领导意图和全局情况;不利条件是对某些方面或专业性问题不够熟悉。) t/ s0 R) y) B+ i+ R+ u7 E
2.部门起草。即部门主管范围内的工作需要办政府或政府公室行文时,由部门代为拟稿,这是部门应尽的职责和义务。从中央到地方,早已明文规定。部门拟稿优势是情况较熟,容易抓住要害,提出可行办法。不足的是视野局限,高度不够。
6 ?! P& H0 `6 W! X  W# O/ M% I$ N5 F3.联合起草。涉及两个以上部门时,由一个主管部门牵头,相关部门参与共同起草。优势是力量充足,各显其能;缺点是容易推诿,不易整合力量。
8 N9 _- r% b+ k( c$ s( @4.小组起草。如《政府工作报告》,州政府研究室的书面材料中已做专门介绍。
& b: o, Z5 j, ~2 b3 g* F5.领导主持起草。《政府工作报告》、“十二五”规划等,都是州政府主要领导担任组长,亲自主持起草,反复调研、反复修改。
5 N/ k7 I) B! O" ^% N; e7 J(三)随时做好写作准备。* r# U1 F& z: P2 O" D' M2 u
七分准备三分写。只有准备充分,才能受命不慌,才能胜任文秘工作。写东西不可怕,怕的是不知道什么时候要写。
4 e6 e( J- \4 @# z+ e1.平时准备。博览群书,厚积薄发。养成勤奋好学的好习惯,多看多记,多学多练。如益西达瓦州长要求的那样,“白天走、看、讲,晚上读、写、思”。任务来临时才能信手拈来,一挥而就。
4 y$ {0 z3 M6 E" I6 n2 o% w: G7 E0 H2.受命准备。明确发文目的。定位不准,累死三军。领导要交待清楚,撰稿人要问清楚起草公文的目的,即主题或叫主旨。如文件的中心内容是什么?准备采用什么文种?有哪些具体要求?发文依据是什么?等等。起草人还要进一步开动脑筋、周密思考,深刻领会领导意图,使领导交待的意图深入化、具体化和条理化,用自己的语言表达领导的思想、领导的意志。
, o4 V4 W. ?& r, g. s# C. J$ x3.收集整理材料。巧妇难为无米之饮。公文起草来不得半点杜撰和遐想。要通过查阅资料、调查研究,收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材料,通过有关材料表现公文的思想观点。* h' W% T) c$ ?3 [& W$ [5 ^
4.构思写作提纲。掌握材料的过程就是构思提纲的过程。大型的文章,最好能把提纲细化到每一段写什么内容,把上下左右的衔接语表述出来。有了这样的提纲,写作起来就会思路流畅,一气呵成。
# z$ i5 H* l' |3 N5.静下心来写作。当一切准备充分,思考成熟,提纲成型,就可以说万事俱备,只欠集中精力写作和修改这股东风了。写的过程中要心无旁骛,综合思考。8 X" {8 Z. T. n+ F  w/ M* Y
(四)贯穿写作要求。
& J2 }! ?  y  S* b1.公文起草要符合党和国家的路线、方针政策和法律法规。这是首先要遵循的原则,也是在公文起草中贯彻讲政治的要求,同党中央保持高度一致的问题,也叫首要原则。公文出了政治问题就是重大问题。办文人员一定要有政治敏感问题性。3 b- {( k7 }4 _" G
2.要符合上级机关的有关指示、规定。下级服从上级,全党服从中央,是我们党的民主集中制原则。公文起草工作中也必须贯彻这一原则。起草公文,需要研究党和国家的有关政策、法规,需要研究直接上级机关的指示精神,需要调查研究本地、本部门实际情况。; B( {+ Q) B, G
3.要同现行有关公文相衔接。在同一个问题上,各有关公文不能相互打架;需要对现行公文的有关规定作出某些改变时,新制发的公文要有所交待、说明。6 i& K0 c4 Y' `  M
4.要完整、准确地体现机关和领导同志的意图。行文目的决定于行政目的,而行政目的决定于机关和领导同志的意图。如果公文没有明确意图,缺乏个性,内涵不清,就成了“空文”。
8 P4 L) c- X0 r+ W4 t+ G3 k5.要全面、准确地反映客观实际情况。关键是突出“三性”,即全面性、准确性、客观性。公文不是“科学幻想”或“文学创作”,随意修饰,笔下生花。
* E6 v9 c2 V) D$ N6.提出的政策、措施要切实可行。公文中的具体政策、措施归纳起来,基本上是两类。一是属于行为规范方面的,主要是指:什么事,要怎样做,不能怎样做,违反了怎么办等。二是属于物质条件方面的,主要是解决人、财、物的问题。提出的政策、措施一定要切实可行,办不到的不要说。
* q3 @- q" Z& _0 j0 h7 M9 }; w7.表述要准确严密。观点明确、条理清晰、内容充实、结构严谨。公文的开头以朴实、平直、开门见山为特色,结尾以自然果决为特色;公文的过渡即由一层意思转到另一层意思,由总述到分述或由分述到总述,由叙述到议论或由议论到叙述,都需要采用适当的过渡形式。根据情况,可以用“综上所述”、“由此可见”等过渡词过渡;可以用“现将有关情况报告如下”等过渡句子过渡通过过渡承上启下,使文意流畅自然。
& f$ i1 @8 Z. F8 I# C+ M1 x: [8.文字要精确、简练和规范。文字要精确、简练、朴实、庄重、规范。不要滥用简称、滥用方言、滥用口语、滥用俗语、滥用外来语、滥用新词语,也不要滥用比喻、滥用讽刺、滥用夸张、滥用敬语、滥用描写性语言、滥用抒情性语言、滥用复句、滥用提行(文章要好看,可以多分段)。" R+ q/ q" a- D2 C* f: p
刘勰在《文心雕龙·议对》中说:“文以辩洁为能,不以繁缛为巧;事以明核为美,不以深隐为奇。”文洁才能事明,文繁必然事隐。行政公文写作,实话实说,简洁明白,多用直叙、概述,不用倒叙、插叙;只用直笔,不用曲笔;只作简要说明,直接议论,不用描写、抒情和旁征博引。只有这样,才能符合明晰、准确、简朴、庄重的公文语言总体要求,体现出公文语体特色。3 [  c1 Y/ x0 G
(五)切忌网上瞎抄公文。# |# |( Y  h+ [0 e. _* I5 K: j
当今世界,网络资源浩瀚无穷。我们最感同身受的就是一接到写作任务,就到老秘网上搜索。其实资源共享,何乐而不为呢?“高手”们的好文章、好公文,其谋篇布局、结构体例甚至正确的观点、思想,完全可以借鉴、消化,为我所用,推陈出新,“青出于蓝而胜于蓝”,未必不是好事。毛主席《沁园春﹒雪》,也是步旧韵、填新词,其磅礴气势,谁能相比?关键是学习、借鉴后深加工没有、有没有自己的东西?是否符合上级的精神、符合本地的实际。
; D  H. Y0 `$ v  m5 l% N走捷径,也要会抄,而且有些还必须原文照抄!比如中央、省、州领导同志的重要讲话和重要批示,比如法律条款和文件标题及发文字号的引用,比如《党政机关公文处理工作条例》的条款,等等。不但要抄,而且不允许抄错一个字、一个标点符号。& G+ U2 M; P. A5 c2 Z
(六)公文写作要认真。: L- N6 p: ]" D% A! ?3 X
个别部门代州政府或州政府办公室草拟文稿,存在三个突出问题。
; s" |6 A+ H5 ~8 T1.敷衍了事。认为是帮州政府做事,给了办公室很大的面子,“反正他们要修改,改死他们”。审核把关极不负责,忘记了本部门的“一把手”是政府全体会议组成人员,忘了本部门在履行政府的某些职能。
- V, i& c+ a" c; Y4 _2 Y2.全文照抄。把阿坝州印发的文件全文照抬,换“甘孜”两个字,反正都是藏区。审稿人员签字、领导签字、单位用印,一应俱全。1 ]' L: q3 A+ ?
3.“公文姓私”。总想通过政府或者政府办公室行文,实现部门的意志。该部门发的、该领导小组发的文件,也想通过政府或政府办公室行文,认为“有力度、力度大”。实际上,每一个部门都有州委、州政府两个以上州级领导分管、联系,绝大多数领导小组组长都是州委、州政府领导兼任,难道力度不大?
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4 r6 f+ M) N0 L$ \' B! s: F四、常用文种写作
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(一)通知。 1 x0 W% C+ Q$ c4 d

( i+ h* _! l1 H: O六、公文审核
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公文格式是公文的门面和形象。党政机关的公文必须保持庄重、大方的形象,统一、规范的格式。9 G$ k( [, J5 o
(一)   外表要美。# h2 P- S4 w4 p- y% ~
看“五官”是否端正,“四肢”是否健全,是否符合格式规范。
: X$ ?& k# M; k8 O2 R1.审通用格式。公文的格式,分版头、主体、版记三部分,共由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18项要素组成。
; i: @  G1 P" M5 ]% V) q2.审特定格式。信函格式,命令(令)格式,纪要格式。
! I. a, G: F: |* x) j(二)内容要美。
# K  q' d) s3 a/ b! [  }* z如同人的审美。外形美、心灵美,形式与内容完美结合。不仅因为美丽才可爱,而且因为可爱更美丽。经过认真审核的公文的才可能成为“精品”。审核工作必须严肃认真、一丝不苟地进行。审核公文内容要遵循“四项原则”,把好“八个关口”。
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1.要遵循“四项原则”。依据原则、质量原则、效率原则、精简原则。0 R1 i7 w+ H+ s7 p7 G5 @3 y
2.要把好“八个关口”。严把发文关、严把政治关、严把全局关、严把政策关、严把法规关、严把规格关、严把文字关、严把程序关。 " i! m) q. O- n8 z8 P- |4 q5 k
    我的交流完毕,谢谢大家!
作者: 大自然    时间: 2012-11-26 14:23
cvcxvcxvcxvcbvvcbvcbvbvbvbvbvbvbvbvbvbvbvbv
作者: 槐树梦    时间: 2012-12-16 15:39
小生向前辈学习了。致敬!
作者: 大地    时间: 2012-12-30 09:12
很好的学习教材,值的学习的品味
作者: 云雾山    时间: 2013-4-8 16:53
值的学习的品味值的学习的品味
作者: 玉米地    时间: 2013-4-9 10:29
指导很得当,但是重要的还是自己要多练习实践才行!
作者: 我的小叶子    时间: 2013-5-4 22:44
不错不错 很用心啊啊啊啊啊
作者: 老油子的哥    时间: 2013-6-11 17:37
学习学习再学习,提高提高再提高。
作者: 我的小叶子    时间: 2013-6-11 18:35
不错不错,值得学习。
作者: xieyuean    时间: 2013-6-12 18:16
写得很,很受启发。谢谢。
作者: 阿呆呆    时间: 2013-7-31 11:04
新手受益匪浅,好好学习, G! X! h& k; m) R

作者: 呼和路马秘书    时间: 2013-10-24 16:01
很全面,受教了。支持
作者: 吉林李秘书    时间: 2013-11-20 19:32
四个原则,八个关口讲得非常到位,非常严密,非常喜欢这样的文章。
作者: 绝世赢贼    时间: 2014-9-30 08:30
要把好“八个关口”。严把发文关、严把政治关、严把全局关、严把政策关、严把法规关、严把规格关、严把文字关、严把程序关。
作者: 绝世赢贼    时间: 2014-9-30 08:31
“八个关口”。非常全面。非常及时。这样的好文章必须收藏。
作者: 大林    时间: 2014-10-9 11:28
当今世界,网络资源浩瀚无穷。我们最感同身受的就是一接到写作任务,就到老秘网上搜索。其实资源共享,何乐而不为呢?“高手”们的好文章、好公文,其谋篇布局、结构体例甚至正确的观点、思想,完全可以借鉴、消化,为我所用,推陈出新,“青出于蓝而胜于蓝”,未必
作者: 三月风    时间: 2014-12-12 17:09
学习借鉴一上,正要写一篇公文写作方面的交流材料。
作者: 清水白石    时间: 2015-1-5 20:25
这篇文章非常好读和实用。
作者: 赵小七    时间: 2017-9-12 01:06
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作者: 三三三    时间: 2021-12-31 09:37
公文格式是公文的门面和形象。党政机关的公文必须保持庄重、大方的形象,统一、规范的格式。




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