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标题: 总裁秘书的心语 [打印本页]

作者: 湘潭秘书    时间: 2013-1-7 13:51
标题: 总裁秘书的心语
 为世界第一CEO杰克-韦尔奇当了15年高级副手的罗塞娜-博得斯基评论自己扮演的角色:“14年来我已成为一个人工答录机、自动拨号机、文字处理器、过滤系统和事实调查员;已经成为一个发声板、搬运工、伙伴以及好事和坏事的承受者;作为一个批评者、外交官、修理工、啦啦队长和说不的人……给最强硬的老板当助手的滋味不错,如果你不想被一人承担十几种角色的工作负荷拖垮,你必须学会做管理者,管理你的下属和同僚、管理一张繁复的时间表,也管理你威严而急躁的老板。”4 J8 A8 K: R0 Z" x+ h

. g. K. R1 m$ @( u- u; m' W3 f  Y! r  首先,你是老板的时间管理者
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- B: k. O8 a1 O7 v任何一名总裁都没有办法避免收到垃圾邮件,尤其是总裁登上过“XX年度风云人物榜”或者“全行业之最有影响人物之TOP10”,你看吧,如果你不帮他挡驾这些毛遂自荐者,游说投资者以及编撰“千载难逢的好机会”来要钱的人,那么,你的总裁将淹没在电子邮件的滔滔洪水中。
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* l' w  R; U% N0 V“我会帮我的总裁起草并回复90%的电子邮件”,32岁的章澜,在10个月前被任命为这家IT公司总裁助理后,她一直坚持每天至少花三分之一的时间,处理发给总裁的电子邮件。“表面上看我好像挺越俎代庖的,对于大多数发给他的信,我会以他的‘书信风格’起草一封回信附在后面,如果他同意这个草稿,只要加上他的签名就可以打印;如果他想补充,那么再加两行也就成稿了……成为合格副手的首要任务,就是为你的上司节省时间,并帮助他们分清轻重缓急。”' O. o3 e, Y# M; z( ^8 v. u3 v0 }
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  其他帮助总裁节约时间的方略:# [4 T4 u: R, x+ q

3 Q/ ~9 I7 u" C% B/ C6 V% H: l* z1.一支黄色荧光笔,用黄色荧光笔划出重点段落,让总裁在90秒内就领会他要不要就这份文件仔细思量并提出一个“备忘录”。7 [: M( X1 O. d6 B9 l

7 ]; [4 S6 X0 }  L' j( D' I. x2.旁听电话。总裁在里间与他的商业伙伴打长途电话时,你应该至少竖起一只耳朵参与旁听,这样,一方面是节约他向你解释的时间(解释为何要筹备会议或开始商务旅行),另一方面也是方便你马上排定一个新的日程表(马上在日历上做记号,通知订机票或给对方公司发传真。)
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3.筛选信件,保证只有5%最重要的信到达总裁的办公桌。虽然,大半总裁都不喜欢匿名信,但某些直指真相的匿名信,有必要让他在第一时间看到。4 Y/ o8 e1 Z" @+ m
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4.及时替他整理办公桌面,尤其在总裁出差时,替他扔掉那些没有什么价值的文件,应该一天三次,而不是三天一次。
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: f! c# g" I, L; d$ R. g' v5.在与新闻媒体见面时,替你的总裁准备一个录音机,以免第二天报刊上的报道出现曲解和断章取义时,总裁还要为记不起他当时的原话苦恼半天。按一下录音机上的倒退键和放音键即可。
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  你是老板的新闻发言人、资料提供站、会议组织者
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* v$ f  Y* e, }4 g% h0 T+ Z1 E每一个高级副手都逃不过为总裁准备三类会议,第一类是跟重要客户、广告代理和供应商会面,所有这些人,都与我们在同一条“生存食物链”上共存;第二类会议是年度股东会议,一年开一次或两次,总裁必须解释所有的营销数据和利润曲线,说服大小股东们“站在同一条船上”,并为这个共同的事业追加投资;第三类会议就是媒体发布会,这几乎是“最好的消息和最坏的消息的曝光点”,任你如何骄傲的发言者也逃不过几十只话筒的穷追猛打,这个时候,预防总裁失态或发怒,就成为副手的第一任务。; I& |2 c" v5 D! X3 ^

! @$ _7 v/ x6 B# x+ `" ^做为焦点人物,总裁很可能在上述三类会议上成为尖锐问题的靶子,做为副手一旦意识到场面可能对总裁不利,他(或她)必须留下来为总裁挡驾,“他得去处理紧急公务,否则要迟到了……只准再提一个问题。剩下的问题我来负责解答。”副手在这节骨眼上,必须像掩护明星撤退的经纪人。
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0 S1 [$ ^/ M' a& w4 @+ [/ S  如何协助老总成功召开一个重要会议:  R, y8 ?, i4 e. f! u4 g
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1.与总裁在媒体见面会前充分预演,一方面提供有说服力的数据,另一方面要在太冷淡和太急于讨好媒体间寻求一条中庸之道。$ i6 f- M& Y, C( Q4 R

& }% o6 F, B  t0 I* a2.每一次媒体发布之后的第一个早晨,要睁大眼睛竖起耳朵,把媒体的反应送达总裁办公桌,一旦出现负面报道,应立刻与总裁和公关部门沟通,讨论后续的媒体应对方法。
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3.也可能你会为总裁的决策错误承担过错,以维护他的权威和形象。这样做的理由起码应该有两点:其一,总裁是一个可信赖的人,决不会在公司董事会议上推卸他的责任;其二,你确认公司不会辜负曾为它忍辱负重的人,你的一切委屈将受到最终的回报。
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  当他是空中飞人时,你是驻守的高效协调员
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31岁的张虹刚刚被提拔为这间奶业公司的总裁助理时,对跟老板一同出差怀有热切的期待和浓厚的兴趣,“老板喜欢到早点摊子上和超市柜台里,去熟悉落脚的城市里牛奶的销售现状,他的市民化的工作方式打破了数据和报告设置的壁垒,可以一针见血地发现更新最根本的问题。跟他一同出差,可以近距离目睹他工作中更直接更简洁一面,这实在令人兴奋。当然,我带着最新款的索尼电脑跟他一同出门,可以通过网络随时与总部联络,一路上调出送呈他的文件和报告给他,让他及时批复,这样,在我们持续一周或十天的调研结束后,回到办公室,老板就不会发现他的办公桌被文件或报告淹没。”$ i9 }; a: o6 R0 ?! v

5 B# ~# f6 S7 {- ]% j( G然而,作为奶业巨头的总裁,每年要去奶源产地、加工基地和销售主战场进行调研和公干的时间、加上去国外研修和学习的机会,他有至少三分之一的时间是在天上飞,张虹很快精疲力竭:“我后来意识到,跟老板出门也是有利有弊的,至少,我没办法有效利用自己的时间——每次一回去,必然发现我的办公桌被未处理的事务堆爆了。”* E' P* i7 g, |0 ?9 G; a3 |
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