标题: 规范办文办会 强化综合协调 [打印本页] 作者: 哈尔滨秘书 时间: 2013-2-14 12:01 标题: 规范办文办会 强化综合协调 办公室作为一个单位的综合办事机构，办文办会、综合协调是办公室工作的重要组成部分。从事这么多年的办公室工作，我对办文办会、综合协调等工作有如下几点体会。; Y9 s% d7 O* c: r
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一、办文要规范2 M O0 L6 l* w _
. q: v; E. e$ v公文是党的机关或者行政机关实施领导的一种手段和处理公务的重要载体。机关的公务活动，经常通过公文来进行，如，县委、县政府为了更好地促进农业农村工作的发展，出台了《关于做好2011年农业农村工作的意见》，这是公文为实施领导的一种手段；各乡镇党委年底向县委上报工作总结，为县委了解各乡镇发展情况提供了平台，体现了公文的载体功能。办公室作为一个综合工作部门，处在承上启下、协调左右的地位，上级文件要提出拟办意见并及时向领导报送；部门公务函件需要研究提出意见供领导参考；下级单位请示有关事项，要及时请示领导予以答复；机关的各方面情况要综合上报供领导阅知等等，这些任务的完成，都离不开公务处理。所以，准确掌握公文种类、全面了解公文流程，切实提高文稿质量，对做好办公室工作有着极为重要的意义。$ K, R1 L0 q# Z* E; o% v( |
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（一）要准确掌握公文种类。《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）规定：党的机关公文的种类有14种，分别是：决议、决定、意见、指示、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）规定：行政机关一共有13种公文，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。两个系统公文种类大同小异，差别主要是因为各自工作特点、性质的差别而引起的。如党委系统是委员会制，决策多是集体决定，工作多带有指导性。行政系统是首长负责制，决策一般由首长最后集中意见后统一作出，便于统一高效的指挥，也就是我们常说的“家有千口，主事一人”，工作多带有强制性和具体操作性。+ z+ I' l( O2 q, N
1、正确认识文种。一篇公文的文种，具有说明公文性能、公文任务、公文内容、表示行文方向、反应公文目的和表现不同公文特点的功能。看到“指示”、“决定”，我们就应明白该公文是指令性公文，是下行文；看到“请示”、“报告”，就知道是报请性公文，是上行文。所以，为了使公文体现发文目的、要求，就要准确使用文种。党的机关公文种类共14种，按照性质和作用分类，大体上有以下几类：（1）规范性公文。指必须遵循和执行的法规类公文，如条例、规定等。（2）指挥性公文。指用于传达贯彻政令和指挥行动类的公文，如指示、决议、决定等。（3）告知性公文。指用于通报情况、公布要求类的公文，如通知、通报等。（4）报请性公文。指用于向上级领导机关报告情况、请示事项的公文，如请示、报告等。（5）记录性公文。指用于记载党的组织和领导机关工作、活动情况的公文，如会议纪要等。按照公文的行文关系大体上可分为上行文、下行文和平行文。下行文包括决定、决议、意见、通知、通报、公报、批复、条例、规定等文种。上行文包括请示、报告等文种。平行文包括函或通知。/ }9 k# @0 [4 Q5 M8 A: y9 _* R6 F
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2、正确使用文种。（1）必须按照规定，使用统一的文种名称。一是不得随意乱用名称。比如，不能放着“通告”这个名称不用，偏偏捡来一个“告示”来充当“通告”。二是不得乱用或者混用文种。有的下级机关在报告中总是喜欢夹带请示事项，本来是报告前一段的工作情况，后面又带着请示下一步要筹备和召开会议、请求上级机关发文或者出面协调、统一部署行动之类的事项。报告按照规定上级机关可以表态，也可以作为阅知件，不表态。如果上级机关按照后一种办法处理，作为阅知件，不表态，不仅违背了报文机关的初衷，更重要的是可能造成工作上的损失。还有的部门干脆把“请示”和“报告”合并在一起使用，让人掰不开瓣。还有的下级机关给上级机关写请示时，党政不分，比如以某局的名义给县委写请示，或者给县委、县政府写请示。如果要给上级机关写请示，必须要按照各自隶属关系分开的原则。（2）必须符合制发机关的身份和权限。公文文种使用要“对号入座”，既不越权，也不屈尊。比如条例属于党内法规的一种，是由党的中央组织来制发，省委及以下组织就不能制发；公报的使用主体集中在党的最高领导机关，其内容主要用于发布对全党具有重要意义的重要决定或者重大事项。再比如，下级机关向上级机关发文，使用“指示”、“批复”之类的文种是不行的。反过来，上级机关向下级机关发文，使用“报告”、“请示”类的文种也不行。（3）必须依据公文的内容选定和使用合适的文种。内容决定形式，也就是我们平常所说的“量体裁衣”。 比如，该使用“函”就不要用“请示”。（4）必须熟练掌握公文格式。公文格式是公文具有法定权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文的质量和提高办文效率的重要手段。下面我就以党的机关公文和行政公文的对比来讲讲公文的格式。关于“版头”。党政机关公文称为“版头”，行政公文格式称为“发文机关”，称谓不同，但所指事物是一致的。党的机关公文“版头”由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，行政公文的“发文机关标识”也是完全相同的。例如“中共来凤县委文件”、“来凤县人民政府文件”。但党的机关公文版头还有另一种情况，即由发文机关名称加括号标明文种组成的版头样式，例如“中国共产党来凤县委员会（批复）”，这在行政公文格式中是不可出现的。关于“密级”。党的机关公文叫“密级”，行政公文叫“秘密等级”。前者要求标注于份号下方，即左上角的份号下面；后者则要求标注于右上角。关于“紧急程度”。党的机关公文与行政公文称谓一样。党的机关公文未明确规定标注于文件的什么位置，而行政公文则明确规定要标注于首页右上角“秘密等级”之下。除个别情况外，一般文件不标明紧急程度。如有的文件的确很紧急，可在文件上盖“特急”或“加急”，写明办理的时限要求。但对于不急的公文切不可滥加紧急标识，避免影响真正急件的及时处理。关于“发文字号”。党的机关公文与行政公文叫法完全一样，均由机关代字、年份（或叫发文年度）和发文顺序号组成，均规定标注于“版头”（或叫“发文机关”）下方居中或者居左下方（上报公文）。机关代字要求准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用。例如，中共中央的代字用“中发”，中共来凤县委员会的代字用“来发”或“来文”。发文年度要用全称，如“2011”，而不要用“11”。关于“签发人”。党的机关公文与行政公文都统一称“签发人”，同时规定上报公文要在发文字号右侧标注签发人姓名。特别是向上级机关请示、报告工作的公文标明签发人，有利于上级机关了解情况，便于审阅批示。标注签发人应注意三点：一是只标姓名，不标职务；二是联合行文时，要标明联合单位签发人姓名，不能只标明其中一个单位的签发人；三是签发人姓名后不必加“已阅”等字样。关于“标题”。党政机关公文均叫“公文标题”，都要求标注于发文字号下方，居中排布。党的机关公文标题由发文机关、公文主题（事由）和文种组成，如《中共来凤县委办公室关于转发〈县委宣传部2011年宣传思想文化工作要点〉的通知》，发文机关是“中共来凤县委办公室”，公文主题是“转发《县委宣传部2011年宣传思想文化工作要点》”，文种是通知。在这里举个例说明转发上级来文中，如何处理多个文种重叠的问题。如《××县人民政府转发××市人民政府转发××省人民政府关于×××（事由）的通知的通知的通知》这个标题，可否省略其中的两个“通知”。按照惯例，可以省略中间层次（市政府）和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样，即可将标题变成《××县人民政府转发××省人民政府关于×××（事由）的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删节的中间层次写进公文的开头，如：“近日，XX市人民政府以XX政发〔2011〕X号发来省人民政府关于×××（事由）的通知，现转发给你们，……。关于“主送机关”。党政机关均称“主送机关”，位置均规定在标题下方靠左顶格。除决议、决定、通报、公报及会议纪要等以外，都应当在标题之下、正文之上顶格标明主送机关，主送机关名称应当用全称或规范化简称，或同类型机关的统称。党的机关的决议、决定、通报、公报及会议纪要等公文的主送机关在主题词之下，印刷版记之上。关于正文。正文是公文的主体和核心，用来表达公文的内容，位于主送机关下方。每段首行要空两个字的位置，回行时顶格排写。一般来讲，首页要有2行以上的正文。末页若无正文，只有落款，为维护公文的完整性，应通过调整公文行距将落款调整在正文下方。关于“附件”。党政机关公文均称“附件”，都规定在正文下方加以标注。行政公文还规定，附件名称后不加标点符号。附件是正文的一部分，应当在正文之后、落款之前写明文件的名称，并与主件装订在一起。但在实际工作中，有很多单位在行文时，把附件名称放在落款之后，或者主件与附件分开分送，且份数不一致，这都是不规范的，也不便于公文的管理。在这里有一点需要说明，即凡有规章和批转有关部门的报告，其中的“规章”和“报告”不属于附件，而是主件的一部分，此种“规章”和“报告”的内容应视为正文。还有一点需要强调，附件说明、附件的区别。二者虽然均是公文主体部分的格式项目，但各自的含义和用途不同。“附件说明”是国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中新设的格式要素，它指的是公文如有附件，要在正文下一行左空2字处标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件后不加标点符号。附件如有多份，要有序号，使用阿拉伯数码。总之“附件说明”指的是附件这一公文格式项目要素的标识问题。关于“落款”。党的机关公文称“发文机关署名”，要求应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。党的机关公文一般以机关名义署名，特殊情况需要由机关领导人署名时，应当写明职务。需要注意的是，凡有主送单位的公文必须有落款，即发文机关署名。行政公文规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间；当联合行文需加盖2个印章时，应将成文时间拉开，两个印章均压成文时间，主办机关印章排列在前；当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各自的发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。关于“成文时间”。党的机关公文规定，成文日期位于发文机关署名右下方，成文日期要完整地写明年月日，位于发文机关署名下方。行政公文由于不署发文机关名称，故位于正文右下方。党的机关公文的成文时间使用阿拉伯数字，行政公文则要求使用汉字。关于“印章”。党的机关公文要求，除会议纪要和印制的有特定的版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。党的机关公文除普发性有固定格式的“红头文件”和会议纪要外，一般应加盖发文机关印章。特别是请示件，必须加盖公章。关于“主题词”。党政公文均称“主题词”，都要求标注在抄送机关上方。主题词要准确反映公文主题，以达到便于检索和利用的目的。公文主题词排序的总原则是：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后；反映公文整体（概述）内容的主题词在前，反映公文部分（分述）内容的主题词在后。在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后。公文的文种作为正式主题词标引时，应置于最末位。在转（印）发类型的通知中，一般情况下，被转（印）发公文的文种不作为主题词标引；但是如果被转（印）发的公文属于党内法规，其名称为准则、条例、规则、规定、办法、细则等，则应作为主题词标引。同时，标引词之间要空出一格距离，标引词数量也要根据规定控制。关于“印刷版记”。党政公文对此称呼不同，前者称“印刷版记”，后者称“印发机关和印发时间”，但都要求标识于公文末页下端。关于“抄送”。党政公文均叫“抄送”，都要求标注在“主题词”之下，印刷版记之上。行政公文还规定，最后一个抄送机关之后应标句号。关于公文用纸幅面。行政公文要求完全使用A4型，党的机关公文按《中国共产党机关公文处理条例》第九条的规定，则是16开型与A4型均可使用。 & [2 |3 e' V- N0 c; Y这里讲的公文格式，也只是结合县及以下部门常用的文件格式进行了简单讲解，没有一一列举。 7 ]5 I! n9 b% N) y( N5 }" V1 m 5 L8 A. q: I" V2 }9 {( M, I（二）要保证文稿质量。公文起草具有很强的政治性和业务性，需要很好地掌握这项工作的特点和规律。在起草重要文稿时，党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，是我们进行各项工作的依据和准绳，也是公文的依据和准绳，我们在起草文稿时，要贯彻讲政治的要求，同中央保持高度一致。二是要符合上级机关的有关指示。我们党实行民主集中制，下级服从上级，公文起草工作中也必须贯彻这一原则。所以，各级各部门在起草公文时，不但需要了解和研究党和国家的有关政策和法律、法规，而且还需要了解研究自己的上级机关的有关指示。要把上级机关的指示同本单位、本部门的实际结合起来，使上级机关的指示在本单位、本部门得到贯彻落实。三是要同现行有关公文相衔接。同现行公文相衔接，包含两方面的意思，在同一个问题上，各有关单位可以从不同侧面作出某些规定，他们之间应当互相配合，而不能相互矛盾。另一个方面就是根据新的情况需要对现行公文的有关规定作出某些改变时，新制发的公文应对此以适当形式有所交代或者以其他方式予以说明，以便使人了解新规定与原规定的不同之处并非两者相互矛盾，而是为适应新情况所作的改变。特别注意的是，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。四是要完整、准确地体现发文机关的意图。所以，必须仔细了解和听取机关领导的意见和要求，从领导角度和工作大局思考问题，对有关事务进行深入研究。五是要全面、准确地反映客观实际情况。公文反映实际情况，应达到三项要求：全面性，即“量”的要求，要包括事务的各个方面和各个部分的情况，不能以偏概全，也不能报喜不报忧。准确性，即“质”的要求，就是反映的应是体现事物的实质和规律性的情况，而不只是表面现象，更不是虚假情况。客观性就是反映的应当是客观存在的实际情况，而不是主观臆想或故意编造的情况。六是提出的政策、措施要切实可行。公文中，不能只考虑需要，还必须考虑可能；不能单凭主观意愿和想当然办事，必须经过周密调查、精确核算和充分论证。只有提出的政策、措施切实可行，才能为顺利执行创造最重要的条件，否则将难免出现麻烦。七是文字要精练，表述要准确严密。公文的文字和用词要观点明确，精确简练，内容要充实但力求篇幅短小注重实效，不搞形式主义。同时，条理要清晰，结构要严谨，表述要准确。 8 V2 k" \& f' V0 C6 b其他还需注意的就是文种的使用要正确，公文的格式要规范，前面已经讲了，这里不再重复。 / U* @: [+ S X5 d( h% U6 ~2 L4 o s" u
（三）要做好公文的校核。公文的质量是公文的生命力所在，是公文权威性、严肃性的重要体现。公文校核从根本上说，就是保证公文质量。公文的校核主要是针对公文起草中应依据的原则进行校核，校核公文主要是看它“是否完整、准确地体现发文机关的意图。”校核的主要内容包括：行文意图是否充分体现、公文的主题是否鲜明、政策规定是否切实可行、公文内容是否完整紧凑、语言表达是否精炼贴切、行文格式是否规范等等。做好公文校核工作，要求校核人员既要忠实于原稿，又要善于发现问题，以认真、严肃、仔细、求实、精益求精和对行文高度负责的精神，把好质量关。同时，校核人员要加强学习，不断积累，自我丰富，自我提高，不断提高校核水平，严把行文质量关。+ p, M7 i% I# S) Z0 {) Y& a
/ L& ]: R5 k4 |( Y（四）要熟悉公文办理流程。公文办理的基本要求是准确、及时、安全和保密。准确是第一要求，公文办理不能有半点马虎。因为公文都具有一定的时效性，要发挥公文的最大效能，就必须在公文办理时做到及时。如突发事件、自然灾害等，都是“鸡毛信”一类的特急件，一分钟也不能压，不能拖，必须随到随传，越快越好。及时当中还包含着“适时”，有的公文就必须根据实际情况来掌握，早了不行，迟了也不行。比如，对有的情况报告，有的越快越好，有的就得冷静观察，弄清原委后再表态。保密和安全工作县国家保密局局长李国彰同志要专门介绍，我在这里不作多的叙述。公文办理主要包括发文办理和收文办理。发文办理包括公文的核发、登记和分发的程序。公文制发人员在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、主送单位和印制份数。发文办理中要注意的是公文的签发程序。由起草文件部门送相关制发机关的秘书人员审核后，文件先送分管文秘领导签发，在按照分管领导签的意见，或按所要送签领导的职务从低到高送签。在涉及到多个单位和多个部门联合办文的情况下，主办单位或者主办单位的上级机关分管文秘负责人审稿，若审核文件符合发文意图，签署下一步需要送签的领导后，再送其他单位分别审稿后按照所签意见送相关领导签发；若审稿未通过，必须协商后重新起草文件。2 q. O# D2 V& L2 D' b