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标题: 细化会场服务“三部曲” [打印本页]

作者: 戴文哲 时间: 2013-2-22 08:33
标题: 细化会场服务“三部曲”
　办公室人员经常参加各类会议，为会场提供临时服务。会前、会中、会后各应从哪些环节入手，应注意哪些细节，如何提升服务水平？等等，既是困扰会场服务人员的难题，也是规范服务、细化服务的重要切入点。

　　一、会前，严谨细致抓好检查把关

　　1.会场门前有三看。一看前台。确定是否按要求设置签到台，签到表、签到笔、签到负责人是否已到位，签到情况是否需要统计并及时与主持人沟通，是否需要向签到人员发放记录本、会议资料等。二看礼仪。落实楼道口、会场门前等关键部位礼仪小姐是否就位，是否需要准备鲜花、雨伞等迎接物品；重要路口、停车场有无引导人员或指示牌；会场标识是否明显。三看卫生。检查地面是否湿滑，地毯是否松动破损，有无果皮纸屑、树叶花瓣等异物；吸烟区、卫生间、过道是否打扫干净；会场门外是否需要放置垃圾桶、痰盂、灭烟筒等。

　　2.主席台上把三关。一把座席关。检查领导桌签是否与会议方案所列一致，摆放顺序、摆放位置是否规范；检查座椅是否结实，上面有无破损，有无图钉、树枝等异物，有无污渍、灰尘等，座椅间距是否合适，是否方便临时出入。二把材料关。检查会议议程、主持词、讲话稿、合同等资料是否齐备，并特别注意主持词、欢迎词、讲话稿、工作报告之类因人而异的文稿是否与发言人座位对应。三把物品关。检查台上茶杯、矿泉水、香巾、纸巾、水果盘、烟灰缸等物品是否符合要求，茶杯手柄方向、香巾温度、纸巾形状、水果结构是否合理；检查激光笔、签字笔、写字板、文件夹、橡皮等用品是否到位，摆放是否整齐。

　　3.设备设施重三查。一查安全。检查应急出口是否打开，消防通道是否畅通，灭火器、报警器、消防栓、应急光源等是否可用；电器设备活动插头是否牢固，临时连接的电源、信号线路是否容易绊倒行人。二查稳定。检查无线话筒电量是否充足，会议前后需播放的音乐、提示语音是否准备到位，测试音响发声是否正常，有无杂音，会场声音大小、高低是否合适；电脑、网络、投影仪、银幕、电视机、摄像头等仪器运行是否正常，若临时出现故障，是否有备用设备或应急措施，如何进行应急操作等。三查规范。照明设施是否损坏，调光窗帘运行、位置是否正常，整体光线是否适合；空调效果是否可靠，室内温度是否舒适；需要演示的电子文档是否已拷贝到电脑指定位置，演示人员能否准确、迅速查找相应文档；会标是否准确、规范，旗帜、盆景是否整齐、美观。

　　二、会中，全心全意抓好配合协调

　　1.心系领导三留意。一是留意领导讲话。领导讲话本身是发表意见、表达态度的重要方式，也是会议决议的重要表现形式，要留意领导讲话透露的信息及其本意，以便会后传达会议精神或起草会议纪要。二是留意领导动作。要结合领导的平素习惯、爱好、身体状况等实际情况，尽量理解领导台上眼神、手势等具体含义。比如，领导喝茶时，茶杯几乎与地面平行，应及时提醒服务员添加茶水；领导挥手示意，应及时前去聆听领导指示；患有疾病的领导表现不适，可能需要药品等。三是留意领导安排。要大致了解领导档期计划，必要时上前提醒领导，防止会议超时错过重要活动；领导会前安排的紧急工作，如提醒、资料传递等简单工作是否落实到位等。

　　2.内外沟通三及时。一是及时组织。会议期间若需进行签约、合影等活动，应提前拿出详细活动方案，准备好香槟酒、鲜花、签字台灯物品，联系好摄影师，布置好摄影场地和站位顺序，并事先与主持人、参与领导、服务人员沟通，做好临时组织。二是及时沟通。会议内容、时间很可能临时发生变化，会场服务人员要及时与场外人员沟通，以便其及时做好相关准备。比如，有领导临时退场，应通知司机及时接送；会议超时，要及时通知下一环节组织者；会议需要增加与会人员，应及时进行通知等。三是及时对接。会场服务人员在场内要当好“二传手”，与场外人员对接相关情况，并妥善处理相关事务，防止贻误重要事情。比如，有重要文件需要领导阅示，应及时传递；有重要宾客来访，应及时通知领导，并做好初步安排等等。

　　3.忠于会议三不忘。一是不忘保密。不将会议资料对外传播，不向无关人员透露会议内容；会议用到的资料、报表、电函、合同等文件要规范管理，防止遗失。二是不忘记录。按要求记录会议相关要素和要点，便于会后贯彻落实或出具会议纪要，必要时对领导讲话、重要决议等进行录音或录像。三是不忘秩序。会议开始后，应关闭会议室入口，禁止无关人员进入。要主动维持会场秩序，带头关闭手机或将手机提醒设为震动模式，并尽量不随意走动或出入会议室，因特殊原因确确实实需要出入，也尽量不影响他人，避免从投影仪下方经过；会议进行时如发生混乱，会场服务人员要及时调停，特别是重要的级别较高的会议，防止在混乱中发生意外情况。

　　三、会后，周到规范抓好后续服务

作者: 老场新手 时间: 2013-3-6 14:12
ssd我都不协议，必须顶一下

作者: 狂奔的蚂蚁 时间: 2013-3-15 22:12
办会比其他办公室事务更容易出错。

作者: 安迪 时间: 2013-4-19 01:49
ssd我都不协议，必须顶一下

作者: 广饶小周 时间: 2014-6-29 01:05
会务工作市现场直播，真是台上一分钟，台下十年工啊。

作者: 深爱学习 时间: 2014-7-4 11:21
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作者: swimng2000 时间: 2016-4-23 23:48
会务服务不容易，全是细节，需要细致。

作者: tangying59420 时间: 2017-8-14 13:34
可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以可以

作者: lhchong22 时间: 2017-11-22 10:56
谢谢楼主辛苦发帖，回复后学而不思则罔~

作者: ziying198017 时间: 2017-11-22 11:26
写的很好，受教了，年底办公会议正需要这个

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