标题: 几种主要机关公文的特点 [打印本页] 作者: 崇义秘书 时间: 2013-2-28 19:03 标题: 几种主要机关公文的特点 本帖最后由 崇义秘书 于 2013-2-28 19:05 编辑 1 W: Q3 F4 L* Z# a) n, b7 ~
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⑴批复 7 A) q, ^ S6 y6 |; V( c( m + E A0 Z* o' {3 U7 x1 N1 q批复是上级机关答复下级机关请示的一种下行文，它只针对请示而行文。它与通知、指示有所不同。通知、指示是上级机关主动下发的，批复是根据下级机关的请示而发的。其特点有：7 T8 F5 g; G' F# n
5 Z# g% B) e% w) t" _+ [8 v一是下行性。它只能由上级机关对下级机关使用。 # c& l- K4 W- D8 E7 D. W% V w % L. U9 O2 v. f( ~9 A: _% s# l二是针对性。批复是针对下级机关的请示而写的，下级请示什么，上级就批复什么，不能离开所请示的问题答非所问。也不能含糊其辞、模棱两可，同意就同意，不同意就不同意。请示是一事一请示，批复也应一请示一批复，不能搞“综合批复”。批复既要根据现行政策作答，又要照顾请示的问题，因此内容比较单纯，针对性极强。失去针对性，就不成为批复了。 3 V) x+ H, i/ B' z. K/ W3 \( h2 n4 N/ z$ G1 }( K* t! ~
三是及时性。批复请示件应当十分及时，因为下级有问题解决不了或无权解决，才向上级请示，有时所请示的问题非常急迫，所以上级批复请示件要及时研究，否则就会误事。如果对请示的问题实在没有时间研究，应该先去函电告知，否则长期拖压，超过一定期限，下级就会认为默许了，这将会给工作带来被动局面。 0 k# F, K$ b. q2 h 3 P$ J: c) J8 }3 x9 R8 b四是制约性。这就是说上级对下级请示所作的批复有一定的制约力，下级必须照办，不允许顶着不办，这是民主集中制原则在公文处理中的反映。批复的权威性、制约性在所有文种中是比较突出的一种。- K1 I8 E1 y+ D, H% L3 M
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五是实践性。批复的目的在于指导下级工作。要体现上级机关工作的领导与指导作用，必须在表明态度以后，概括地说明方针、政策以及执行中注意的事项。3 ], A! W, S% c' Z1 D0 Y
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⑵会议通知8 M b% f' {6 ~ e% q. I
6 U6 q# G# p- M0 x$ I! n" s6 W+ R 一是结构要完整。会议通知一般应由标题、主送机关、正文、发文机关、发文时间、联系人及电话等部分组成，缺一不可。 & P$ q+ W% U; `% J% p# p F* u# }- K e7 g
二是内容要全面。会议通知的内容一般应具备十个要素：①会名；②开会时间；③地点；④会议任务；⑤议程；⑥参加人员范围；⑦参加人数；⑧入场凭证（车证）；⑨报到时间及地点（必要时附上简要地图）；⑩与会人员须携带的文件材料或其他要求事项。这些内容必须无遗漏地写清楚，否则，就会使人产生疑问。& Q/ D9 Q. Q7 e1 U0 |! w& J1 ~* N- }
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三是事项要清楚。通知中所交代的每一事项，都应明确清楚、一目了然，切忌含糊不清。例如，开会时间不能只写某月某日，还要写明上午或下午某时某分。又如与会人员不能笼统写成“有关负责同志”，应写明出席对象、职务，人数等。( o+ ]! z7 a* D) Z! W4 D/ V- K
6 ~0 f$ k9 O7 o. @( R) w4 {四是文字要简练。会议通知不是文艺作品，也不同于政论文章，它具有简明扼要、开门见山的特点。因此，拟写时必须用词准确、合乎语法、言简意明、意尽言止、切忌冗长累赘。. }6 X/ A& C# A
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五是通知要及时。会议通知要适当地提前发文，以免临阵忙乱。如果事情严重，时间紧迫，可注明“紧急通知”，以提请到会单位和与会者的注意。如果因种种原因，会议通知要一发再发，就要注明根据什么原因要重新发通知，而且要写明上次通知的标题、文号是什么，这次通知修改了什么，并要明确指出除了修改部分，其余与上次通知相同不变。 2 I5 c2 y/ I1 W( h; Y8 p: P & U! d0 P6 r3 }6 Y8 k, W o+ N⑶公函% v, \2 V) l5 X( Y
3 h4 {- ? { M" R一是公函的称谓。即发文对象（收函单位）的名称，写全称或规范的简称。在标题之下，正文之前，顶格书写。 ! D0 ?1 Y& j! b* Q! X" y4 v, C9 E. E8 ~0 O5 y5 U( L2 y
二是公函的正文。包括开头、主体、结尾三部分内容。 ! c/ C) T. v1 q , V6 _* p" F1 ?' S1 Y3 e2 ^; E* _开头部分，如果是某机关主动发函给另一单位，就要说明去函的原因；如果是针对来函给予复函，就要首先引用对方来函的标题或发函编号，或概括来函提出的主要问题，然后写明对此经过研究后给予答复。2 T3 u' Y5 I; |: k) G* o
) P# _: `$ x- y* R/ D主体部分，如果是主动去函，就要陈述自己的要求，写明请求对方协办什么事情，或者将有关信息告知对方；如果是答复对方来函，就要针对来函提出的问题，表明自己的态度，把自己的意见、办法、要求等叙述明白。如不同意对方的意见，或不能满足对方要求，还需写清理由，作出解释，望对方谅解。4 w, P; s: u! @1 R
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结尾部分，如果是去函，而且要求对方回复，可用“盼复”、“请研复”、“请复函”等语结束；如果回答对方来函，可用“此复”、“特此函告”、“特函复”等语结尾。& X3 I) N& d: Z. R
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为了提高办文效率，一般应附上有关的复印件。! [9 z0 A' |4 X1 d7 q- K/ m8 E
: D& v* z: q+ e7 D9 o/ e三是公函的行文。公函行文时，要有完整的公文制作规格，有版头、版尾、编写年号。公函因为主要用于平行机关或不相隶属的机关之间，因此，在撰写时，要注意态度坦诚，语气平和，措辞严谨，切忌使用指示、命令语言。* q8 {1 {( T- y+ E- U
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⑷报告& }; O f6 Q- X' v) ~
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