" C' F' p; T p' g+ t任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此,在动笔之前,首先要明确交办人的任务和主要精神,要弄清楚本篇公文的功能目的、受文对象等,包括以下几项内容: % Q# v$ W W! w: P4 @; e4 }) a! P, P
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1、文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样?存在哪些问题,解决方式、需协助事项;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等。 . Q Q0 _0 S* v+ T' o
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2、根据文件内容,准备采用什么文种?比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带规定性质的通知等。 + a- _5 d1 m, ?: p 4 c" a1 I; A* O3、明确文件发送范围和阅读对象。受文对象决定文风。比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达。 , C. K; N2 c+ y, K- v1 { 3 r p/ g+ c' ]$ z+ c( w D4、明确所拟公文的具体要求。例如,是要求对方了解,还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、研究参考、征求意见等。这个在现实当中,任务交办者一般会给予明确。这个要求越明确,具体公文起草就越清晰。 2 i, _5 [0 N3 c9 C+ l2 F: \. M) u7 g, e; z( e
总之,起草公文要明确上级的任务、知道表达的精神、明白公文的功能、知道受文范围和对象,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。 ) [+ Q `) P& {) J0 `- n, e
' @4 W# O$ {2 Z5 V6 O(二)搜集材料,拟出提纲 7 \/ {: s- M! E3 I z7 K' G* f: X3 ~0 O; m# g
目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如,拟写一份简短的通知、公告,一般来说不需要。但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。 ( Z/ p0 I d! }, |" O3 P
/ ]0 i0 O' ?6 M9 a0 ~怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?一是收集和阅读与起草公文主题有关的文字材料,包括概念理论、成果应用、行业情况、政策背景、领导讲话等;二是到实际工作当中搜集活材料。例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅去年的工作计划及工作总结,以及参考有关先进企业的同类工作计划等,还要研究本部门今年所面临的形势,今年的中心任务上级要求等。三是看看别人怎样做的,比如到老秘网翻阅相关范文。总之,收集材料及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。 ! r @2 u1 m6 [0 P; k; q( _ ) T4 B, G/ Z! M8 w' V% H" o/ G7 i$ Y在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。注意,现在起草公文往往是考出提纲人的水平,一定要高度重视先拟提纲。如果是自己拟提纲就一定要请示任务交办者如何起,主要表达哪几个意思。如果是上级拟提纲,就按照提纲收集材料或作简单的完善修改,切不可自作聪明大幅修改或颠覆性修改。(领导没有把握的情况下,不会自己亲拟提纲,不是特别重要的话也不会这样) ( f7 I# A6 ~+ `; T; W
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提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。但原则上要先拟出本篇公文要说几个方面,也就是几大块内容,比如是三个、五个或是八个方面。然后是在这个大的方面里拟出小提纲,比如第一方面说的学习实践科学发展观,在这条里就要结合实际写出谁参加、学多长、如何学等具体几个小问题。其它方面也是依次类推。提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上做过多推敲,待全文完成再细斟酌。当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。 $ f/ f6 G( D: u7 w
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拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点。值得注意的是,不要一个人在哪硬鳖提纲,可以召集相关人员进行集体讨论,或是可以先提出一个不成熟的让人修改,总之要多借助他人的力量和智慧,这样才会更加科学和全面。 3 k) Z7 j# P# r. M5 G) g8 P8 f