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标题: 由“艺不压身”谈秘书工作 [打印本页]
作者: 兼爱非攻 时间: 2013-4-5 22:26
标题: 由“艺不压身”谈秘书工作
秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项：
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一． 接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；
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' z) ?9 w1 }( S1 {1 J% k% h4 _$ ~5 g 二．收发与回复日常邮件；% q: D1 i! I' t4 `; W. ]6 T9 q; G: |6 K
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三．撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；
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0 P: U/ Y. L, a 四．会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；: x* V/ r9 E9 n) {+ y- J
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五．将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；
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0 j ? m |, B9 c( |, W' Y 六．接待访客；
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七．采购、分发和控制办公用品等等。
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秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。 \+ \. d) L# L: B$ i; s4 f4 \
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核心竞争力：
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知识要求：一般情况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。% R. ^' N% @$ U/ ^; B
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技能要求：文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，熟练使用各种办公自动化设备，在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。0 O! E( [; A8 W' b- t2 J
% o# N3 `3 h# |7 d7 F- D# K经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验，对所在行业和企业状况有所了解。4 S, q* _ u1 f- a+ q1 M0 @
' d+ L! C/ o0 V: E9 F职业素养：能够和各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事谨慎，具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具备较强的心理承受力和保密意识。
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6 b( K# ~2 H1 j& ]# U6 G职业现状：- s& N. B1 [ R0 {0 r( z! @3 S. t
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秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。
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9 z3 \. }7 \/ k2 `+ g8 u风险与回报：5 `. K6 }" C. }5 H# c
' Q/ q/ k0 K) R3 P. J秘书的工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。另外，秘书是辅助型角色，而不是决策型角色，所以把握分寸是关键。/ u( p) u6 T" `2 B: z; D9 W' p
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据权威部门统计，80%以上的秘书月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之间的秘书有4.31%；月薪在8000以上的秘书只有2.02%。
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; G9 U( n6 Z1 w4 v& }& Z职业趋势：
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8 ]$ ~0 `6 e2 p4 ?发展路径：做秘书得先有“秘书证”，国家劳动和社会保障部将秘书职业资格分为三个等级：初级秘书、秘书、高级秘书。要求秘书持证上岗。
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转型机会：根据秘书的知识结构和技能，秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作，如果外语水平高，还可从事涉外文秘的工作。) Q3 @$ s+ R' E6 @) ?; R2 E1 g
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职业典范：7 F3 d9 j' t& V z; F% j
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每一个成功者的背后都有一个默默耕耘、辛苦工作的秘书，他们的名字往往 不被人们所关注和提起，千寻万觅，终于找到一个，她就是世界首富比尔?盖茨的秘书——露宝，比尔?盖茨曾说“微软的成功有她的一份功劳”。! O) A2 T6 J# g9 A3 o" A# |0 D
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2 s; e5 g7 s# A T5 c( P秘书人员应具备的素质
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（一）、基本素质
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$ J6 s5 ? ~0 g2 y: P; T1、 身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
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; J4 x, x, w# s2 e7 B2、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
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0 C, _& S; v# j( k; ~ b N5 m/ e) @3、 思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 u4 O- T. }4 e- [3 J( m
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在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因fubai问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！
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