标题: 办公室工作20条真切感悟 [打印本页] 作者: 绿野寻踪 时间: 2013-5-13 08:30 标题: 办公室工作20条真切感悟 在椒江工作快两个月了，角色的变化带来角度的变化，职位的变化带来收入的变化，领导要求的变化带来思想观念的变化，工作性质的变化带来行为方式的变化。短短的两个月，一闪而过；短短的两个月，历练很多。人，总是在不同的舞台上华美出场，绚丽上演。归纳总结两个月工作中的些许感悟，发现这个新角色竟有如此多的挑战和价值。 # O/ c8 K/ u1 y t3 r& G
) |: v8 H$ ?/ E9 D 1、办公室主任的最高境界是“八面玲珑”。用行话说就是“承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方”。新人刚入道，与同业的几位前辈聚会，他们对我的教导都离不开“八面玲珑”这四个字。领悟好这四个字，就可以稳妥地坐在这个位子上，否则，成了众矢之的就好景不长。 7 ?3 B, w. d# S1 I5 r $ j/ W5 ?6 n3 x- M' y) G 2、办公室主任要明确自身定位。不管面临多少服务对象，但真正的服务对象只有一个，那就是你的大领导。所以，大领导交办的事就是圣旨。无论事情大与小，必须在第一时间完成，既要表现出执行力，又要表现出高质量和高效率。大领导交办的事情不要等到他来催，这样你就很被动，更不要等到他催你第二次和第三次，那样领导就会认为你的能力有限，不胜任这份工作。如果好几件事情都是这样，办公室主任的位子就岌岌可危了。0 }7 ^! Y4 d9 q: ~, D
) z9 W# p! C# [) @: D 3、办公室主任要具备在多任务状态下忙而不乱、游刃有余的能力。办公室主任几乎每天同时面临诸多任务，上级安排的、地方党政部门安排的、监管部门安排的、公安、消防等相关部门安排的、本单位各位领导安排的、本单位各部门需要办公室配合的工作等等，在头绪繁杂的诸多工作像潮水般袭来的时候，要做到不断提高工作效率，合理利用时间，搞好统筹协调，把握好重点和主次，绝不能顾此失彼，更不能遗漏工作。7 [8 M% q4 s- ~5 k2 z+ y$ R7 y
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4、办公室主任一定要养成良好的工作习惯。一是每件事情无论大小都列出备忘清单，做完的打个勾，备忘清单随时可以起到提醒作用。二是任何时候到领导办公室都要带上笔记本。因为一踏进领导办公室就不知道他突然又想起什么事情要安排你，而且很可能安排好多件事情，你总不会有那么好的记忆力一件不差地记在脑子里，你也总不能再出去取笔记本。还有一个秘密是，即使你能够记得住领导说了些什么，也要装腔作势地在笔记本上写写画画，老秘网多年的办公室工作经验证明，几乎百分之百的领导喜欢勤于做笔记的员工，他说什么你记什么，至少让领导觉得你很尊重他。三是外出时随身带纸和笔。领导外出，说不定什么时候就打你电话安排工作，而且很可能是在吃饭的时候，你就不像是在办公室里那么方便地记录，此时随身携带的纸和笔就能帮上大忙。记笔记其实也是一种严谨的工作态度，不做笔记，对领导安排的事情只是知其大意，但做笔记，认真推敲领导的语言，其实是很有讲究的，只是一般人不会这么深入。 2 s* T7 |; [" p5 X6 c * [2 K) A$ l5 T) \# }
5、办公室主任要善于沟通、善于汇报。尤其是要高度重视与领导的信息沟通和反馈，把握好向领导汇报工作的时机、时间、节奏和频率。大小决策不要自作主张，再小的事，也要征得领导的同意和认可，因为再小的事也可能由于自己思维的局限而出疏漏，虽不能事事汇报，但也要勤于汇报。你不汇报，领导就不知道你在做什么，即使知道你做什么，也不知道你做到什么样的程度和怎么样的深度。而且，领导的主要信息来源应该是来自办公室主任，办公室主任在信息传导上的不到位，也就是工作上的失职。我过去做下属的时候，以为该自己做的事自己做好就行了，没必要整天向领导汇报，现在角色变换后明白了，其实领导很喜欢下属向自己汇报工作。经常向领导汇报工作的好处：一是领导认为你尊重他；二是领导都有虚荣心；三是领导在工作中确实需要掌握和了解下属开展的具体工作。当然汇报工作必须事先准备充分，要言简意赅，条理清楚，不耽误领导的时间，更不能云里雾里说了半天领导不知道你在说什么。汇报既有书面汇报，也有口头汇报，要有效地利用这两种不同的汇报形式来为自己的工作争取主动。 ' b/ a+ u, Q Q: `2 l + e6 m- b6 t) ^- n# T
6、办公室主任既要服务领导，更要服从领导。当自己的想法和领导的想法不一致时，一定要按照领导的意图来办理和执行，并虚心恭敬地听取领导的教导，千万不要为了在领导面前显示自己的能力和水平而去发表一些与领导想法相左的观点，尽管当时领导不会对你怎么样，但是心里已经埋下了今后报复你的种子，某一天这个种子一定会发芽。不听领导的话，不服从领导的安排，不能很好地理解领导的意图，让领导在你面前显得尴尬，领导就会让你今后的人生过得尴尬。我过去在这方面有过非常深刻的教训，领导想报复你，那是随时随地、无处不可的。因此，和谁过不去，也不要和领导过不去；看什么不顺眼，也不要看钱不顺眼。领导是能够决定你前途、地位、收入、待遇等一切最现实境况的有权人。领导宁愿看到一个平庸的顺从者，也不愿意看到一个高傲的对立者。2 j7 O* Y/ g7 {' r
' S3 l# g- a1 t6 e, Y# P" J 7、办公室主任是个能屈能伸的角色。该硬的时候要无比坚硬，该软的时候要柔和似水，让别人摸不透你的心思和想法。但是有一点，不管对谁，必须要有一个好态度，对领导有好态度，领导就不会刁难你；对同事有好态度，同事就会尊重你；对外单位的人有好态度，他就对你这个单位有好印象。处事是一门最复杂的学问，能屈能伸、刚柔并济需要多少的修炼才能达到此般境界。 - ^" y2 i' q* B. c1 z A $ ?' Z. l9 x' G 8、办公室主任要有充沛的体力和旺盛的精力。我原先单位的办公室主任，也是我的直接领导，他经常中午不吃饭，不午休，我觉得不可思议，现在，当我每天忙得连轴转，经常顾不上吃午饭的时候，我就明白，原来不吃饭、不午休、不喝水、不品咖啡，照样可以精力充沛地完成下午的工作。 / i& O0 E( v# v* }% T' | , F2 U9 z2 O) ?/ ^! B) J' g) x" |7 d
9、办公室主任要多操心，操闲心。办公室的工作性质和其他部门完全不同，其他部门只要做好各自的专业工作就可以了，但办公室主任，里里外外、大大小小的事情都得去操心。领导考虑不到的你要考虑到，以便及时提醒领导该开展某项工作了。不属于任何部门去操心的事，那一定是要办公室来操心的。一个结论是：别人不做的事，办公室都得去做，别人没想到的事，办公室主任首先要想到。 & C( e. J" F8 w+ Z7 c 0 d- B }- q- F& G
10、办公室主任要多才多艺、学识广博，但要把握好表现时机。办公室主任经常陪领导出差、陪客人吃饭。在酒席上或是车厢里，不能太沉默，也不能话太多。领导谈起的话题，办公室主任要无所不知，既能表现出你的知识面，又不能抢领导的风头。一个原则是：保持低调，不张扬；适时表现，不过火。你真有能力，别人会看得到，别人说你好比自夸和自荐的效果要更好。: V( P6 T. L' I# y( [. P# K
3 y X" a' j1 D 11、办公室主任要善于察言观色。领导还没说，你就知道领导想要说什么；领导还没做，你就知道领导要做什么。办公室主任要当好传声筒，领导不便说的话，让你来说一下；领导不便做的事，你去做一下。办公室主任还要有高度的保密意识，别人能说的话，办公室主任不能说；该说的话，一定要说；不该说的话，坚决不说；该做的事，要做到位；不该做的事，坚决不做；不该看的不看，看见了假装没看见；该知道的要知道，不该知道的要假装不知道。有时候不要非让领导说得那么直白，领导是有身份的，他是要面子的，办公室主任要能很好地领会领导的意图，然后去及时办理。 1 }- i' q/ _; H/ H: z f4 x5 ^% J ( N$ {3 S1 [/ Z/ J
12、办公室主任在某些时候其实很好当。领导身边需要有一个倾听者，有些话，领导不能对别人说，办公室主任就充当了这个最佳倾听者的角色，虽然伴君如伴虎，但只要虔诚地聆听，恭敬地记录，满足了领导想发表自己观点的欲望就行了。领导有时候在不同的场合重复同样的话，那你就不厌其烦地听，尤其是在领导心情好的时候，就让他海阔天空地高谈阔论去吧，你只要做一个轻松惬意的倾听者就足够了。" [0 K! s% N: I9 V* z