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份号是《条例》规定的党政机关公文格式18个要素之一。它是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。原《办法》中没有定义，《条例》中增加了此定义内容。标注份号有利于加强公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅、统计和销毁。不是所有的公文都标注份号，涉密公文一定要标注，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。
涉密公文应当标注份号。一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。数字不足规定数时，前面用“0”补充。
份号在公文的办理中容易被忽视，有三个问题应当引起注意：
第一，涉密文件一定要标注份号。
第二，份号的数字要按照规定标注，不可有随意性。
第三，份号标注的位置要正确，要顶格编排在版心左上角第一行。
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