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标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]
作者: 办公室业务    时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

! i8 t: w7 O! k3 w2 g G* dmso-font-kerning:0pt">2012  `+ X, g! l2 N) H# Q; Sfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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0 E$ V Q0 q: u$ v/ G* ]0 v* Q, }2 bfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容/ |3 e7 v8 f1 H1 f+ k6 K. o) m" f' B3 |! `color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

M( n. g8 r; I8 E. v % _ K+ ?# Y0 f2 p8 n* Z

6 p5 E& r- x: z# z" k) f# c8 P$ Jmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。) a a! b* _0 C# |6 c9 g color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

0 ~" A; T0 ?5 G6 J 1 W. B" \$ @; O |( ~. U$ x3 ]

/ \9 h" ^- `/ d; d& R9 ^ mso-font-kerning:0pt">1. ( u; F$ B) M5 ^6 \) G& ` 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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2 X! \0 i+ ^ n! ^( J$ h3 Dmso-font-kerning:0pt">2. # t/ w4 y% U7 \, T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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/ B( i5 @1 f3 ~/ K$ z# U mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。5 w- Q% y" Y; Rcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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* a- Z# x8 t1 W) x5 U r, ~ mso-font-kerning:0pt">1. " Y# f. R9 x6 N% x+ Q2 [宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

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' C% |$ I( r0 U& l% ? mso-font-kerning:0pt">2. " q7 Z! _! K) u: F+ E宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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7 F0 R* ?1 h$ i4 v, S& m9 F1 d2 ?mso-font-kerning:0pt">3. : K& [, } v$ P9 m2 Q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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# _: M7 f7 [0 c4 y% d+ ]' D: D font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; 5 Q/ F) Z6 r- T( r- tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。' L8 m' P0 b l. d mso-font-kerning:0pt">

0 g9 c5 R2 F% j/ ?+ _: P9 H 4 T$ l) c: _$ k' ? B1 Q

L8 j }* E( ?, o mso-font-kerning:0pt">1. - R( F M8 F H" j |宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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. j+ Y4 Y# t# c mso-font-kerning:0pt">2. 9 N" v# ]6 g1 N1 w+ l% e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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) |3 }( _: d" A2 P8 ~+ T, G0 [ mso-font-kerning:0pt">3. 1 z; I- J6 E$ s2 C: S2 o 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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( h3 n- z% k6 h1 n. ]0 z/ hmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。( B' `# Y, ^) k4 v7 L) Tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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( x3 k/ ~& a5 l3 M# V% Emso-font-kerning:0pt">1. & s/ C6 G5 A1 [; l5 e 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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: k6 e" b: z5 O! N mso-font-kerning:0pt">2. 0 z X; Q$ T5 e. ~ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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7 _" ?5 D9 @# W6 bmso-font-kerning:0pt">3. 8 `, |: Z A' J; d/ e" [* L8 |宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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4 t6 J# V( i" H- t+ }3 o+ H8 Z9 jmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。: q+ M7 C, T, t, @color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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" A9 d# q5 T( }1 {5 Z+ r L mso-font-kerning:0pt">

; A3 @: a+ c7 k$ A z6 V$ Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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- Q! [: b% Z7 @ W! S' ?; z# D. N- nfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考9 u8 i7 D, i3 k4 f+ ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

! x! A/ @/ x# [5 ~" L: u- a . u; p+ e& p% V& [3 p1 |9 i8 O c

- D1 S; U) d1 Y2 \0 R2 M 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: 7 k4 z7 u, e! S% @! b! i2 i2 G9 h0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

: g. p7 B: B' q, w* R * S* K: \1 e8 i* I8 U0 w+ q, p& r . h G0 E4 @& M: q: @) [" Gcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:( g( I* s1 Q: z/ v AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 $ l3 M$ w# D2 w4 B color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:# ?1 U, H( V* u6 o. n AR-SA">）

作者: tshli    时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。' Z3 j$ ~- B, Q- B/ d
作者: yqczqcz    时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用



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