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标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]

作者: 办公室业务 时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

6 U$ j; u+ W: Y D& Z mso-font-kerning:0pt">2012 0 \# s* S3 E$ @9 I W u font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

8 j- y P6 O0 ^1 b: Gfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容5 C0 i- _+ P2 f" a: B9 l, a color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

% ]% Q* a2 G5 W' X* [4 Q( Ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。4 M4 y& k, R0 A5 p2 S& D. }6 ` color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

/ _& N" ^# c1 H2 C0 S; |) g$ _ mso-font-kerning:0pt">1. 3 L; d& |( \/ c5 T0 m& `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

% V; z8 Y/ n( p( ?! C" w mso-font-kerning:0pt">2. c2 `0 f2 u- |% x8 N& ]/ V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm，版心高度297mm37mm-35mm=225mm，版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

! Y4 E( k9 N# S& O# a, w mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。. T7 t7 ?0 y2 m5 Y; l- ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

N* v1 g; ^. e4 {; H mso-font-kerning:0pt">1. : j2 e: w+ b; b6 K1 a5 [2 e1 _4 ~ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值）都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

/ v2 ?9 z# ^8 Amso-font-kerning:0pt">2. 9 e" a: V1 f2 `0 Q* T' w2 c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

# l6 R+ b1 m4 s9 v& c5 X4 V$ C' E mso-font-kerning:0pt">3. 0 S! {. |& R6 ^6 g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

* [ o& m4 e0 {1 J9 F, }' kfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;0 l9 Y7 T" H. ]4 P color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。3 L2 G$ g& W& z4 U/ g& g. Dmso-font-kerning:0pt">

3 i9 U g: k+ k+ f& ?mso-font-kerning:0pt">1. 8 y8 |+ e, y) I! \: U5 i3 \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

, z6 A' |' f7 omso-font-kerning:0pt">2. 1 A9 R9 k4 R0 k& @* J! V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”，用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

5 h3 V, d, E( H# R- Q- C+ {mso-font-kerning:0pt">3. 3 v& `$ o6 `; U! R0 b6 ]4 Y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

7 F$ R3 E4 i1 I# ^; ?- m mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。$ @" n0 [1 }8 Q m5 G& Hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

+ w! d, K3 e: o( F* x+ { mso-font-kerning:0pt">1. 9 S# U9 o. u9 ^" a$ x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

' \: J* ]) j4 Z" ]% G8 Qmso-font-kerning:0pt">2. ( r( K6 M$ r. m8 R3 m. m' F) g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

' \: X' Y2 I( g& J2 z7 Kmso-font-kerning:0pt">3. 4 S0 {8 U, L9 h7 h) X宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”，线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

, r) R% ?' {6 w7 [# S mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。& @* x1 J( g! C6 H. V# g* p' f9 ?# V& U color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

# f- S! a4 z# y( n% ^# qmso-font-kerning:0pt">

- A9 l' r: Q+ Y0 Q- M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

! _8 u1 q. k6 H+ T. }% O& Dfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考5 V+ S7 o% h! W/ S/ p5 acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

# _2 D" C& Y4 ^0 o) p5 {12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: 5 F7 }1 ?4 I/ S, H0 a! i* l0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

& T! j3 I8 G1 O- Kcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 + Z& B* ^8 M/ w color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: AR-SA">）

作者: tshli 时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

作者: yqczqcz 时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！

作者: zhongsm520 时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用

作者: zhongsm520 时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用

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