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标题: 公务接待手册 [打印本页]

作者: 糖水泡茶    时间: 2015-12-7 10:25
标题: 公务接待手册
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" I' P% L5 W# @4 Q, o1 R来文通知或领导安排
3 O- N6 z1 e" Z4 J  一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。
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与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜  `& g& P6 e* s* I: Q& x5 ^% N' Y
  确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。
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9 B3 Q8 K, y5 E& \制定接待初步方案" W! s! D( L/ _
  向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容: " h+ r* Q0 n9 l- B3 Q% S
  一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);
! {1 J! _( w, H# m* a+ }  二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等); & j! z0 K% m- K( `6 ?2 t
  三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等); 5 T/ a; L9 S( f1 X0 p
  四是对方人员名单; * x* `3 S4 p+ K, y) m% W8 `. P
  五是我方陪同人员名单;
; W, r6 x( x, T5 D/ e  六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。
, ]9 Z; E2 V3 o' I  若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。 & ^* m% F0 d9 ^* w! W
  
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与对方进行沟通,修改、确定接待方案
( T$ f: E, n4 @3 l  按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。
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迎接、引导(或接机接站)2 h3 E) U' F! o' e5 D, M1 [; ~9 H4 v
  向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。
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按路线参观$ E" \8 ?% N/ X
  要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。
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. h" \' @( C0 y, }: V! R召开会议/ ~2 b" e. `8 \$ V
  如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。 6 _5 m- c0 C& |$ j' _: k- S
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用餐' N, f' {0 L( I; r0 Z
  要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。 , Q# K# P) Z9 x, v. U, @! F
  一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆; 5 }  [/ l- J4 \) D4 K4 z
  二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用; ! K+ @6 ]& @7 y, x3 ~/ h& M  g
  三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色;
% m& o& {. z: e6 J4 a* q9 z& s  C  四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待); 0 l. [7 E$ S1 N2 W9 a
  五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。 6 d& n  J: y7 S  M- d3 s
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住宿
; {9 E" {6 u/ J. K; `  若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。 2 z5 q* `& r0 ~% m  m
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送机送站
% b2 d* \7 F# q- y( K; I  若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。
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% I5 j* j) h7 {0 f# R与对方联系人联系,听取意见建议" {: Z$ s+ P* ?2 r! N
  及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。
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  _; ^/ c/ l4 P0 ?' E! a: e召开总结会,分析、改进
. P. `  b$ G4 p& C" ~  组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。
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作者: 文字游戏    时间: 2015-12-11 16:21
感谢楼主,有借鉴作用。




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