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标题: 负分公文5宗罪 [打印本页]

作者: 二猫    时间: 2017-4-7 10:00
标题: 负分公文5宗罪
众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“345”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成会议记录3要素电子邮件4提示负分公文5宗罪三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
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一、会议记录3要素
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1准备工作细致到位(前期)
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      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
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决议等做到心中有数。
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      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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      记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
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2、记录完整真实
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      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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      2 T- M8 }2 J4 H% T真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。

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 3、整理准确及时
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      : O0 Z6 d4 d0 {; ^会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

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      一是对记录内容查漏补缺;
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      ! U, W N% Q. i二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;

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      6 F8 ^% X8 S! p6 E三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。

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二、电子邮件4提示
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 1、信箱名称
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       ) [& Z. j+ O& y# [. E首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像奶油小草莓等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

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2、邮件标题 
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       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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 3、邮件正文 
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       5 C; ~# D( X. I8 {- p8 Z邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

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      2 T, i# e0 H, u \, ^ 行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。

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4、邮件附件
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       : G# y+ f" T% g名称清晰规范,注意反复核查。

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       ' m# e* p. d) A- z/ z$ w( X注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

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      # {) d5 _7 w# }- W7 |: | 提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。

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三、负分公文5宗罪 
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为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 
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1.文种选择错误
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       公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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      ' z/ B& w# l6 [ 公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 

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   1)文种选择的重要性
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       F9 a' Q; g D1 u在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

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       ' [+ s6 ]" H4 X: w' J公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

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   5 c8 J+ M" ~* W$ d0 p5 |4 }* q2)常见错误例子

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        3 j1 f1 L; |9 t5 n2 Pa.错乱

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        z( R; a* v- a 如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。

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       7 z" a( n# ?! @2 v* j" x b.缺失

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       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
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        + p" v( ^9 c4 T5 H8 C) Rc.非法

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       $ C: S7 z, G- h; n7 X超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

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       : k( Q3 o# R7 G3 K, Z, t8 q5 t d.重叠

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       ! u. Z- k: }& y7 g3 ^* w3 }故意把多个文种重叠,让经办人难以处理请示报告。但当然也有例外,比如关于印发《XXX意见》的通知

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2.重要信息重复或者失误
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       4 ]. y# J r& A1 { “一轮红日映朝阳,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。

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3.核心词汇使用混乱 
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       y, R$ b" V) p" Y! D 蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

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4.内容冗长,关键信息严重滞后
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      . Y$ {( h9 N# F: i; [; i 特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。

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5.修饰性词语贫乏单调
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       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑用户友好,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取让全篇都能打进读者的脑筋
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四、结语
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       & d; t8 z. q% t. O3 L! H- ]% H) w希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!

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