老秘笔谈（3） 文稿校对也是一门硬功夫 2013年5月8日

       曾有前辈说，秘书工作有个公式是“99+1=0”，意思是做对了99件事，关键时刻做错1件，就白干了。比如这文稿校对工作，一个材料几经修改，自己很满意，领导那边也通过了。等印发下去，才发现文号搞错了，本应该用党委办，却用上党委了。如被领导追究起来，真够你郁闷的。所以核对工作务必慎之又慎。这里老秘粗粗盘点下多年工作中印象比较深刻的几类核对失误，希望大家能够引以为戒并举一反三。

     （1）时间错误。这类错误在新一年度开始之际最容易发生。大家写了一整年的2012，一转眼到了2013年一月，脑袋瓜一下了没反映过来。时常我们在参加年初座谈会时，有的领导一开头就是“今年来，，，，明年我们要，，，”，包括“一年来。。年底前，，”等等，完全没意识到新的一年已经开始了。包括我们写材料也一样。有时会将原有的一些材料整大段搬过来，对今年明年问题常也会疏忽了。还有就是草拟一些季度形势分析会等会议通知，由于大体内容差不多，很多秘书朋友习惯于直接在上一次，甚至是去年的通知上修改，大的变动都改清楚了，偏偏是成文日期或印发日期没改过来，或是几月几日改了，年份却没改，结果就是没被领导K，也会成为参会对象的谈资。
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# _; n; {* `* ?- a' p, b    （3）数据错误。在这个数字为王的年代，数据出错的性质就比较严重了。很多领导对数据很是敏感，对关键数据记得比秘书还牢。有时看一篇材料随便翻翻就会很快对某项数据提出置疑。特别是在一些汇报材料上，你把重要数据搞错了，可能让领导一年的辛苦白费了。数据出错一般有四种情况：一是疏忽大意输错了，现在都是在电脑上直接打，输入错误很正常。二是秘书抄错了，比如一张统计表上有两年数据，你原想引用2012年的数据一不留神把2011年的数据抄过来了。三是改错了，有时一些数据会相互关联，你改过了一个数据，可能一组数据需要跟着变，你却忘记调整过来。四是素材数据出错。秘书不可能自己造数字，很大程度要依靠统计，发改等有关部门提供的基础数据，这个比较难防范，虽说责任不在你，但错误却是你的材料里出现了。所以，对一些感觉不太合理的数据还是要多留个心眼，尽量再核实下。

% M  O( z) O0 o# q    （2）序号错误。大小标题序号出错问题也比较常见。有的领导要求比较严格，一个材料翻来覆去地修改，这次第五点调到第三点，下次又删除第二点，再下次又增加了一个第四点。秘书们看着满纸的圈圈点点，稍不留神就改错了。而且后面校对里，如里不是特地对大小标题进行一次校核，也很难看出来（就像老秘网今天这篇短文一样）。另外一种情况就是表格内容的排序，有时把前面的序号和项目名称调整好了，匆忙之间，却没把其后的内容作相应调整，结果整个表格的内容都混乱了。
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      先说这些，有机会再谈，欢迎大家把文稿核对失误的具体案例分享出来，一来避免自己二次犯错，二来也可让老秘网各位秘友少犯同类错误，何乐而不为呢？最后申明，本文由老秘老秘网长展轩原创，转载请务必注明出处，谢谢合作。

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