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老秘谈行政公文写作的三类常见错误
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老秘谈行政公文写作的三类常见错误
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湖南老秘
发表于 2011-10-17 07:19:08
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国务院于2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》(以下简称新《办法》),同时废止了1993年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称旧《办法》)。新《办法》已于2001年1月1日正式施行,但有的单位在行政公文处理中尚未严格执行新规定,特别是行政公文写作中出现了一些常见的错误,影响了公文的严肃性和权威性,影响了它的法定效力,从而影响了办文的质量和效率。
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一、公文眉首常见错误
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公文的眉首是指公文首页红色反线(包含)以上的各个要素,它是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。公文的眉首看起来很简单,内容也不多,但由于对新《办法》不够熟悉,在实际工作中,公文眉首的格式上仍存在一些问题,其中出现问题较多的当数"秘密等级和保密期限"、"紧急程度"、"发文字号"三处。旧《办法》的公文格式规定"秘密等级"、"紧急程度"标识于公文首页左上角的相应位置,"发文字号"中的"年份"要用方括号"[]"括入;而新《办法》的公文格式中则明确规定了"秘密等级和保密期限"、"紧急程度"要标识于公文首页右上角,"发文字号"中的"年份"必须用六角括号"〔〕"括入。例如,现在有不少的单位由于受旧《办法》的影响,而将公文的"发文字号"写成"×××[2001]1号",这是不规范的,应改为"×××〔2001〕1号"。
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二、公文主体常见错误
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公文的主体包括红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各个要素,它由"公文标题"、"主送机关"、"公文正文"、"附件"、"成文时间"和"附注"等构成。这一部分是公文的主体部分,也是写作中最容易出错、错误较多的地方,主要表现在:
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1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确,造成公文标题中的一些常见错误。公文标题由发文机关名称、发文事由和文种三个要素组成,每个要素都有其独特的作用,一般不得随意省略。
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文种是公文标题中最重要的要素,每一个文种都体现着一种严格的权限,对文种应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择,切不可混淆使用。但在实际的工作中,却出现了一些错误选择文种的现象。首先,仍按旧《办法》的规定选用文种。新《办法》撤消了"指示"文种,而增加了"意见"文种。目前,有不少单位仍在使用"指示"这一文种,而未将"意见"作为一个单独的文种使用,如"××大学关于印发《关于严格教学秩序的意见》的通知",应该改为"××大学关于严格教学秩序的意见"。其次,文种的混用现象严重。由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近,造成了文种的错选,比如,"请示"和"报告"、"请示"和"函"以及"公告"和"通告"等文种就经常被混用,有的该用"报告"的用"请示",该用"请示"的用"报告",甚至"请示报告"同时使用;有的按旧《办法》的规定将"公告"和"通告"作为同一类文种来使用,新《办法》对二者有了明确的界定;有的单位为了办事顺利,向不相隶属的有关主管部门请求批准时,故意将"函"用成"请示",如"××县办公室关于追加2000年度办公经费的请示"(给县财政局),应改为"××县办公室关于追加2000年度办公经费的函"。决不能乱起"名称",生造文种。如"××大学关于教学工作情况的汇报",将"汇报"作为公文文种来使用,极不规范,应改为"报告"。
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由于文秘人员对公文主题的把握不准确、不全面,对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当,从而造成了公文标题事由不清楚、不准确,如"××县工商局关于摆摊设点的决定",此"决定"对摆摊设点究竟是"禁止"还是"准许"、摆设地点等不明确、不具体,根据该文的内容,应改为"××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定"。
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2、由于行文规则和行文关系模糊,造成主送机关不明确。新《办法》规定"主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称、统称"、"行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告",从而使整个行文规则更加严密,更加具体。但在实际工作中,部门行文往往因行文关系的混乱而造成主送机关的不明确,影响了办文的效率。
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主送机关应当明确,否则文件发出后,究竟由谁来主办不清楚,从而造成办文的推诿。特别是上行文时,主送机关只能有一个,如××高校车辆更新问题,按上级规定应主送市教委,抄报市财政局和市机关事务管理局,行文时,主送机关应为"××市教委",而不能将主送机关定为"××市教委、市财政局、市机关事务管理局"。
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此外,由于没有使用规范化的简称、统称,也容易造成主送机关的不明确,特别是一些办理性的文件,无人办理。主送机关应根据上级机关规定的简称确定,如"××市城市建设综合开发管理办公室"上级规定简称为"市城建办",不能随意简称为"市城建综开办"或其他不规范简称。
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3、由于内容混杂或语言的歧义等原因,造成正文主题不明确。在日常的公文写作中,报告夹请示、请示夹报告的现象非常突出。报告夹请示,上级机关就可以不批复,请示就没有实际意义;请示夹报告,造成文字冗长,不简洁,影响了办文的效率。特别是在请示中,请示的问题必须明确、具体,必须一文一事,不能在一个请示中请示多个事项,能够批复和不能批复的事项混杂一起,或该具体的没具体,上级机关难以批复。比如××学校向县教委请示修建教学楼,在最后请示问题时,写成"特请示修建教学楼一幢",没有教学楼的面积及经费投入,县教委就无法批复,应写成"特请示修建教学楼一幢,面积××平方米,需建设经费××万元"。
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此外,公文的语言讲究精确,其每一个词、每一个句子必须保持意思的唯一性,以避免对方按各自的理解行事。但是,由于在公文写作中使用限定词语不准确、滥行省略、语序不当、错用标点符号等,出现了语言的歧义现象,从而造成对文件理解的混乱,形成了文件执行中的偏差,给工作带来了麻烦。如,"初级职称评定后,5年以上可以申报中级职称",对这一规定究竟包不包括5年,界定不准确。
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4、由于对公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的错误。
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公文成文的日期,新《办法》明确指出"以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准"、"电报以发出日期为准"。由于不重视这一点,很多公文成文的日期是用拟稿者拟稿的日期,或用印发日期作为成文日期,从而使公文的时效性受到了影响,甚至严重影响到文件的贯彻执行。会议集体作出的决定,其成文日期是以会议决定的日期,还是领导签发的日期为准,新《办法》仍未明确。
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5、几个特殊地方,也容易出现错误。新《办法》规定:"当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识'此页无正文'的方法解决",再如印章使用的规定、"请示"文件应当在"附注"处注明联系人的姓名和电话等等,这些地方都要求我们在实际的公文写作中要特别注意,以避免出现错误。
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三、公文版记常见错误
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公文版记由主题词、抄送机关和制文机关名称和日期组成,位于公文最后一页,版记的最后一个要素位于最后一行。在这一部分中,最容易出现错误的就是主题词了。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组,其作用是便于计算机的管理和检索。从当前的公文写作实践看,由于文秘人员对公文内容把握不准,对主题概念提炼不准、不全或提炼过多,从而造成了在公文主题词标引上存在的标引随意性较大、错标和漏标的现象。如"动员群众禁止贩卖、吸毒经验交流"这样的主题内容,如果提炼成"动员群众"、"毒品犯罪"、"经验"这样的主题概念就不简炼了,未起到主题词的作用,应根据《国务院公文主题词表》选用主题词。
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此外,在公文版记部分,新《办法》已经取消了"份数",但仍有不少的单位在公文中标识"份数"。
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