老秘谈“会议通知”怎么写，方法及注意事项

江苏老秘 · 发表于 2011-12-1 08:04:56

会议“通知”是我国党政军各级机关乃至企事业单位、群众团体经常使用的公文文种。根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，“通知”大体上可以分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知等4类。不同的“通知”适用范围不同。
其中，公务活动中常用的传达通知又可分为三类。
其一，是印发规章制度。本级机关制订的制度，需要下级机关和人员执行时以“通知”形式印发或颁发。如《国务院关于印发全面推进依法行政实施纲要的通知》（国发〔2004〕10号）等。这种通知，过去都归在转发公文里，现在归在传达通知里。
其二，是要求下级周知或办理。例如启用印章通知；调整、撤消某个机构的通知；依据形势任务不同，对下级提出的不同要求的通知等。如《国务院办公厅关于推进水价改革促进节约用水保护水资源的通知》（国办发〔2004〕36号）等。
其三，就是本文拟具体进行讨论的会议通知。
会议通知如何拟写？我们应该注意哪些事项？我想，还是从实例出发讨论更为清楚。先看例1会议《通知》。
这是以电报形式发出的一份会议通知。它属于复杂性会议通知。2002年6月15日，中共江苏省委办公厅、江苏省人民政府办公厅联合发出内部明电《关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知》（苏办〔2002〕70号）。全文如下：

【例１】

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内  部  明  电

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发往                                                 签  批  陆  军                                                          盖  章  张长胜

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等级  特急                                           部门号  传发430
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关于召开全省军队转业干部
安置工作会议的通知

各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位：
      为贯彻中发〔2002〕3号和国转联〔2002〕3号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署2002年我省军队转业干部安置工作，省委、省政府决定，于6月18日在南京召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下：
一、出席会议人员
各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科（处）长、军转办主任各1名。
省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事（干部）处长各1名。
军队出席会议人员的通知由省军转办另发。
二、会议时间、地点
会议定于6月18日在南京双门楼宾馆（南京市虎踞北路185号）召开，会期1天。各市出席会议人员于6月17日下午到双门楼宾馆报到；省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员6月18日上午8：15直接到双门楼宾馆开会。各市限带车2辆。
三、其他事项
各市、省级机关各部门、单位和部属各有关单位请于6月17日上午１1时前将出席会议人员名单报省军转办。联系人：肖福高、汪萍；联系电话：（025）3308593，3310080。
                                                                                                               中共江苏省委办公厅
                                                                                                               江苏省人民政府办公厅
                                                                                                                                 2002年6月15日

苏办〔2002〕70号
抄送：省委常委，副省长。
                  南京军区，省军区，省武警总队。
      新华日报，省广电总台。

   一、会议通知标题的拟写

会议通知标题应当包括公文标题三要素，即：发文机关名称（中共江苏省委办公厅、江苏省人民政府办公厅）、事由或主要内容（召开全省军队转业干部安置工作会议）和文种（通知）。
鉴于例1《通知》一是以明码电报形式内部发送，要在眉首部分标识“内部明电”字样，无法标识发文机关；也鉴于单一机关制发的或者两个机关联合制发的公文不署发文机关名称，只标识成文时间，例1《通知》公文原本无须落款署发文机关名称，但因是电报，无法加盖印章，只得而且必须落款（中共江苏省委办公厅、江苏省人民政府办公厅）。
由此，例1《通知》发文机关名称非常明确，，标题可以省略发文机关名称，由《中共江苏省委办公厅　江苏省人民政府办公厅关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知》简略为《关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知》，而不会产生歧义。

   二、会议通知正文的拟写

会议通知的正文部分，应当包括“通知缘由”、“通知事项”和“执行要求”三项。

　　1.通知缘由
即《通知》开头部分第一自然段，是第一个层次。
这个层次从7个方面说明了“通知缘由”，只用了91个字。即：为什么开会（为贯彻中发〔2002〕3号和国转联〔2002〕3号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署2002年我省军队转业干部安置工作），依据是什么（中发〔2002〕3号和国转联〔2002〕3号文件），会议主要内容是什么（传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署2002年我省军队转业干部安置工作），哪个机关决定开会的（省委、省政府），什么时候开会（6月18日），在什么地方开会（南京）会议名称是什么（全省军队转业干部安置工作会议）等。然后，用惯用的承启语“现将有关事项通知如下”承上启下。这就是说，会议通知与所有其它通知一样，要首先说明制发通知的理由、目的或依据，然后用 “现就有关问题通知如下”或“现就做好……有关问题通知如下”或“现将有关事项通知如下”或“特作如下通知”之类承启语，导入对各有关事项的安排和要求。

      2.通知事项
例1《通知》其余8个自然段，统归第二个层次。
“通知事项”具体说明了出席会议人员（第二三四五自然段，138字）和会议时间、地点（第六七自然段，120字）以及其它有关事项（第八九自然段，76字）。这里，例１《通知》的“通知事项”实际上与“执行要求”不是分述的，而是交织在一起说明的。
在例1《通知》正文中“通知事项”至少说了这样6条：
——出席会议人员有哪些方面、哪些人、多少人？ ① “各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科（处）长、军转办主任各1名。” ② “省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事（干部）处长各1名。”这里指明的要求出席会议的人员有哪些方面、哪些人、多少人，非常重要。就是有关的人员一定要参加，无关的人员一定不要参加；有关的人员没有必要都来参加，分管负责同志和具体操作同志与会就可以了；党政方面有关同志也不需要都来，有个代表就行了。限制各市与会的“副书记或副市长1名”，各部门与会人员也是“1名”，既是为了节约会议成本，也是为了提高会议效率，更是体现了工作作风的转变。
——可以带几辆车？“各市限带车2辆”。这与会议限制与会人数是一个道理，看似小事，不能忽略。
——本明码电报《通知》的范围包括哪些又不包括哪些？“军队出席会议人员的通知由省军转办另发。”这很重要。因为，通知是下行文。会议通知作为传达通知，只能下发给与发文机关有隶属关系的下级机关。例１《通知》的制发机关——省委办公厅和省政府办公厅是经省委、省政府授权（“省委、省政府决定”），以内部明电形式下发会议通知的，只能主送给隶属于“省委、省政府”的“各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位”，而不可以主送给“军队出席会议人员”，有关出席会议的通知只能“由省军转办另发”。
——会议时间？会场地点？ ① 在例1《通知》中，会议时间有三处点明，一处比一处具体。开头部分第一自然段是“于6月18日在……召开”，而后在第七自然段先是讲“定于6月18日在……召开”，再是讲“省级机关……出席会议人员6月18日上午8：15直接到……开会”。显见，有重复，可以略加归并。 ② 在第七自然段还说明了会议地点。先讲“在南京双门楼宾馆（南京市虎踞北路185号）召开”，又讲“直接到双门楼宾馆开会”。显然也是重复。但在宾馆之后注明其所在路段和门牌号码，是必不可少的，因为外地的同志不一定知道双门楼宾馆在南京什么地方。如此，例1《通知》第七自然段建议修改为“会议定于6月18日上午8：15在南京双门楼宾馆（南京市虎踞北路185号）召开，会期1天。省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员当天直接到会；各市出席会议人员于17日下午到双门楼宾馆报到。”
——报到地点和报到时间？因为省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员都生活工作在南京，在开会当天直接到双门楼宾馆开会自无问题。而各市出席会议人员有个住宿问题，需要提前到会。所以，例1《通知》写清报到地点和报到时间，要求他们“于17日下午到双门楼宾馆报到”，是完全必要的。
——出席会议人员名单报省军转办的时间和联系人、联系电话？因为会议是在６月１８日上午开幕，例1《通知》写清楚出席会议人员名单报省军转办的时间，即“各市、省级机关各部门、单位和部属各有关单位请于6月17日上午11时前将出席会议人员名单报省军转办”，既有利于出席会议的各有关机关和单位及时向省军转办报送出席会议人员名单；同时，起码也给会议筹划组织者和具体工作人员留下半天加一个晚上的时间来处理会议住房分配、就餐分桌、讨论分组、临时召集人和记录员指定、主席台就座名单和排序、会议议程等细致而烦琐的会议事务，还得连夜将有关资料打印装订成册，以便第二天开会之前就可以发到每个会议代表的手上，使会议进行的各项事务井然有序。例1《通知》写清楚联系机关（省军转办）和联系人、联系电话“联系人：肖福高、汪萍；联系电话：（025）3308593，3310080”也非常重要。这样，接到通知的有关不清楚的问题，直接问省军转办的联系人就可以迎刃而解了。

      3.执行要求
已如上述，例1《通知》的“执行要求”是穿插在“通知事项”之中说的。即每个单位参会人员的对象、人数、报名时限、报到时限、带车数量限制等，大致有5条。为什么要提出这些要求，上面已经说明白了，恕不赘述。

   三、会议通知成文时间及正文中有关时间的说明

根据《国家行政机关公文处理办法》第十条第十款，“成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准”。例1《通知》是明码电报会议通知，成文时间当然以电报发出日期2002年6月15日为准。假如例1《通知》是国家行政机关发出的非电报通知，则应按《国家行政机关公文格式》“8．2．5成文时间”的要求，将阿拉伯数码标注的年、月、日改“用汉字将年、月、日标全”，即改为“二〇〇二年六月十五日”。
请注意研究例1《通知》给出的这一系列时间：明码电报发出当天的日期（6月15日）、出席会议人员名单最晚报省军转办的时间（6月17日上午11时前）、各市出席会议人员报到的大致时间（6月17日下午）、省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员直接到双门楼宾馆开会的准确时间（6月18日上午8：15）以及会议召开的天数（6月18日1天）。为什么例1《通知》所定的时间要求，有的只讲到哪一天，有的刻意模糊只说到哪一天的上下午，有的进一步讲到哪一天的几点钟以前，有的则明确讲到哪一天上下午几点几分很准确？为什么对参会人员各有不同时间要求？为什么不能漏掉其中一个时间要求？这些，都是起草拟制公文的秘书必须考虑到的。
   四、关于会议通知抄送范围的说明
因为是召开全省军队转业干部安置工作会议，例1《通知》版记中特别列了省委常委、副省长，列了南京军区、省军区、省武警总队等部队单位，还列了新华日报、省广电总台等省里主要新闻单位。这是考虑了党政军要齐抓共管军队转业干部安置工作这件关系军民团结、巩固国防、安定稳定的头等大事，要让新闻单位及时了解中共中央、国务院的有关精神，了解江苏省委、省政府关于如何做好2002年全省军队转业干部安置工作的有关部署。这里需要提请注意的是，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条（十三）款规定，“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。”亦即除了“主送”之外的，悉数属于“抄送”范围，概莫能外；因此，根本没有“抄报”（对领导）、“抄发”（对部属）这一说。因此，千万不能因为制文机关省委办公厅、省政府办公厅是隶属于省委、省政府的综合部门，就将“抄送”省委常委、副省长等领导同志改写为“抄报”。
综上所述，在起草一份比较复杂的会议通知时，应该注意考虑那些虽属“细微末节”但必不可少的因素，万万不可粗心大意。这就是说，会议通知的制作，不仅仅有个文字制作问题，更其重要的是要结合实际，充分运用秘书工作的经验积累，使文字严谨，操作有序，尽量“滴水不漏”。文/龚仕文

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