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秘书工作心得:好记性不如烂笔头

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湖南老秘 发表于 2012-2-1 08:22:40 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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记录是秘书最重要的日常工作之一。无论是日常工作、召开会议、领导讲话等,每时每刻都需要秘书进行记录。因此,秘书要把做好记录作为一项基本功。7 `+ f3 d( e2 Y- l2 y0 V

- t- R+ @7 U& p: s+ Z一、记录方法与优劣
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4 \' [" P$ S; L2 H0 m2 V: H* L5 d记录的方法大概有脑记、笔记、录音三种,每种方法都有其优劣,各不相同。
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脑记——就是凭借大脑的记忆力进行记录。其优点是比较方便,除了脑子不需要做其他准备;在记住的情况下,可以随时随地用语言传递给他人,或者自己利用。但缺点是记录的信息量不全、可靠性差;而且只存在于自己的大脑中,只能用语言传递给他人,或者经文字加工后才能传递给他人;同时随着时间的推移,还会逐渐遗忘,不便永久保存。6 @* v& X: t. U! D
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笔记——就是利用纸、笔书写或电脑录入等工具进行记录。其优点是由于使用纸张等物理存储介质,便于二次查阅使用、语言文字传递和永久保存。但缺点是记录过程费时费力费心,需要掌握一定的笔记技巧,有较强的记录能力。否则会造成信息量不够,存在遗漏现象,可靠性不够理想。' ~$ b  @4 T# `& ^8 }

- R8 j# q# w: k, n+ `录音——就是采用录音设备进行语音记录。其优点是使用便捷,由于记录的是原始声音,所以信息量全、可靠性好,便于永久保存。但缺点是需要提前做好准备、设备可靠、操作无误,一旦出现失误则很难有好的办法弥补;同时录音需要借助设备才能向他人传递,需要转换成文字,后期工作费时费力、效率不高。
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; w+ b. `; H% ]4 y: x! v三种方法的优劣见下表:$ P* k5 x# I. U
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( h( Z. _/ F0 a8 ]5 ~2 a* E注:本表仅限于个人或者同一个人,具体情况因人而异。7 n! h8 U3 G  i4 x) I3 E

" O- }  [* M0 x9 X7 F二、记录方法的选择
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中国自古就有仓颉造字的传说。仓颉投身黄帝部落之初,是一名记事官,负责管理车马粮草各种事务。刚开始管理的事务少,他光凭聪明的脑子就能记住,样样管理得井井有条,从没出现过差错。黄帝非常满意。后来随着部落的强盛,管理的东西越来越多,光凭脑子再也记不完了,难免出错,黄帝就不满意了。仓颉日思夜想,先后发明了结绳记事法和刻贝记事法。黄帝看他这样能干,叫他管的事就越来越多,他又从动物的脚印受到启发,用了9999天造出了文字。可见文字的出现就是为了记事。
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仓颉使用了脑记和笔记两种记录方法,如果他活到现在,也会使用录音记录。三种记录方法各有千秋,适宜于不同情况。对于比较简单的记录内容,适宜于脑记或笔记。对于比较复杂的记录内容,最好的方法是采用速录,就是由速录员使用专用速录机,一次性记录成文字,但需要掌握这门专业技能,或聘请专业人员进行。对一般人来讲,则适宜于“笔记+录音”的方法。笔记发挥了文字记录的长处,减少了录音需要二次整理的麻烦;录音发挥了记录全面的长处,弥补了笔记记录不全的缺点,从而达到取长补短的效果。
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对每个人来说,三种记录方法是相互影响的。脑记需要超常的记忆能力,经常使用脑记的人,笔记的能力就会下降,甚至很难再形成笔记的习惯;经常使用笔记的人,脑记的能力也会下降,甚至对笔记产生依赖;经常使用录音的人,脑记、笔记的能力都会下降,对录音的依赖性也会更强。最好的记录方法,应该是“脑记+笔记+录音”,其中,笔记是不可少的记录方法,脑记和录音也是必要的辅助手段。只有当录音作为音频档案时,才能成为记录的主要方法。" t8 B( Q1 @* D; s# I

, Z, X5 F2 U; @, Y5 b; g& H三、怎样做好笔记# \# {+ U! X$ Q
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做好笔记需要集中精力、手脑并用,并形成一种习惯,但也需要掌握一定的技巧,还需要在实践中进行创新,使笔记的量变得较少,方法变得简单,还要容易识别,起码自己要看得明白。
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5 \2 f: I! |" z- i# S* X  }速记法——就是运用专门的速记方法进行记录。速记是一种专门的语言文字记录方法,也是一种特殊的技能。秘书应该掌握这种技能。但速记的记录的形式是一系列特殊的符号,需要经过艰苦的学习和训练才能掌握。另外,速记并不具有普遍认知性,不懂速记的人根本无法认知,且速记具有很强的个人特色,只有自己才能够认知,其他会速记的人也无法全部认知。速记比录音更具有局限性,只有本人才能进行二次整理。
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造字法——就是把比较长的固定词组改造为一个字,如“中国特色社会主义”可以记作“中义”,就是取词头和词尾的两个字,既可以看作两个字,也可以看作一个字;“社会主义市场经济”可以记作“礻齐”,“河南新地矿记作”可以记作“氵广”,都是取词头和词尾离的偏旁部首,造成一个新的字。5 `, u# O# B2 h- E
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代字法——就是把比较复杂的字用简单的字或符号代替。如“新疆”可以记作“新江”,即是用简单的字代替复杂的字;“西藏”可以记作“西Z”、即是用汉语拼音字母代替汉字;“三心二意”可以记作“3心2一”、“不管三七二十一”可以记作“不3721”,即是用阿拉伯数字代替汉字;如正方形用“□”代替、圆形用“○”代替、三角形用“△”代替,即是用符号代替汉字。: ~4 }  l$ X5 l( E* Y* \# i
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省略法——就是把自己脑子中记住的内容或者知道在哪儿可以查到的内容省去。如我局的职能定位是“找矿、服务、促发展”,已经记在脑子中记住了,就可以略记为“职能”;我局的发展战略是“以科学发展为主题,以改革创新为动力,以建设专业一流的地勘队伍、实力雄厚的现代企业、富裕和谐的幸福团队为主线,以实现跨越式发展为战略目标”,不一定记得住但很容易可以找到,就可以略记为“战略”。
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# m. q% g, i/ V/ D四、记录的整理& J0 V" K& I- t6 Q- V! ^

4 z2 J/ G* x7 m9 h% k4 _记录整理是秘书的重要职责。日常工作中,如果记录只为个人所用,不需要进行整理;如果需要传达、存档,则必须进行整理。所谓整理,就是整齐、有条理的意思。以领导讲话整理为例。+ ]0 T- i0 j) p2 h

0 a& O. j5 C1 y  Q7 n1 ?2 p主要内容要完整。首先要作好记录,如果有讲稿,可以对照讲稿作好标记,同时作好录音;如果没有讲稿,必须做好笔记,同时作好录音。整理时要对照讲稿、笔记和录音,把主要内容整理完整。内容完整不是把领导讲话全部内容都整理出来,有时领导讲的题外之话可以省去。
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4 O$ o6 F5 {. ^0 ?& v7 x主题层次要清楚。领导讲话一般都有鲜明的主题和清晰的层次,但讲话时可能没有经过仔细琢磨,没有明确讲出主题,也没有准确地表达每层意思的小标题。整理时就需要秘书提练主题,给出一准确的大标题,同时理清层次给出准确的小标题。领导讲话如果出现前后穿插,要把相关内容归并入相应层次。如果没有鲜明的主题和清晰的层次,大标题可以用《╳╳╳同志在╳╳╳的讲话》,也可以不给小标题,但要在段落上把层次区别清楚。
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语言文字要精练。整理领导讲话,并不是把领导的话每字每句都原封不动地整理出来。否则就谈不上“整理”二字。要按照层次去掉重复的内容,把有关内容留在合适的层次;按照逻辑关系,把有关的内容和句子理顺;按照语法规则,把有关的句子表达完整;按照书面语言,把口语化表达方式改文字表达方式。
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精彩评论8

正序浏览
何去何从 发表于 2012-2-5 22:21:15 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
xiexiew {:soso_e100:}
 
何去何从 发表于 2012-2-5 22:22:04 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
xiexie xueix {:soso_e100:}
 
869736780 发表于 2012-2-7 15:43:23 | 显示全部楼层
 
专业写文章
拜读了,辛苦了楼主,好好学习
 
福钰1125 发表于 2012-2-9 16:15:26 | 显示全部楼层
 
受用了,又学了一招。
 
ccnature 发表于 2012-2-15 11:08:05 | 显示全部楼层
 
谢谢楼主的分享。......
 
mutianhuangyuan 发表于 2012-2-15 22:28:25 | 显示全部楼层
 
很好 ,很实用。但是用笔的时候还是要多一点。
 
huge19822001 发表于 2012-4-26 13:42:36 | 显示全部楼层
 
谢谢楼主的分享。...... , o! f, \5 i" U+ V4 G
 
ewueghr88z 发表于 2012-4-30 23:04:20 | 显示全部楼层

社区小教堂天涯博客有见识的人都在此天涯社区

 
  在神户的社区里,除了有神社和寺庙,通常还会碰上小教堂和清真寺,居民漫着步,便可以到达各自的心灵驿站,非常的方便。; f/ C! \, f" k3 v  O( X
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; e. M5 }7 K% Q. J0 s7 ~  _; a[img][/img]
2 [( B0 {0 u  R7 s# J( j( I) o   教堂是举办婚礼仪式的好地方,好私服,可能是结婚的好时节吧,教堂的布置似专为婚礼而设般温馨浪漫。
5 p2 {8 n' b  V[img][/img] * w! B* ^4 H/ N+ n2 i! V# p: u
  教堂外面的泥人小摆设。  @/ Z3 T: {0 D) @1 |- a9 }  M
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9 T3 o7 o  a. s+ B2 Q  另一座带有前院的社区小教堂。
1 O+ q' G1 {3 y4 L1 d. n& S( \  H0 x[img][/img] 路过一座清真寺,寺前种植有日本松树。
: ?0 G$ w! K' x! v7 b[img][/img] & g7 V4 R3 I" u6 f
  寺塔看上去有些历史,西安违规高球场被取缔 或牵涉违规发债网易财经。
; K7 U: i/ w# H' O: t[img][/img]
5 j+ C* e! E7 T. \% d, I[img][/img]' W- [' q6 K1 \+ y- W5 b
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2 W+ B! L& V8 g$ d$ I8 x8 d  清真寺前面的街道。
9 x+ W. p) A  P$ n4 j) a[img][/img]
) W4 M0 M3 Y5 e6 ]% z  j  坐在寺前的花基上,买来一罐咖啡,如何在淘宝网上开网店,稍作休息,家具女王 精彩创业人生路。
+ X" Q8 K9 y* ~0 g' V/ d) |" Q[img][/img]/ \( r: ?  M! {2 F# Y3 S6 I0 t7 ~
  路边上的一个小神社。' Y3 X7 S6 e! R1 N: E+ P8 _
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, X- T' X/ E% J2 Y[img][/img]7 z1 h+ U6 ^5 J3 b9 K  M/ j0 ]2 v/ O+ Q
[img][/img]/ V9 }. Y! Q% y
  一所小庙门前的告示板上,有佛语般的书法,呼吁人们为灾区募捐。
! G# Z7 `* b- r: |4 y. f9 }  
  w" Z" N+ ]- ?* z& M, O, w! ` #日志日期:2012-3-14 星期三(wednesday) 阴  
. d! z, F3 r) L  X9 u 1 i: S9 j8 v+ l& [5 U: x" F- _
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  j  r2 s4 |& K1 F* G5 } 一个社区街道里的小教堂,《火爆王妃长成记(免费)》下载-epub下载-穿越架空小说-txt小说网。
 
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