秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就\"办事\"的学问作一番探讨。
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: h! `5 H' C2 f+ D, p一、如何办好领导交办事项
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) E- z$ \3 R. M: [ |(一)接受工作任务要弄清\"三要素\" 0 c1 U' f* m9 }/ e
, R8 D/ z7 D: A; m 领导交办工作任务,大体都有\"三要素\":一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量, 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把\"三要素\"搞清楚,为把事情办好创造前提条件。' R) ~% E) I: b4 d
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(二)优化办事成果\"三比较\"。
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办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是\"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小\"。9 o u2 m1 e7 r; {
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(三)把握好办事\"三形式\" 7 V/ c$ |3 m) w1 U$ t! {
3 f. A' l/ b7 X6 Q; F 办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。 t Y3 ~) o( [- ^0 h
0 L! Y& N& [0 Y8 W" X: b(四)检验办事效率\"三标准\"
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秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。 3 v7 D6 Y ]' D% o, G* _
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(五)向领导复命\"三注意\"
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工作任务全部结束,或告一段落,应向赋予任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点:1.不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。 |