这里谈的一些内容,有的列出了具体错误,有的只对容易出错的地方讲了规范性要求,凡不符合规范性要求的,都是错误。 9 U' f0 V! S. X) s4 P" y c
" E. I( D; y& a" m" m) }# b (一)认识错误 - @9 j% i5 {$ b7 |, q$ T
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仅以本人在机关所闻,就有以下几种情况(由于可以理解的原因,请允许我只用某些同志的话<基本上是原话>列出,不作阐述): 6 a/ M: J1 N7 F/ k3 }) f0 u% a
1.“只要没错,就没关系嘛。” . h& L' p/ Y5 U1 r) j0 w& s' Y
2.“错也错不到哪里去嘛。”
* ~6 [5 n6 c% _! P# h3.“他们(指办公室)要看(指核稿),就给他们看吧。” & k$ U: H2 |2 }9 _
4.“这个(指印发的大会材料中的原则性错误),人家一看就知道是没校对出来的印刷错误嘛。”
. @% g6 x' Q" r: x Q, M' V5.“这么麻烦(指办公室反复核出问题过不了关),搞得我好烦。”
, u* a4 G" h8 v, T$ A/ k6.“先送××领导(主要领导)签,是因为他是我们的分管领导嘛。”
/ \4 [4 m+ w9 K% T. ~, q7.“(现在不符合要求),我们是先送办公室改了以后再回去搞好呢。”
( }: s$ m. t+ Z, f6 @8.“差就差一点嘛,反正办公室要核稿的。”
7 v5 G- M" X7 ^+ S( q* }9.“耍笔杆子的人,就喜欢钻牛角尖。”
6 s7 d/ ^# V- I0 u( L10.“都是这样不负责,我们何苦要这么认真,没有政治错误就算了,让领导把关去吧。”(这是我们核稿者面对众多的异议和粗制滥造的文稿心烦时发的感慨、讲的气话,其实从来没有这样做过。)4 I8 n: ?1 z) X, S) m& v; h
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(二)特殊错误 5 V' h# t, _$ r9 v/ H# d2 k- \
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1.将经办公室核过的文稿(一般是改动较大的)拿掉,重新打印,送领导去签发(可能是不好意思或怕领导认为自己不认真)。这种做法既破坏了公文的原貌,又没尊重别人的劳动。从起草人拟制,到领导签发,整个办文过程的原始资料,都必须完整地保存以备核查。如果送领导签发之前改动较大,难以辨认,可以重新打印,但原稿必须附在其后。这样,既便于领导对比判断时参阅,又符合档案保存的要求,也尊重了别人的劳动。
% c' W" R2 B: S9 e7 s/ Z2.领导签发后再作改动。文件一经领导签发,就是定稿,原则上是不能改动的。除修改个别明显属于领导签发时的笔误外,如特殊情况需要改动,必须报经签发人同意。
9 _+ I2 g! P+ G3.先阅文的主要领导已签明确意见,后阅文的分管领导意见不同(为所分管的部门说话)并要求其非分管部门执行。这种事情虽然不妥,但我们不再探讨。我们倒应当注意另外一个问题,那就是给领导阅文,一定要注意做到:凡收到有需要办理事项的公文和需要签发的公文时,先送有关分管领导阅签,再送主要领导阅示,除非有关分管领导不在家。这样做,可以避免领导意见的不一致。因为主要领导最后阅文,他既可以吸收、完善前面阅文领导的意见,也可以修正甚至改变前面阅文领导的意见,他所作的批示,是结论性的意见,是本单位(系统)应当执行的意见,不存在意见不一的问题。当然,呈送知照性公文,则可以先送主要领导阅再送其他领导阅或以领导方便为原则,哪位领导在家,哪位领导方便,就先送那位领导阅。
! n- S" w2 ?5 C; B4.现在的文件(内容是工作而不是其它诸于落实政策、补发工资等),安排过去的工作。在实际工作中,我们遇到两个这样出自同一单位的文件。
0 ^7 k% l; K8 @+ ^2 n5.你谱你的曲,我唱我的歌。2002年3月1日,省计生委向各市、州计生委,机关各处室,各直属单位发出了《关于印发<湖南省计划生育委员会公文格式细则>的通知》(湘计生发〔2002〕16号),规定从2002年4月1日起执行该细则。但是一些单位、一些人根本就没看,甚至不知道丢到哪里去了。不按规定办,完全凭自己的“经验”、“理解”、“悟性”去做,什么都符合他的意志,就是不符合规范要求。 % t( v+ s5 w" d/ ]7 i* A" T
7 C9 W3 V; Y! n7 \# E/ }5 b (三)文种错误 . |2 f; W; O3 `& f. w. h% B. W8 ?1 _
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如向同级机关和不相隶属机关行文,使用的不是“函”,而是“请示”、“报告”,甚至使用“请示报告”。有的处室(单位)起草的给省计委、省财政厅、长沙市人民政府的文件,就是这样的。他们认为这些机关权力大,你要求他,不用“请示”、“报告”不恭敬,办不成事,这是不对的。我在核稿时曾经针对这种情况开过玩笑,我说照这样,“主送机关”要不要改成“××厅父亲”呢?甚至有的还不是文种使用错误的问题,而是根本上就不是文种。如《××工作要点》、《××办法》、《××规划》、《××制度》等等。处理这种不是文种的文稿的办法是加一个关于印发这个文稿的通知。 # C- |! r: ~3 x9 i+ N' s! X
+ a; z1 C9 F$ `1 ~ H (四)格式错误 1 v+ Q7 n" X! H$ t8 p
i* p7 Q ^2 U' j9 W$ D如标题标识、分层标识、附件标识、成文日期标识、页码标识、版记标识、字体、符号、排版等方面的错误。
! r$ N. w# B7 p$ w K标题:标题应在红色反线下空2行用2号小标宋体字分一行或多行居中排布;回行时要做到词意完整,排列对称,间距恰当。但经常可以看到标题排列不美观、回行断开了词意的文稿。
; ^8 w% ?4 ^2 T5 U5 U/ Q! n1 X分层:公文结构层次序数,第一层为“一、”,一般用3号黑体标识;第二层为“(一)”,一般用3号楷体标识;第三层为“1.”,一般用3号宋体标识;第四层为“(1)”,一般用3号仿宋体加粗标识。 1 [8 G0 ?* m3 J1 D. a/ T% F" U6 u; y
附件:公文的附件是正文内容的组成部分,与公文正文一样具有同等效力。附件的序号和名称前后标识应一致。一般情况下,附件应同正文一起编页码、一起装订。特殊情况附件同正文不一起编页码、不一起装订的,应在附件左上角第1行顶格标识所属公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。 % `' T* j; h! b, m- W) Z
成文日期:是指领导最后签发的日期,而不是起草文稿的日期,也不是印发文件的日期(但三者有时是一致的)。要用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”;单一机关行文,成文日期右空4字,两个单位联合行文,应将成文日期拉开,左右各空7字,三个以上单位联合行文,成文日期右空2字。提请注意的是,这个“○”,要从“符号”里去选,而且要选对。
( R8 W% h4 O$ ?3 W9 G* h \页码:用4号半角白体阿拉伯数码标识,数码左右各放一条4号一字线,单面码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页(包括印有版记的那一面)不标识页码。
" J: C8 q- w% A/ |; |9 S版记:版记应置于公文最后一面(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说,版记是公文最末尾的部分。按规定公文实行双面印刷,因此,版记是不能置于单页的(即使该页有很多的空白也不行)。公文主体之后的空白容不下版记的位置,需另起一页标识版记,此时版记要放在最后一面,即使前一面完全空白也没有关系。版记中抄送机关之间用逗号,回行时与第一个抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。不再使用“抄报”式样。
& \- U. m2 l2 \) S3 G7 N字体:公文各要素的标识,用什么字体、用几号字,都有明确的要求,凡使用不当的,都是错误。字体一般使用小标宋体或宋体(发文机关标识、文件标题、正文中第三层标题、主题词词目)、黑体(秘密等级、保密期限、紧急程度、正文中第一层标题、“主题词”)、楷体(编者按的内容、签发人的姓名、文章的作者及标识其下的日期等主标题与正文<或主送机关>之间的内容、正文中第二层标题)、仿宋体(发文字号、“签发人”、 主送机关、正文、“附件”及其内容、成文日期、附注、版记中除“主题词”及词目以外的内容)。字号一般使用2号(主标题)、3号(秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、“签发人”及其姓名、主送机关、正文、附件及其内容、成文日期、附注、版记中的内容)、4号(页码,表格中的有些字)、5号(表格中的有些字)。
+ v5 u) I# q, X( R ?2 J符号:除标点符号外,公文中容易标错的符号主要是将发文字号中的六角括号“〔 〕”,标识为“[ ]”。 ' [4 d5 e. D9 W! a* `
排版:主要要求是每面排22行,每行排28个字;版心内容左右都要对齐。有几个特殊的要求空字(格)的地方请注意:上行文中,发文字号左空一字;签发人姓名右空一字。所有公文,成文日期,单一机关行文,右空4字,两个单位联合行文,应将成文日期拉开,左右各空7字,三个以上单位联合行文,右空2字;“抄送”左空一字;抄送单位回行时右空一字;印发机关左空一字;印发日期右空一字;单页码右空一字;双页码左空一字。 # s; M2 B5 [" i$ c8 h( B- I
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(五)数字使用不规范
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