浅论环保档案现代化管理

摘要：社会信息化的迅猛发展与档案传统手工管理的矛盾日益显现，应用现代管理方法和手段，积极采用先进的管理技术与设备进行管理成为当前档案管理工作迫切需要研究解决的课题。运用电子计算机技术、实现环保档案存贮、检索、利用自动化，为查询者提供更加准确、及时、快捷、有效的服务，用现代化的手段管理好环保档案,为环保事业的发展做出贡献。

    随着人类对自身生存环境质量要求的提高，政府对环境保护工作的重视，环境保护工作已提到了重要议程。随着我国环保事业的发展，环保档案信息数量越来越充实，载体形式越来越丰富，电子挡案材料已开始成为环保档案较普遍的载体形式。与此同时,在环保工作中形成的环保档案也越来越凸现出其重要性。在以信息技术为主导的时代，随着社会信息化的不断推进，对环保档案工作产生了强大的冲击和深远的影响。只有对这些在环保活动中所产生的大量的专业性强、信息量大、载体新颖的环保档案材料进行有效管理，才能使环保档案工作跟上环保事业的发展步伐，跟上信息管理现代化的步伐，就目前而言，关键就是要加强对环保挡案的现代化管理工作。因此，档案现代化管理日益成为档案事业发展的需要。

  一、环保档案管理现代化的必要性

  现代化管理方法是环保档案现代化管理的构成要素，要实现档案管理的现代化，就必定实现管理办法的现代化。环保档案工作作为环保工作的一部分，其管理方法的现代化也是整个环保工作管理现代化的重要内容。环保档案工作随着环保事业的发展、科学技术的进步，出现了前所未有的变化。首先，环保档案工作由过去封闭半闭型、单一性向开放型、多面性转变，从一般保管查询向信息知识再生产转变；从档案信息的分散管理向网络化管理方面转变。档案的载体不再以传统的纸质为主，出现了电子文件、多媒体光盘等多种形式的载体。其次，国家的发展、社会的进步、人民生活水平的提高、各行业的发展扩大，对环保档案的需求也越来越高，不再局限于本机关的利用，还要满足于政府决策，满足于相关单位、企业的利用；不再是提供本单位的几个数据、几张图纸，而是要求系统地查阅某一事项的前因及后果关系，打破了时间、地域、部门限制，从而系统成套的利用环保档案。第三，当前的社会发展突飞猛进，政府要做出符合实际又积极的决策，就要及时、准确地向政府提供所需要的环境保护档案信息，以便政府迅速做出正确的决策，这是环保部门新时期的新任务。为了尽快适应新形势发展的需要，更好的为政府决策服务，就必然要实行环保档案工作的现代化管理，以崭新的姿态服务于新时期的环保工作。因此,实现档案现代化管理已成为环保档案管理的必然趋势。

   二、环保档案管理现代化的意义

    1、环保档案管理现代化适应时代的发展要求

   作为社会信息产业的重要组成部分，环保档案部门必须采取现代化管理技术和手段，在档案数字化、网络化、智能化方面下功夫，满足社会各界对档案工作的需求，使档案信息转化为推动社会前进的动力，服务于当今的信息时代。

    2、环保档案管理现代化有利于档案事业的发展           档案事业是国民经济、社会发展必不可少的环节，其发展要受到整个社会和各个环节的制约，并对整个社会和各个环节产生一定的影响。改革开放以来，我国的现代化建设、国民经济和社会各部门的建设等都得到了很快的发展和进步，作为与现代化建设和社会各项事业协同发展的环保档案事业，要进一步加强环保档案管理现代化建设，使得环保档案工作能更好地适应社会的发展。

    三、环保档案实现现代化管理的途径

      １、增强环保档案现代化意识。在实现环保档案管理现代化，发展环保档案事业的过程中，档案工作人员要更新依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实转变对环保档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，把档案服务方式从传 统 的 被 动 式 服 务改变为主动服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使环保档案工作适应社会发展的需要。
      ２、加强对环保档案工作人员的培养。环保档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。 信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。当前，档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用。电子计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给环保档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。计算机的产生和应用，使得机读文件在文件载体形式中所占的比重将会越来越大，虽然不会完全取代纸张，但纸质文件必然会越来越少，为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，环保档案工作人员必须学会利用现代化档案管理手段——档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个环保档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。

     四、如何实现环保档案管理现代化         

    档案管理现代化，是以自动化设备和高新技术替代传统工作方式。伴随高新技术的发展和信息时代的到来，各行各业各领域都发生着一场工作手段的革命，档案管理工作也不例外，环保档案管理现代化是科学化的又一个重要内容，数字化、网络化、自动化已是环保档案管理的大势所趋。在日常工作中主要是运用电子计算机技术、实现环保档案存贮、检索、利用自动化。运用现代通信技术，网络技术实现环保档案信息传递、交流、利用网络化。使不断增长的环保档案信息资源开发利用畅通无阻，从时间和空间上给环保档案利用者提供极大的便利。运用现代化光学技术，实现环保档案缩微化，使传统的档案资料占有大量的保管空间，保管过程要从花费大量的人力和物力中解脱出来，除此外，还应配置诸如档案污染监测、防盗报警、温湿度控制等先进的仪器设备，为环保档案技术与设备管理现代化提供必要的保管条件。
       总之，只有尽快实现环保档案管理现代化，才能迅速提高环保档案工作的效率和质量，使环保档案工作适应环保工作的需要，并与环保事业同步发展。