常用公文的定义、特点及撰拟要点(九)
) t* y! ^9 j) A% A5 m第四节 表格文件的设计与填制" T/ |7 }- {. i- G) \% i0 U0 R
) Z% n' H; [1 B 一、表格的分类
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文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件,它以线框表明字词的具体含义和组配关系,可以更加简明、直观、具体地表达信息。
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; A+ h$ b1 W+ G* Y0 y* I& x3 ` 根据不同的标准,可对表格文件进行多种划分。
( C& C8 W& O& c# S. Q2 ~4 Q) {; ?" @0 X6 R9 b- L6 z! i' s
二、表格文件的结构格式
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0 U9 V# u `8 Z5 j8 j% ?3 ` F 表格文件一般由标题(表名)、正表、说明组成。( R$ ^; V L8 d9 j0 F9 d( J4 q
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三、表格设计# E* d6 @- N/ Z1 [; S! o
; s/ e( H2 S5 U3 Y5 z, z k' r6 O 表格设计的内容包括:明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式;选择用纸,确定幅面规格;确定文件的图文区与白边区尺寸;确定文件数据构成;确定数据项目的名称;确定各项数据的位置与相互次序;确定各栏目的尺寸;选定字体字号,选定线条的型制;作出有关数据的定义或说明,形成填报说明书、术语表、计算公式等。
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表格设计规则是:实用、标准、通用、简便。. W: J( \7 F6 w4 u. `) R4 J. g4 K
2 X9 ]) z$ C# \0 v) _ 四、表格的填制方法
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填写表格文件时应注意:用语要高度精确,保证语意单一明确;字迹须工整、清晰;按规定的项目和内容填写,不得随意增减项目。 |