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) q$ ~* N, _2 O: J8 R 一.总则
) Y0 {( x7 ]) V' q5 f5 }$ } 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 " m4 X; q; t5 ?7 C: \
本办法适用于全公司各部门。 3 }2 V$ F. a6 t
二.对外接待范围 / s4 t$ e( W: ^4 `5 k2 [. C8 [
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
6 @( H% g2 x: I3 D4 B, q1 y 接待的对象分为内宾和外宾。 - v% G) a2 j, ]7 Q6 b$ M
三.对外接待部门
* g, W5 H# ]6 C 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 9 m, n' p9 Q5 A1 {. R
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
4 G3 ?6 R* e9 R: p Z: {4 C 四.对外接待原则
5 f& ]2 A x# v4 s 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
/ f, Z7 k( W6 ~0 V- | 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 x6 K) I: }6 s8 g: q0 L
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 4 C) F7 v) Q' C1 y- E
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
/ b' L$ v' j4 W: R6 `$ I: I 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
) I: m3 a; G/ N/ c, S$ s* b+ u 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
' p% l0 J' h7 |+ ?1 ?5 X 五.接待规格的确定。
) g" a5 H# h' f& u/ ?2 j6 `8 ~) J$ r 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 0 w- M0 z; y$ [
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 2 r ?1 M! n3 n( }/ l
六.接待礼仪
1 n4 E8 W3 A0 v) u6 C 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
1 e+ |: t0 A5 K7 Q 2.接待：主动起迎，问明来意。 7 o+ C& J6 I4 L; A/ M9 l0 j
3.安排交谈地点： 9 p1 ]5 j* S; i8 }5 ~) Q
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
^ b6 Y+ C& f$ q$ {) ] ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； * m. T1 u; e7 j6 j8 |+ f [
⑶切忌让客人久候而无人问津。 7 y' U# m/ P0 T6 ^1 m; J8 |
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
, z9 @. \$ f$ \8 y0 O: l 七.引见。
6 t e/ z- d* O4 h 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 / g3 b4 R. R; L$ X B( o; I: M
引见顺序；
0 I3 J& l9 O; e5 |. ^ ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
/ |2 a* b1 A' _3 H ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； : O: G# N. v% p
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 4 X7 q6 Z2 s, w
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
8 ^3 O! b" v4 n$ |& L 八.行路。 ; Y7 M* W% E' Q6 |; J& }( L3 {. J
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； . r0 A. y8 y- \0 w
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 2 h4 t! z# l* S2 N! f4 U
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 ) _$ ?/ i# m, N8 Y$ v) E( S
九.其他。 ) p/ ^$ _# V+ j: R
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； & e6 x W7 p9 E% G D
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； # V! Q- m: k: j5 _; M; G
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
" P" y4 R5 F$ R8 w& _ 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
4 z1 n9 J/ _0 `/ k ㈠接待内宾。
" x. Q! S9 L* y( n3 m 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
2 n, |& K; u w6 g4 w& W 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
9 R7 A" _, f2 B+ i7 [+ n 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 , E4 D+ k, q3 @0 L1 G ?
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
" T0 N. y: _- O {$ a) p 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 - ^6 l+ ], b& b9 y+ Y+ q: O
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 2 X6 |4 x5 f7 Q+ R* }1 ^
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
2 |7 W$ ~6 G% y. t5 |7 b- F 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 1 q( v2 P1 c O/ Z1 @, r0 ~/ k6 g
㈡接待来宾。 ' H$ [$ n( B8 N
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
5 }' U* e2 v% B9 j1 G2 j6 i 迎送。
; q9 M3 L. z6 j; z+ j 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 2 }' x$ I1 a5 w7 H
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 4 _' D3 e( Z& g0 u( Q; H E: k
会见会谈。 3 C. _/ o$ a! x6 D
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
/ F8 u' U C& Q; Z$ Z* J0 E 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
* g$ ]: J# o$ J2 Z 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
( w5 N0 o( p( ~/ l% Q8 y' @& L 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
& H# V( |/ v9 G1 u! r0 Y: ^8 N 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 I% j0 r J! H3 t; N& S
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
5 {* w% z3 C) @+ p 宴请。 * v% b; W4 ?& ]7 A6 ?
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 : }" O/ |9 X$ G* B7 I; r: H
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 . ]5 E$ N' a+ L9 K6 h
文艺晚会。 : E! t7 |- |6 P/ b! }
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 ( \, v" d/ d" p' K/ |
参观游览。
# F7 e* E0 B" o. L# C: h& N0 Y 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
# T! ~, |$ T2 T# [! t# S: H# O 接待标准
/ Q0 _3 e O w1 m6 _' a) [1 J ⑴用餐标准。
2 w; x4 ~' a" o8 | 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
% I5 X- Q& F: ]; F" M4 q1 _ 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 9 [# J6 I1 ^, `* a) K& y. P
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
0 G8 w" r! C, |$ Q. w0 e 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 5 u3 t3 o% H' w) k& [' C# i2 [
5、常客 员工标准 / A4 I/ @; s8 a9 B5 g/ v
(2)住宿安排。
$ k8 |* \& _. f: K% p2 D2 R% q) m 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 $ q6 h8 ]( `! F- s
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
" y7 D" Z" s( J. f5 t; ^# E% R 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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提升卡
置顶卡
沉默卡
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