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一.总则 8 B% M6 u) ]# [4 n( v5 R
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 & o! J @7 s" ^" V# h
本办法适用于全公司各部门。 1 ]' C6 v) @; g/ o7 G
二.对外接待范围 1 x6 E. C2 b9 ~' I4 ~9 q
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
5 R3 w! F7 l0 a' c# z# Y; I5 v 接待的对象分为内宾和外宾。 ( y1 c H# ?4 _) Q+ {3 k
三.对外接待部门
* o$ Q" n& F ~; I 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 8 G1 }2 n1 o3 Y! e, f
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 + o, b! |1 r8 g; i# u$ O" V$ S* f: t! a
四.对外接待原则 3 J4 j7 ?: c2 i; ~/ [) a/ ]
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
& Y, @$ r! T/ v P1 L 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
7 D8 [$ R9 h0 F; f 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 $ y6 m* F1 g6 u% ~4 B
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 0 ^& v, [* |3 _0 L
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
4 M* o" U+ k$ I# X# n 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 ! n2 M7 y9 Q8 B$ ~6 l8 T0 a
五.接待规格的确定。 * b5 Q1 \" y- N4 i; R+ j' y
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
7 e+ o6 F. C) C5 B 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
" R/ G3 [) ~4 [6 ^0 u5 N2 Y 六.接待礼仪 + U0 `) `5 z/ K# _% ]& v1 n
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 / L' }* o4 d: R D6 O [% b _
2.接待：主动起迎，问明来意。 , i. `1 o) T+ b( b
3.安排交谈地点： 9 w4 c& H% U: X0 a$ b8 k- w
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 6 K& E+ j, k, _9 D% \3 @5 P
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
2 S* y# o1 t) d. m& K ⑶切忌让客人久候而无人问津。
! q4 y6 |: c% Y0 ]0 R0 r ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 ! @2 M( A I+ \( E9 H6 o
七.引见。
m& l: N) v3 j e3 g 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
/ z; c; ~/ }, r5 ]/ H1 n 引见顺序；
; n3 t& y0 F% W+ A9 H/ n+ ]* E ` ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
' C- [, M7 u/ O, a/ W E$ j, v ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
# L2 { H6 x& S% B/ }9 I7 G$ n ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
# `( L- y4 m, ~7 D% W% s. W ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
8 q( x z O1 G" D 八.行路。
% T* i! C" q" E' j S 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
) o u) Z4 |/ V 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； ! m, B1 S, p2 ?& x2 `( i8 n
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
" p! j) y7 s7 u+ o% o8 P: X 九.其他。 ) e4 X# f* x1 a( r- w" K8 l8 ^
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ! ]: x+ c; d% p. D+ i
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
T9 x6 U% F& b. I 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 + o; C2 v$ i. y* r. P5 P7 C
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
) Q. ], V& V2 p: M* m% s ㈠接待内宾。 8 p K2 Z; H9 e: n
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 q0 k# x; D3 k% l/ Q* x. r
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
P: E4 |% }: Q! ?% c6 C 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
, K8 |3 y' M- d3 ~1 h 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
. G; m% |+ M. j! g0 ?9 x 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 4 w, |6 j7 q- S5 ^& _
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
# K. K) r3 k" C: T; Q3 W 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 * e" K0 `* K/ U$ ~. o4 d) @
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 " p' r) q6 B0 W. }- f+ r9 M( J
㈡接待来宾。
7 @. R( g6 a. q/ J 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： - y+ x0 o& |2 T; x0 P. R4 y
迎送。 & e/ S+ C1 S/ j# S5 m
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 4 M, O: V; z5 S* W v' f* S7 M
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
' v; J0 x) w9 m7 i" ?4 H" M 会见会谈。 ! _! u9 S9 G$ A; k# f1 X
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ) c& _" h# x1 ]
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ) K- O' }; q# S7 w6 C% t( h
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 5 o2 t" |- h! m
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 1 A: |* }$ {1 N: I: z9 g' f$ y% k- I% S5 |
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
2 I2 v) e4 f4 D# S0 V7 j1 l( q. l 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
; `; g1 `( q5 x! o G 宴请。 # n0 O; J; G6 c0 d5 w# x
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 8 b; H2 N* [& o3 f: K
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
Z" J4 |) @" x# J7 ^+ i 文艺晚会。
# y: r6 {* d' H# }; x" t9 M7 K 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
% f' R3 F6 M' F0 w9 e! m8 J# x1 i 参观游览。
9 ]5 z5 B: k, d! P" S* [9 E% ^ 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 & P( h6 \7 e) r& P! ~" o
接待标准
1 t3 T5 Q% i4 Y ⑴用餐标准。
6 c! J R4 |, D o 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 ! U: e h H9 _/ U: D" r
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
1 a3 J; M7 s+ _& R 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
; f2 p* R3 J9 x0 J0 f% o 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
. r; L* t2 }* j' U 5、常客 员工标准 2 u0 c1 T3 l5 S& g1 [/ T5 B/ X
(2)住宿安排。 6 E5 X% [4 a2 b
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
' I* Y4 e& P0 W# _, u2 e( B }+ c o 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 7 O0 }$ H0 A( Y0 r# P
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。' l8 c% q+ s# f
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