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mso-font-kerning:0pt">2012 0 R; p; g8 N d( }9 l; {" `% s
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 1 f! I2 Y. ^9 A
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u' B4 | V% f) G4 ]5 mfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容& p3 a+ Z0 {. P" ~: i( d
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . Q/ D0 P9 [1 z+ Q. ~0 j
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。2 ?* B& j8 G. _9 I; ^! ?color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 0 j' J$ X* t8 {4 J' p( J8 k
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9 g' Z9 q; v# w8 q4 Imso-font-kerning:0pt">1. 8 v' ?' o5 x3 k& s! D3 g
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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* ?7 m8 Y: y! D9 R* f. A& n O4 e0 d+ L7 o5 ^ A n& B: w9 v. pmso-font-kerning:0pt">2. o6 W0 z% S2 g+ \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。: a! J! H* N8 w$ m( ]color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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! b& `1 w) p1 {4 o ]8 a" Y4 ~4 r& `; Rmso-font-kerning:0pt">1. % Q* S: S0 ^# T5 |, T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. 2 D# n: A& |. W1 J, i9 _1 H* ?
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. & W3 d4 S V. T
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 ) Q, L" X4 C4 \9 G/ N. C
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;# p+ B/ A, ?& ?1 {) ]7 @( `, T
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。8 R/ ^4 L; [/ f, W7 qmso-font-kerning:0pt">
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0 d8 ]5 H" H2 V8 \7 u0 O/ jmso-font-kerning:0pt">1. : A8 D L3 g n* i0 [
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 0 h6 w# b1 J9 F! Z' C
8 Q# E0 t ]! V' K7 t" l9 ~" ~4 p4 Z8 m; z% V* f9 N: L+ ymso-font-kerning:0pt">2. + F& l' ^6 `( w宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 ) j9 Y* Z a3 M- E
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mso-font-kerning:0pt">3. , M; U* i& ~) H m Q4 r宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 - b% [7 }6 ?. ~; C% A9 l# \
, u( E9 h) I8 ^: ?+ J/ x2 B. Z H7 Z c6 Z0 O2 bmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。! A# ~# ]2 j: F! Q' z" ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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( x# F% x/ o7 i) r$ |4 ?! B+ t7 g' r3 I5 R9 W8 `0 Z* _
mso-font-kerning:0pt">1. 8 m, K( X1 N. d. J: @* U) @宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 % ~ U( x5 j# e: H: K& d3 C
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mso-font-kerning:0pt">2. 1 M# b' q; U& E8 D# e, _8 t; {宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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) P5 j% |0 z1 J& \mso-font-kerning:0pt">3. 9 J) ]6 R$ `9 H F0 B宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。: d6 @) Y0 j0 o+ Q' bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % |5 u3 j1 u R$ Q, q% i; A' {3 V+ S
0 h! q; g' A2 c2 a, z& \* P) X8 P j9 r) ]8 w# N3 J* K" a/ L
mso-font-kerning:0pt"> 7 I' B) z( y- A( P% v
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % |" I n/ C _/ F3 u7 J
6 l8 _- @0 M) U+ u' [6 q8 y0 O% m6 D1 hfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考4 M) L: y+ ?6 W' Z1 rcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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; {. u- w2 ?4 H8 p P1 Y: T7 R% u2 z1 k12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:5 e" x1 m, a. K% y; q! S0 E6 q) L
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
$ p6 Q9 e3 x v, Q+ O+ G( Z( o4 v: O- V2 C, G& t( k7 w* b, D9 p, s
7 [7 V" d" p' gcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:' y! L" t+ T- X1 N* [: s1 W
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ( o T9 h2 A& G6 A' O) T, v
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