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2 j8 C5 l% [( ?8 f& _0 Qmso-font-kerning:0pt">2012 + M- Z4 G. B4 r3 y2 Yfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 ' _+ X0 w* W4 a! T4 ~; a) q- \
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容 g# J2 G$ ]: y& g! Z( z
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ x# g2 r/ T7 B: L0 P
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\$ m7 |2 F4 u$ F) Hmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。8 O" m% m2 B2 [4 ~4 Q- i) y( d
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> y- M7 d, }& r* c4 q
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mso-font-kerning:0pt">1. 3 p3 f! }4 d" c+ P宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 ) J9 v* w* e2 y5 `6 c
1 R( [% X1 A: E9 z# o4 q6 K1 X4 {: ^1 ^# @$ i& ~mso-font-kerning:0pt">2. " W7 v5 E: r1 E1 z+ y) M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。6 `$ ~6 u( \% Z6 @/ J7 e
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : `) h& s! |! Z4 _- v- N) W
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mso-font-kerning:0pt">1. ! @ {3 s+ G3 A* d; X) @# B7 q) b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 6 G! n. u# O* x- x
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mso-font-kerning:0pt">2. % k" J6 m# ~+ y, G5 X* h$ c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 / a+ q9 i% O8 z0 P
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mso-font-kerning:0pt">3. 2 E/ B4 i4 ~: y7 W
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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1 }# g; s9 A+ P9 d8 @font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;3 C& y: |1 v, J/ M8 ~, N, j! I/ g
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。0 r8 `1 A& n5 _! X& vmso-font-kerning:0pt"> 3 t, W2 [# {# J- P
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! t6 H9 k; X- k9 cmso-font-kerning:0pt">1. 0 D. Y1 A5 X! F) w: l
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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mso-font-kerning:0pt">2. ! @$ W4 A0 K$ F- a, Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 * s5 _" r% b; ~. U
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/ S2 l/ Q7 U5 h3 ^5 Z: Tmso-font-kerning:0pt">3. 0 H; s$ H( S9 g2 _! k r4 @宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 $ i' o6 B4 ?4 k/ `
) I* J1 o3 H& F J- N+ S# @, V! z$ G5 O# e6 o3 b4 g
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。7 c9 s, K: \3 J% K* D
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 . p5 f1 F& P( A5 k$ G
, N2 p6 V' l5 X6 Z$ Y
) l. p$ e- r* u5 Pmso-font-kerning:0pt">2. , d% |( P; O9 ]0 L: V& `- P
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 * ~6 }' \& S* p
" x( x7 n) L2 B5 F% N- u$ a" i- @9 H
6 A* N" m& H& Q1 _. J& r w: _mso-font-kerning:0pt">3. 3 M0 n3 ?& K3 R. U* ^
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。+ d Y/ ]% E* ]7 o/ k9 Y1 A
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 q4 c" i/ H, B4 _$ G7 T* u
7 c% A) ^& Q' [6 z/ c8 T- J! _ ]4 |8 amso-font-kerning:0pt"> - q0 O5 ?3 q4 O& i$ i( ?: B7 d% W* T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ) S! Q5 n2 x z) |5 t
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& p0 \ c6 X' R1 qfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考) @. ?; D) W d: I" H5 }* W: p
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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: H- }8 B( O4 A# ?# ~0 {+ j9 V( O& U$ [6 b* C4 _- H: |- b) O
12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:" a, E! ]/ k) @. g
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:' J) P3 n5 X5 D- {# f
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 8 k& Z2 K! T1 B
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
( f- z7 K, ?/ s; [7 B# d cAR-SA">） | 
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