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标题: 公文写作中的基本常识和细节问题 [打印本页]

作者: 江苏老秘 时间: 2011-10-2 08:35
标题: 公文写作中的基本常识和细节问题
对于经常与文字打交道的文秘人员而言，掌握文章写作的一般规律，具备各种常用文体写作的基本能力，把握公文写作的具体细节，是我们必备的素质。下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识和需要注意的几个问题。
一、做好准备
“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好哪些准备呢？
一要提高个人的思想修养和学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：“志高者意必远。”写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地“言志”，做到文意深远。另一方面，“读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，假如写经济方面的材料，没有经济学理论作基础，写政党建设的材料，没有政党理论作基础，那是写不出好材料的。所以，平时我们要强化自己的思想境界修养，要增进自己多方面的文化科学知识的素养。二要掌握领导意图、语言风格。所谓“领导意图”，就是领导对撰写某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。对领导意图，了解得越具体越好，越透彻越好。当然，有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠公文写作人员平时对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就知道写些什么了。“语言风格”就是领导讲话风格和习惯。如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏。这就要求作者经常参加会议，感受气氛，通过多种途径掌握领导的语言风格。三要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去。公文写作人员，只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现中央和上级党委指示精神，才能保证中央和上级党委指示精神在当地的贯彻和落实。所以，在起草公文前，我们必须通过学习，把近期中央和上级党委指示精神领会深透，把准当前时代的脉搏。这是非常重要的。四要了解当地实际。各级党委的任务，就是要做好中央和上级党委指示精神与当地实际结合的文章。只有了解当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题和解决问题。要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是不断发展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地了解当地实际，把握新鲜事物，否则，就容易犯“照抄、照搬、照传”的毛病，就容易发生“言之无物，空话连篇”的弊端。这是公文写作的大忌。五要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料或者是在省市领导来去匆匆，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作，共同完成。经验的做法就是采取“统—分—统”的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。这种方法注意的问题有三：一是根据各自的特长，科学分工。参加的人员有的对工业比较熟悉；有的对农业比较熟悉；有的对外贸比较熟悉；有的对稳定比较熟悉等等，各有特点，要注意发挥他们特长，谁熟悉哪方面的，就写哪一部分，分工负责。二是拟稿人要按提纲去写，如有大的变动，需征得主笔同意，以免走题；对一些细节问题，可以灵活掌握。三是主笔统稿时要把好“四关”，即：“政治关”，看看是否符合中央和上级党委的指示精神，是否符合党的路线、方针、政策；“实际关”，看看是否符合当地实际情况；“结构关”，看看结构是否合理、清楚，有无重复的地方，前后风格是否一致；“文字关”，看看文字表述是否准确，言简意赅。该调整的调整，该删减的删减，该补充的补充。最后，送领导审查、定稿。
二、谋篇布局
文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，所以在确立了公文的主旨后，就要围绕主旨对整个公文结构进行谋篇布局，考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系，使其“首位开阖，繁简奇飞，各极其度。”
（一）、基本要求
一是完整连贯，首尾圆合。所谓完整是指文章的结构布局有头有尾，首尾圆合，通篇一体，连贯就是通篇一贯。要求文章的部分与部分之间，片断与片断之间，前言与后语之间，都要紧密连接，以一贯之，结构严谨、完美。二是疏密相间，错落有致。我们在安排层次和段落时，长短要适当搭配，其密度不要均等，要根据公文主题表达的需要，有详密、有疏落，使全篇布局疏密相间，错落有致。总之，要有的放矢，合理安排，才能使公文错综其势，舒缓自如，给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感。三是波澜起伏，曲折变化。“文似看山不喜平。”文章布局应该崇曲忌直。谋篇布局的波澜起伏和曲折变化，反映了客观事物的错综复杂和发展变化，同时，也能满足读者、听者的审美要求。但是，必须合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使开合、起落、曲直、伸缩等等，恰到好处。
（二）基本内容
文章的结构包括内部结构和外部结构两种。
1、内部结构。所谓文章的内部结构，就是文章思路的内在逻辑结构。在叙述性文体里，称之为“线索”；议论性、说理性文体里，称之为“脉络”。不管什么文体，只要有一贯到底的思路，一脉贯通的逻辑，它就必然有一缕贯穿的线索和脉络。思路是线索和脉络的基础；线索和脉络是思路的表现形式。文章的主题、人物、事物、中心事件、感情等都可以为线索，如《项链》以项链这一事物为线索，《红楼梦》以爱情悲剧为中心线索等，线索无形地穿梭着全文的人物、事件和景物，构成严谨的艺术整体。作为党委机关，我们平时处理的公文主要是说理性质的文体，基本遵循“提出问题——分析问题——解决问题”的脉络形态，它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性，即：分清先后顺序，有条不紊地表达思想；合乎逻辑，合乎人们的思维形式，使文章流畅贯通；思想脉络细密周严，没有缝隙，没有漏洞。
2、外部结构。所谓外部结构，就是文章的外部存在形式。
它的主要内容包括：一是层次和段落。层次是指文章各部分内容表达的次序，它着眼于思想内容的划分，段落是行文时自然形成的基本单位，它侧重于文字表达的需要。层次和段落既有区别，又有联系：层次着眼于思想内容的划分，段落侧重于文字表达的需要；一般来讲，层次大于段落，即几个段落表达一个层次，但也有时段落的划分恰好与层次一致，二者相等；层次安排方式有总分式、并列式、递进式和对比式，根据作者的思想或者线索来决定，段落划分强调的是集中、完整和匀称。二是过渡和照应。过渡和照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段。过渡在文章中起承上启下的作用，它使先后相关的两个层次和段落上下连贯，前后衔接。照应就是文章前后内容关照呼应，能使结构严密，脉络连贯。三是开头和结尾。古人语“起句当如爆竹，骤响易彻，结句当如撞钟，清音有余。”所以“虎头龙尾”是好文章的半壁江山，当然，怎样开头和结尾，应从文章的整体出发，有利于主题的表达和全文各部分的和谐。公文开头多用开篇点题式：开门见山，起句发意，直接揭示主旨，如《背影》，“我与父亲不相见已二年余了，我最不能忘记的是他的背影”；句句夺目，先声诱人，起句漂亮，触及中心，富有魅力，让人一见钟情，如杜牧《阿房宫赋》，“六王毕，四海一。蜀山兀，阿房出”；落笔入题，说明缘由，交代作者写作的缘由；开头总说，提摄全文，先揭示文章的中心，然后再分说。公文、特别是领导讲话稿的结尾方式一般有两种：醒明主旨，篇末点题；展望未来，鼓励斗志，向人们提出希望，发出号召，指明方向，鼓舞人们为实现它去努力奋斗。
（三）如何谋篇布局
要锻炼思路。谋篇布局是思路的表现形式，所以，我们写文章要提高谋篇布局的能力，根本的是要认真锻炼思路，加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。毛泽东曾说：“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突。”只有对内容经过精心思考，对文章的谋篇布局做到胸有成竹，再动笔写作，才能写出结构严谨，逻辑性、条理性强的文章。要列好提纲，或打腹稿。这是起草公文的一道重要工序。按提纲写稿子，有许多好处：可以帮你组织材料；可以使你想问题更周到；免得一面写一面想，写时吃力不讨好。列提纲，一定要在掌握领导意图和吃透“两头”的基础上进行。提纲列的越细致越好，不要光列大题目，还要列小题目，就连每个小题目里各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目里面，也要考虑清楚。比较简短的公文，可以不列提纲，但一定要打好腹稿。打腹稿，虽然不一定形成文字，但对文稿的谋篇不拘也要想明白。有了好的提纲或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就会得心应手。
三、语言锤炼
准确、简洁、鲜明、易懂是公文语言的基本要求。准确。公文代表着领导机关或领导集体的声音和意见，不准确，含糊不清，摸棱两可，执行的标准就不好把握，就不好执行。简洁。毛泽东同志说：“文字要简短，使他们顷刻之间能看完；要精警，使他们一看起一个印象。”公文必须简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就可以。鲜明。公文，不能像文学作品那样，含蓄隐晦，深藏不露，更不能含糊不清，意向不明，它要求清楚、明白，无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常确切地表述和说明，使人心领神会，一目了然。易懂。公文既要简洁又要易懂，简短而缺意，就只能使人看不懂。所以，写公文不能哗众取宠；不能用那些华丽而不易懂的辞藻；不能用那些自己生造的语言；不能有“学生腔”、“文学腔”；不讲空泛的“普通话”，多讲实实在在的“地方话”，多用群众语言。
四、需注意几个细节问题
1、公文写作的标题。标题实际上就是公文的题眼，是观点及公文逻辑结构的集中体现。按照层次大小划分，标题可以划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题等。标题的确立应根据公文的中心思想和层次要求具体确立，一篇文章的标题与标题之间应层次分明、逻辑严禁、相互照应。公文的标题既要求紧扣文意、层意、段意，不能跑题、偏题和以片盖全，又要求语言简洁精练，有些公文，比如讲话的语言必须体现领导同志的感情色彩和风格要求。在公文写作中，有时公文的内容较多，人们看起来、听起来，留下印象的内容并不多，所记下来、留下印象的大多是文章的题目和各个标题，所以公文好的标题或标题群，能引人入胜，起到事半功倍的效果。
2、公文写作的观点。好公文的关键是要有新意和创意，按部就班，对着葫芦画瓢，体现不出个人的观点是写不出好公文的。所以公文写作者平时必须通过经常学习党政理论和相关专业知识，深刻领会上级政策，经常调查研究了解当地实际，多上下结合深入思考来提高自己的“悟性”，身在外而心在内，虽不是领导，但多从领导的角度来思考问题。同时，在执笔时，注意要以工作为中心，以思路为纽带，把多个观点、观点群有机联系起来，做到主次有位、先后有序，既前后园合，又错落有致。
3、公文写作中数据、图表的应用。在公文写作中，数据的应用是一种普遍性、经常性的事情，它是事物的量化，发挥着重要作用：一方面从字面来理解，“数”“据”顾名思义就是数字方面的根据，有理有据，只要有根据，事情道理才能讲的明白，数据饱含信息起到一种说明的作用，读者从数据中就可以清楚地了解事物的发展状况，使其明了；另一方面应用数据说明事理，能使读者感到真实，数据都是通过统计得来的，具有真实性的特点。图表的应用相对的来讲，具有局限性，它只限于“看”的公文并且要求读者具有一定的专业知识，但它更具有直观、立体、动态的特点和优点，适合情况上报、署名文章、调查报告等文体。数据、图表的作用决定了其来源、取舍、应用必须坚持一定的标准，注意以下几点：一是来源的权威性，一般来讲，数据应以统计局的为主，其中税收数据以国税、地税的为主，没有统计局的，有部门的、乡镇的数据，以部门的为主。个人拿不准的，让领导定夺。二是数据应用要统一。不同材料里面，如党委、政府的材料数据要一致。同一材料不能出现前后矛盾、不一致。三是数据要科学分析。特别是在没有权威数据可以参照的情况下，必须经过科学分析才能应用，单个数据的应用加减不能超过和、差的数据。四是图表的应用一定要规范，经过专业人员验证其正确性，方可使用。。

作者: thefates 时间: 2011-10-3 16:14
说的真的不错很受用谢谢楼主的分享

作者: 清酒清发 时间: 2011-10-7 23:02
说得很好，下载回去研究。

作者: 晚枫 时间: 2011-10-18 11:35
非常感谢，向你学习。

作者: chongdong0 时间: 2011-11-15 16:11
好好学学公文写作，学习一下

作者: yxtx1235 时间: 2011-12-1 15:01
很不错的，学习
{:soso_e100:}

作者: 忠敬恭 时间: 2011-12-21 14:32
是机关干部最基本、最基础的业务技能

作者: yxw_1989 时间: 2011-12-22 14:06
文章分析的很好很精辟，受用啊

作者: 精魂☆ 时间: 2011-12-27 15:54
讲得很实在，学习后肯定会有用的、

作者: 紫梦 时间: 2011-12-27 17:39
hao

作者: yuan004023 时间: 2011-12-28 17:44
文风事关执政党的话语权和先进性

作者: 我在学 时间: 2012-1-1 22:43
基本常识倒是基本知道。但在细节上确还要加强。

作者: 10vanilla 时间: 2012-1-2 13:06
非常细比教科书上的生动很受教

作者: 冰海 时间: 2012-1-4 11:20
都得下载下来学习啊。

作者: hongsonghui 时间: 2012-2-8 23:19
行政公文常用词语释义

作者: 福钰1125 时间: 2012-2-10 16:49
说的挺透，看着挺爽，好！

作者: 柳岸樵夫 时间: 2012-2-11 10:41
说的真的不错很受用谢谢楼主的分享

作者: 7xi 时间: 2012-2-12 23:48
好，研究一下，一起学习

作者: 7xi 时间: 2012-2-12 23:48
好

作者: jingzhengqun 时间: 2012-2-13 10:42
现在自己就是空空的文字，没有数据的填充！没有朴实连贯的辞藻！学习！学习！再学习！！！！

作者: zhangqw222 时间: 2012-2-15 09:25
总结的非常好，学习学习谢谢

作者: 万幸子 时间: 2012-2-16 11:29
很好，谢谢值得借鉴

作者: ljf200807 时间: 2012-3-15 15:14
非常感谢，向你学习。

作者: sara 时间: 2012-3-23 21:14
{:soso_e178:}{:soso_e164:}

作者: 菩提树 时间: 2012-3-26 21:23
写的不错，继续读下去。

作者: xiaoweiwei81412 时间: 2012-4-5 16:50
详细详细！！！！！！！！！！！！！！！

作者: 柳岸樵夫 时间: 2012-4-6 09:40
讲得很实在，学习后肯定会有用的

作者: 石头的的 时间: 2012-4-6 15:52
学习！！！！！！！！！！！！

作者: yishuihan 时间: 2012-4-6 16:21
基本常识往往是最有用的知识！

作者: tangyun 时间: 2012-4-11 14:25
新手上路，敬请多多关照！

作者: sunny-y 时间: 2012-4-12 20:07
感谢楼主无私的奉献，细节决定成败！！分享给大家！！

作者: 二月桂花开 时间: 2012-5-3 12:43
说得很好，下载回去研究。

作者: liyu468 时间: 2012-5-10 21:49
指导思想不明确，提纲是写不好的，材料也就无从着手。我以为，指导思想就是领导同志交待的意图，这个意图一定要吃透。一般主要从三个方面来领会：(1)材料派什么用场；(2)材料给什么对象看(或向什么对象讲)；(3)材料要解决什么问题，达到什么目的。领会意图是写好材料的前提。
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必须多下点功夫，多动点脑筋。指导思想搞偏了，写出来的就是失败之作；搞错了，就是工作中的失误。
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(二)准备工作
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+ r! l8 R8 }0 `; [& S准备工作要围绕指导思想去进行。主要是：
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4 F# i% d* m7 P3 b0 t$ W$ k4 k- al、收集素材。这是最主要的准备工作。素材是写好提纲的基础，决定着提纲的好坏。实践告诉我们，收集素材的范围要广些。数量要多些，以便有选择的余地。素材主要包含两个内容：一是能说明问题的各种情况；二是能说明问题的各种数字。收集中，应在能说明问题上多动脑筋，多想办法。1 Y0 y( t" g, I1 |: k; _* S
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2、上级、本级负责同志的有关讲话。
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3、有关文件和简报。2 l" W+ U6 Y2 S4 |- u7 {( b6 M
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4、有关参考资料。
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5、报刊的有关文章。
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(三)提纲的写作
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. T3 q) o2 ^* h/ `2 L" s8 X1、提炼观点。观点要鲜明，不落俗。观点从素材中来，为此，必须将大量的素材通过粗选、细选、精选，挑出最生动、最深刻、最有说明力的部分。在依据这部分素材进行分析、比较、概括而得出观点
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' v7 j2 h- L4 F  @6 A4 O& X2、选定结构。按照所写材料的指导思想，依据提炼出的观点，进行排列，设想几种结构。再将它们进行比较，最后决定最佳结构。结构的内容是：材料一共分几部分，每部分有几大点，每大点中又有几小点。大点应能充分说明部分，小点应能充分说明每大点，安排结构的原则是能较全面、完整地说明通篇材料。要求既层次分明，又紧凑。应该明确，大点、小点都是观点。它们都是为体现指导思想服务的。一定要使人看了清晰，有说服力，不勉强，不啰嗦，这一点十分重要。
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# c5 p. K" h) A; ~# i0 ~( M4 j3、安排素材。必须将精选出的素材恰到好处地安排在有关的大、小观点中，如果把文章的观点喻为红花，那么，丰富、生动的素材就是片片绿叶。它们是相辅相成，互相辉映的。我的体会是，待到素材在提纲中安排妥当，通篇材料已在脑子中形成，只差“搬”到稿纸上去了。素材安排得当颇不易。它可以说是一台衡量笔者业务水平、工作经验，写作能力的天平。6 Z. j$ D8 ^& [; Z$ e- d+ G# _  q

7 |" L0 P; l) o5 s) D" G(四)提纲的好处
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l、保证了不误事。秘书工作者误事就是失职。写作水平较低，由于按提纲写作，没偏离领导的要求，虽然质量差些，几经修改也能通过。写作水平较高，按提纲写作，一定能写出领导同志很满意，或比较满意的材料。比较好地发挥了参谋和助手作用。) \) S8 J% W* T+ p2 p1 l

* f6 P% e% R  G* e1 C2、保证了文章的质量。提纲如骨骼，使文章未成先立，文成后立得更稳；提纲如血管，保证丰富、生动的素材四通八达，使文章有生机、活力；提纲为建筑师制作的建筑模型，可供审检、修改、防患于未然。
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3、促使材料写得快；不走或少走弯路，事半功倍。
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8 |4 F  o4 {; ^8 n4、锻炼笔者分析、提炼、综合能力，是不断提高写作水平的一个行之有效的方法。
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作者: 蚂蚁飞飞 时间: 2012-5-11 08:12
很有意义啊必须学习{:soso_e100:}

作者: tdhhy 时间: 2012-5-15 11:32
学习，要坚持不懈地努力学习。

作者: wxg0314_1 时间: 2012-6-5 17:20
难得有这么好的东西呀

作者: yanqmkb 时间: 2012-6-5 20:41
非常具体，详细，非常感谢

作者: 阳城秘书 时间: 2012-6-10 22:18
非常好，内容值得好好学习，对今后写作有知道意义

作者: 天津企业秘书 时间: 2012-6-11 14:33
大话笔杆子给机关单位写材料的同行们

作者: daxi2008 时间: 2012-7-3 08:42
说的真的不错很受用谢谢楼主的分享

作者: 独孤客 时间: 2012-7-3 22:14
很好
很全面
很实用

作者: 風筝╙╮yin 时间: 2012-8-3 13:05
细节决定成败，所以应该好好学习

作者: zyz_jsnt 时间: 2012-8-5 20:33
很受用谢谢楼主的分享{:soso_e179:}

作者: 心平气和 时间: 2012-8-9 11:06
“加班正常不加班不正常”

作者: 盐城秘书 时间: 2012-8-11 10:58
值得收藏，以备需用，谢谢

作者: zlxyjsyh 时间: 2012-8-11 18:00
公文写作中的基本常识和细节问题 [修改

作者: 内蒙老秘丁 时间: 2012-8-25 16:34
学习了，先拜读下大作再说

作者: 北国0235 时间: 2012-9-13 15:48
看了以后发现自己还有很大的进步空间

作者: 黑眼豆豆 时间: 2012-9-21 11:53
楼主辛苦了！！！！！！！！！！！！！！！！！

作者: 时间飞鸟 时间: 2012-12-26 13:23
基本常识和细节问题，看看再说~~~~~~~~~

作者: 云雾山 时间: 2013-4-8 17:05
很受用谢谢楼主的分享

作者: 帮得 时间: 2013-4-21 17:40
好文章，就像吃到好东西一样，甘之如饴啊

作者: 小小的确幸!.... 时间: 2013-10-26 23:33
对于提高写作能力有很大的帮助！

作者: pal 时间: 2014-8-20 09:20
对于提高写作能力有很大的帮助

作者: 癫狂 时间: 2014-8-25 15:03
标题实际上就是公文的题眼，是观点及公文逻辑结构的集中体现。按照层次大小划分，标题可以划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题等

作者: tikakaka 时间: 2015-2-6 15:53
写的不错，对于职场新人，尤其是从事秘书工作的，非常有帮助

作者: 静花月水 时间: 2022-1-4 21:00
不错值得学而不思则罔一下

作者: moonnight 时间: 2023-11-29 13:31
有理有据，是难得的可学习借鉴的文章。

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