标题: 如何做好秘书（摘要） [打印本页] 作者: hcb137 时间: 2012-4-7 16:24 标题: 如何做好秘书（摘要） 最重要的是要守好自己的本分，摆清自己的位置，明确自己的地位，诚实守信，对企业忠诚。 $ \- p9 |- ^+ ?& Y8 o9 C 2 S Y* H% }+ |1 E6 i 留心观察，循序渐进秘书要了解上司和上司的工作，只能循序渐进，慢慢地细心地去观察和了解上司，例如，他每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件；他在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题等。 . Q7 v4 g7 T; W2 C$ |& k 1 {8 S: e7 e- {( \7 T0 e “霸道”的人大多心地善良，为人正直，从不背后整人。 3 T" i/ Y; _6 U5 u. b! [) z5 z7 D6 `5 m2 V0 ~
“程序化”，就是按一定的步骤进行处理；而“规范化”就是按一定的规定处理。 ) Q/ o! G# |" t& z# m' q . R: C- ?6 r+ S# S( n$ c9 B9 ~9 f 领导人所需的决策环境分为“硬”环境和“软”环境。良好的“硬环境”就是指领导的办公室要做到整洁、舒适和安静，领导人在决策过程中不易受外界的影响和干扰，能保持一个平和的心态；良好的“软环境”就是指领导在决策过程中要有充分、准确和及时的信息，以保证领导人作出科学而又及时的决策。0 \( i" w! {0 Y- W; h. e
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尽量让上司多做选择题。选择题就是当你把问题汇报给上司后，还要准备提供相应的解决方案，上司只需要对你提出的方案作肯定或否定的选择，或只要在你提出的若干个备选方案中选择其中一个即可。 . N# Z& o% |/ w- t, G ?: z7 Y* t+ e [* e i
在与上司沟通时集中精力，吃透上司指示的精神，才能准确地上司的指令和意见传达给各部门。3 |: y2 a H* I3 M
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接受指示时集中注意力秘书要正确理解上司指示的意图，就要做到在接受指示时精神高度集中，最好是养成作记录的习惯。对一些重要的指示，或涉及时间和地点的指示，在上司说完之后将重点重复一遍，以确认无误。 + a! v* D" N$ @* G: \+ f1 F : u2 h5 Q4 d$ b* _ 秘书作为助手，应该随时关注自己上司的工作，以便在他需要自己帮助的时候给予帮助。6 p1 j% B+ j) w7 l. X2 m
( o- z6 J( o! t n 一个优秀的秘书应当随时关注自己上司的需要，当他发现自己的上司因承受巨大的压力而沉不住气或者大发脾气的时候，他会更加沉着和冷静；他自己不仅能平静正常地继续工作，而且还能想办法缓和气氛，让上司尽快恢复正常工作的状态。/ d b% v8 F! n4 w* H. ~. x6 r+ M8 y
" D/ F) @3 j2 w3 p% R+ ] 对于秘书来说，忠诚就是他的职业生命。 U \1 L( m$ v v. ]$ U, ~
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实事求是，如实汇报作为职业秘书必须坚持自己的职业操守，如实向领导汇报自己知道的事情，既不添油加醋，也不掐头去尾。这既是做秘书的天职，也是做人的道德底线。' I g4 z. @( x7 }! A9 i
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为人最好低调亲和一些，这也可以说是一种自我保护。为了搞好与各方面的关系，无论何时何地都要把自己当做公司的普通一员，绝对不允许自己滋生出“高人一等”的感觉。宽厚：尽可能地积累人脉资源。+ w; ~% Q8 b. K- K- k' |$ @5 \" _' z
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只有胸怀宽广的人才能成大器，而胸怀宽广的人的一个最大的特征就是有度量，会宽容。利用自己的有利条件与各方面建立长期友好的关系，为自己的职业发展尽可能多地积累人脉资源。 # m7 o$ _: T8 v 5 O) L1 h$ Y+ ^自信：我的地盘我做主。. x3 \) N J6 J/ g/ k3 Q% C
秘书要像竹子那样坚韧，不要因为被风吹弯了就永远挺不起腰；秘书要像江海那样心胸开阔，不要因为飘过几朵云彩心里就留下长久的阴影。* f+ J5 |: G1 ?$ Y$ I# B$ n ~
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机灵：在什么山上唱什么歌# \/ S; N a% C. W- N& @; O( q
机灵就是反应快，一旦发现时机不合适就马上改变战术，在合适的时间办合适的事，将原则性与灵活性融为一体。当她发现总经理心情不好时就马上改变了主意。如果马上汇报，那对总经理的心情是雪上加霜，这不仅解决不了问题，反而会使事情变得更糟，所以，她找到一个轻松的话题，先改变总经理的心情。只有在总经理心情舒畅之后才能面对问题，找到解决问题的办法。 ! C3 F" i& S- y+ _8 W) Y/ q4 D6 [8 r! _$ K0 q# h
秘书要注意养成这么一种习惯，那就是不要一见面就谈工作，而是先问候或闲聊两句，在这个过程中观察对方的气色，再顺着对方的心情确定用什么方式进行沟通。 + F( O' H2 {) y0 h' F# A; q 7 A- t/ }( Q" A S- E2 q2 F 爱本职工作秘书在工作中必须做到热情，只有热情才能有亲和力。你与人为善，助人为乐，在保持自己心身愉快的同时，让你周围的人也感到愉快，使他们愿意并喜欢与你一起工作。5 T) h. S* F# ?* M- q3 F1 s
( D" ~4 v+ R, J+ X习惯自己去找事做。 " m- g+ R ^) [' d& U
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平时就要细心观察上司的工作习惯，了解上司的喜好。保持强烈的上进心. \* J9 m9 E2 j# ]3 Q l3 S
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责任感就是自觉做好自己分内的工作。只有具备了这样一种责任感，才能算是真正的职业秘书。当你把做好分内的工作作为自己的责任之后，你就会把这种责任当做一种价值尺度，随时用它约束自己的行为，不在乎有没有外在的监督。因此，这种责任感是对自己负责的表现，是尊重自己的感情和价值观的表现。可以说，这是一种真正的老板心态，自己做自己的主人。 3 I. q+ ]% J+ ]( P$ F9 e E' X* ]2 V, U M0 \+ Z- V
应在头脑里这样多问问自己：“事情为什么会出现这种情况？”，“用这种方法处理就一定完善吗？”不仅如此，还要有一些富于创造性的幻想：“如果换一种方法处理，事情的结果又会怎么样呢？”“除了这种方法，就没有其他更好的方法处理了吗？”如果对一些偶然性事件多加留意，就能从中悟出一些规律性的东西来。 7 K G5 T( Q. n 9 ~" k& i$ v8 M, O, L 总裁的秘书，有责任为上司的决策提供及时、充足和准备的信息。. L/ k, a% ^: K/ ?$ X
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处理日常工作时，应尽可能地给它们增加“附加值”。 ; O2 o7 }2 \2 _% ]% y( h0 Y, J6 L' q$ Y" S
为了应对那些无法预料的事件发生，秘书就要做些“无用功”，将有可能出现的各种意外状况都考虑进去，不怕一万，就怕万一。如果秘书办事缜密，总能留有余地，那结果往往会出乎你自己的意料，上司和同事就会对你有另一种看法：你是一个办事稳重，可以值得信赖的秘书！5 G/ W- ?$ K7 H( ^6 W
做事缜密，不存“侥幸”秘书在工作中必须缜密周到，养成做事留有余地的习惯。对上司的一些重要活动的安排，每次都要像放电影一样在自己脑子里过了一遍，看是否还有什么疏忽遗漏的地方。优秀的秘书就跟优秀的棋手一样，在走第一步的时候，要能看到第二步，想到第三步。一些年轻的秘书总被人说成是“嘴上无毛办事不牢”，除了他们年轻缺乏经验之外，主要是批评他们对自己工作的重要性不足，总认为以前没有发生过意外，这次也不会发生意外，有严重的侥幸心理。侥幸心理是一种极其不负责的工作态度，对秘书来说是相当危险的。吃一堑，长一智当然，秘书的这种缜密不是天生的，大多数人都吃过“没想到”的苦头，所以，要养成办事缜密的习惯，重要的是学会总结经验和教训，特别是从教训中找出差距，吃一堑，长一智。耐心：自己给自己创造机会9 z6 c/ I0 w m6 j
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在公司的所有机密里，人事问题永远是秘中之秘。公司上层领导的工作变动，由于工作作风和经营风格的不同，必然会导致公司经营战略和手段的变化，从而对客户和竞争者都会造成相应的影响。如果提前透露了这些消息，就有可能影响本公司整体部署和工作安排，从而损害公司的利益。对客户和竞争对手如此，对本公司也会产生一些消极影响，因为上层人事变动必定会涉及一些相应部门的人事变动，在一些人事关系还没有理顺之前，如果将人事变动的消息提前透露出去，就有可能造成领导人之间的相互猜疑甚至冲突，让微妙的人事关系更加复杂化。所以，不管在什么组织机构里，人事秘密向来都是秘中之秘。5 t- Y2 j" `7 Y7 V0 K% a