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标题: 秘书的明天在哪里 [打印本页]

作者: 吴清博 时间: 2013-5-10 07:00
标题: 秘书的明天在哪里
一个很偶然的机会我成了培训部的一名秘书。在很多人眼里，所谓秘书就是打打字、倒倒茶、接接电话什么的，可是在培训部做了一年多，我却觉得要真正做好这份工作，当一个好的秘书并不容易。

　　由于缺乏系统的学习和实践，刚开始我的很多工作做得很不好。记得刚来培训部的第一天，部长布置我打一份表格并且要我尽快交给他。那份表格有点类似现在的员工评分表，其实非常简单。可我那时连打字都不熟，更不用说做表格。我在电脑前坐了一个下午，直到晚上下班同事都走了表格也没做出来，急得几乎要掉眼泪，最后还是部长三下五除二帮我把表格搞好。“表格事件”后第二天，当时的部长助理谢平布置我写一篇叫做《企业培训工作的组织方法》的文章。虽然在学校里学了公文写作，但还没有实践的机会，拿着谢助理给的几句话的提纲，憋了整整两天，总算才憋出一篇两千字的文章，质量可想而知。还有后来的办公设备故障的简单维修、必要的礼仪、文档管理、人际关系的运作等等，不断给我很多的震动和教训，我第一次体会出做一名秘书专门的知识和技能很重要，学习的紧迫感和动力也油然而生。

作为一名部门秘书，我最怕的是写出来的文章领导不满意。部门文件，肩负着对外宣传、对内传达的重要作用，不仅在行文上受到格式的限制，还要受到领导认可。记得有一次我给部里起草一份合同，没有按正式的格式写，也没有认真检查就交了上去。下午，当时的部长把我叫了过去，我看见那份合同上满纸都是部长改过的字迹，连标点符号也没放过，还有一个错别字被醒目地标了出来。那天部长说了很多话，记得最清楚的一句是他说：“一个年轻人做事要认真，做出来的事情还要有专业水准”。我低着头，红着脸，简直无地自容。那次错误，使我刻骨铭心，在以后的工作中时时提醒自己：认真一些。

秘书工作比较繁杂琐碎，所以要把事情做得有条不紊和有效率也成了努力目标。现在我准备了一个办公记录，几乎每天都要记下领导和自己正在做的事情，看哪那些事情正在办，哪些事情办得差不多了，一时未完成，记得去催促，一年下来还可以看看这一年共做了哪些工作；在工作中我觉得记住电话号码也很重要，特别是经常来往的领导或有关部室的电话号码，因为领导很忙，可能会忘记这些号码，当他需要的时候如果马上回答出来，他就可以不用翻电话簿，节省了好多时间；平时还要注意收集统计一些有用的信息，比如过一段时间就统计一下我们部门有多少人参加了培训，从外面聘请了多少专家讲课，让领导从数字上有一个精确的概念；我也花了很多时间将部里大量凌乱的文档整理出来，改变了以往追求方便而用手写标签目录的方法，用统一格式打印标签目录，标记不同档案，使档案清晰美观更方便了领导和同事查询。

　　在公文的写作上，我也体会出要写出质量好的文件，不但要多读重要的经典文件，还要多读领导讲话，多揣摩领导的意思。了解他们思想的“关注点”，这样写作时才能站在他们的角度，对事物的方方面面进行分析，才能达到稿件中要求的对事物的预见性、针对性和操作性。现在送部长审定的稿子上还是时常有被修补、添改的地方，这使我知道自己的肤浅，也愈知一个秘书的成长并非一蹴而就的事情，而是一个外因和内因不断磨合，充分调动主观能动性的循序渐进的过程。

　　现在，在领导和同事的帮助下，我在不断地成长，而且，我开始慢慢喜欢上自己的工作。记得以前看过一篇文章说在学校里我们讲的是“你学了什么”，走入社会讲的则是“你能做什么”。而我觉得一个人从学到做的过程中更重要的是心态，对于工作有一种服务意识，无论大事小事都能尽心尽力，还要在工作中不断地思考、不断地总结，不断地创新，终有一天你会发现你比以前做得更好。

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