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标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]
作者: 办公室业务    时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

3 b4 F" F, r: Q! {; N+ {: i5 [ mso-font-kerning:0pt">2012 # k3 x8 x& z0 ]2 [8 p$ r3 d; N$ F" A. a font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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* q4 t1 E! \0 n+ E# z9 t font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容1 M! z [* E6 d# E3 W7 |* [color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

( D; U7 `/ W1 R , X$ O, G1 A, B& e* l. J

; H: x- M% m& |. Y9 x mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。1 ~5 X5 y( ]- n. K color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

# P( m2 W' u: a7 \8 ]0 g8 P9 \5 p( H0 t3 E

$ Y; ~* z2 m; T8 K# e/ t0 A( Rmso-font-kerning:0pt">1. + r7 t6 d9 h- S8 w' Y 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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, G/ E, C4 {* E$ [0 a/ q& xmso-font-kerning:0pt">2. ; ^; f- \' `) B& h e 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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$ e {! q) x4 v9 V+ Z mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。! ~4 q9 ]9 X/ F/ V color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

9 p( g" d% D, O4 z! _- l# Y7 m' A$ S0 i

) |9 G: A# i1 |& A; Y6 J& p0 t* W- hmso-font-kerning:0pt">1. 6 I" x; @0 H+ W- q 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

m. v4 o2 }( v3 V4 C- M1 s Z5 ?5 l8 a. k8 d1 z+ \5 ^/ O0 S& }

! s4 b) `# Y# e6 c+ Rmso-font-kerning:0pt">2. / h3 v& m3 u- U! q2 b+ X; b 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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~" t! l- ~* \0 q0 K: g mso-font-kerning:0pt">3. 3 q! h" H) ~" ^1 W' P0 U 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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! \$ n' ^+ K- N' C/ b# U$ c font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; 1 l, ^, u3 D: ~color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。1 |" a5 V1 y+ D( @9 i8 ? mso-font-kerning:0pt">

, N0 n" j0 O, `+ z$ \6 o2 U0 ^$ c, P

, b* w+ f+ ]; I. Z8 W" rmso-font-kerning:0pt">1. ; Z" @ o; j: M' L 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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) {$ C% R/ ^. q* `9 U* S" E4 V1 Dmso-font-kerning:0pt">2. 4 F) c# {, c z3 v, G宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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- [8 D* ~/ C8 e8 M. G$ R1 { mso-font-kerning:0pt">3. 7 b% z" \" ?+ Q9 i. ]1 d* p 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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: S+ F$ M4 {) F$ D9 _4 Amso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。- X( y* L/ m: p3 [+ o color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

3 H `5 ` \( r6 }8 u9 o. }, L 0 g+ X2 H5 e0 T! t+ p. `7 ?) c3 B

2 J) y4 R- I6 S& ?* n& \2 C mso-font-kerning:0pt">1. # i7 I9 ~ G# b! b' D0 }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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7 D2 b: F% Y% e' T; X1 n4 }8 u mso-font-kerning:0pt">2. 0 h/ _; m( o+ u, E/ }- |8 c0 ~' l 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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7 }8 @( |. W% O7 Z. k) ] mso-font-kerning:0pt">3. , |4 E5 b, l& V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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% S; z2 @$ ?: {; V: W& R4 Gmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。9 j# b4 k. a1 W P color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

* t1 L; c, [8 O( v3 Y% e o' j. I, f. ?

- [7 E7 b6 z! I& M8 wmso-font-kerning:0pt">

# G4 H" S; Y: x7 r( }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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1 c2 U: B2 R/ X& I$ }7 E: k& c font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考1 q, R6 \3 {2 [' }# o) U( G2 O1 r color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

) S' H' M7 H; y- z) \7 n, |1 F5 o 0 @- s& D" Z1 W" s1 t+ s0 ^

" ?2 B$ h% \# c9 f6 D12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: 5 k7 @! s5 s, c0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

7 U' D: ^$ g [; @& p ' T2 X$ P5 ?& B* o5 [% E0 K# J: g7 T! G( g+ t& G7 X* Z0 Scolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:0 \: _. m) x. Z- u AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 - r' }9 H* f6 q" O5 g0 Dcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:4 i# i% q. n: E! ~' Y/ Y, g AR-SA">）

作者: tshli    时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。* C: B' y2 v; y0 [' i5 s  l
作者: yqczqcz    时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用



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