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标题: 晒图征文05号：文件夹“排排坐”的小贴士 [打印本页]

作者: 成长中的小怪兽 时间: 2015-8-6 10:19
标题: 晒图征文05号：文件夹“排排坐”的小贴士

引：本不是一个爱归纳整理的人，奈何掉入办公室这个杂事小事千头万绪的大坑中，加之碰上一个仙风道骨、不拘小节的主任，只好走上了归纳整理升级打怪的漫漫长路。

在群里看到老猫发消息开展第九次征文活动，题目也是很实用的整理归纳交流，心里就跃跃欲试了。

说实在话，文件的归纳整理方式真的是一个很私人的习惯，每个人习惯、喜好不同，文件的整理归纳方式自然各有差异，你用的顺风顺水的方式，换做我来用，可能就是一个简单的文档都很难找到，真心应了那句网络流行语，“你之蜜糖，吾之砒霜”。

所以，参加这次征文，也只是想把自己在电子文档整理中自己觉得用的顺手的一些小方法分享出来，希望能通过学习交流向论坛各位偷师取经；如果也能给大家一些小启发，也是很开心的。

=============我是单纯的分割线===========

内心os：作为一个理科生，写出文采飞扬的“攻略”，真的好难···还是“简单粗暴”的图文配比较适合我。

前方预警：多图杀猫~~

小贴士1：工作和学习分开来

就像多年前商务人士很流行的“双卡双待”一样，个人喜欢将工作处理的电子文档和归口到学习类的文件资料分到不同盘中，全力以赴搞工作，静下心来做学问。工作的盘全部对公，没有个人喜好，都是要完成的，用领导的话说，是要“结硬账”的；学习的盘完全就是个人喜好了，有对工作有帮助的学习资料，也有不少自己兴趣点所在的资料收集。当然，我个人是不在办公电脑上存私人照片等完全私人信息的，毕竟这是办公电脑，平常也会有同事偶尔借用。

另：很重要的一点，注意做好工作电子文档的保密工作，不是危言耸听，保密工作人人有责。涉密的还是不要放在连入互联网的电脑中了，以免泄密危险的发生。目前我们办公室的配置就是一人两台台式，一台联网日常办公使用；一台保密不联网，存储往年资料用。

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小贴士2：按内容进行一级分类，按时间进行二级分类

办公室里的各类工作千头万绪，有的是年年必做的项目，有的则是临时性的文件下达需要完成的内容，因此，我更倾向于按照内容进行一级分类，而不是时间年限。因为问到某项工作时，更多的人首先问的、想的是内容，而不是我哪年哪年做过这个事情，特别是有一些年头的事情了。而如果进行全盘搜索，在电子文档很多时，短时间搜到需要的那个内容也不是很简单的事情。

另，对于很多一年期（含以下）可以完成的工作，一般都会放在“专题”中。

这是我的一级分类：

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这是我的二级分类举例：

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另：对于三级分类，一般文件夹内内容较少或内容不再轻易更改时，就“简单粗暴”的摆放在那里就ok了。但对于“专题”中的内容，文件夹众多，通常使用频繁，有的文件夹甚至年头用到年尾，内容不断更新中，为了怕由于修改时间变动文件夹变动位置，或者文件夹名称变更后文件夹变动位置不方便查找，我通常会按“1、2、3……”的顺序进行编号，这样默认按名称排列就始终在原来的位置。（PS：其实就是有点强迫症）

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小贴士3：巧用彩色文件夹

如何在众多的文件中一眼就“相中”想找的文件，除了猫头鹰一样的视力外，有个鲜艳的色彩也是事半功倍的好方法。

所以，对于很多常用、重要的文件夹，通常我会用软件更改文件夹的外观和颜色，这样比较醒目。

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PS：不知道论坛中是否允许上传软件，所以先不传了，如有需要，留言给我来上传。Xp和win7我用的软件不同，哎，主要是win7对某些小众软件的兼容性啊，不忍吐槽了。

当然啦，如果各位有用的更好的，也不忘记分享给我啊。

小贴士4：信息材料分门别类

我心中的信息材料，不是给上级的汇报、总结，或者完成某个专题任务的材料，而是对外的宣传小报道、调研、简报。

对于小信息，百十来个字，一般就只留定稿，按时间标注命名好。这样的好处是，有的时候写总结，某处要详写，可以在信息中找到具体内容。如果信息中还不明确，可以通过信息写的时间，去每月、每周各科室及二级单位上报的总结中查找原始资料，极大的方便了写作。

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对于综合材料，一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料，都要经过办公室把关修改以保证质量。我一般都会将定稿留底一份，这样一方面提高了局整体材料质量，另一方面，方便办公室整体了解全局业务工作动态，对办公室的业务提高也是一个很好的学习机会。

小贴士5：重大材料保存修改稿，方便事后总结提高

写在最后，看了几篇论坛的征文，觉得真心收获颇丰。我也小小的献丑分享了，希望能激发大家一些好的灵感和想法。

作者: 老猫 时间: 2015-8-6 11:18
啥情况，还有彩色文件夹？这个功能真没用过，XP可以吗？抓紧试试。

作者: 新源党秘 时间: 2015-8-6 11:39
哈哈，一看作者就是知乎上的小怪兽！学习了，尤其是把文件夹弄成彩色的那条，怎么整下来好好请教下哈

作者: 清水拂心 时间: 2015-8-8 10:24
成长兄弟整理很用心，学习

作者: marymei 时间: 2015-8-8 15:18
作者的文字风格活泼有趣，彩色文件以前没有尝试过，不知版主可否详述，受教了！

作者: 红苹果米粒 时间: 2015-8-8 16:41
5号征文是目前看到最好的一篇，有血有肉，也有文采，重点推荐。

作者: 小胡哥 时间: 2015-8-8 17:58
额，貌似确实是要借鉴档案的管理方法，分门别类，方便查找利用，也是存档。

作者: abnerqie 时间: 2015-8-8 21:30
真是长知识了啊，第一次见彩色的文件夹啊。感谢楼主无私分享！

作者: 轩妤恋 时间: 2015-8-8 23:20
学习中，正在整理自己的文件

作者: bwj1990 时间: 2015-8-9 21:14
沙场练兵，养兵千日，用兵一时

作者: 成长中的小怪兽 时间: 2015-8-10 10:07
看来大家都对彩色文件夹比较感兴趣，那我就把彩色文件夹共享出来，如果不合版规，请猫总和客服手下留情啊~~
XP：http://icolorfolder.sourceforge.net/?page_id=33
因为软件过大，只好发链接了。真心xp的软件多啊，兼容性好啊。
WIN7:32位的用：http://www.holersoft.com/windows7-colorfolder.htm 直接下免费版本就好。说是兼容64位，但我的win7旗舰版用不了，所以跟我有同样问题的就用下面这个尝试下。
64位的用：http://www.ttrar.com/html/Folder-Marker-Home.html 我也用的免费版，对我来收够用啦~

作者: 木wen杉 时间: 2015-8-10 10:11
很有新意，很好玩的文档整理方法~

作者: 风一样自由 时间: 2015-8-10 14:51
对于综合材料，一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料，都要经过办公室把关修改以保证质量。我一般都会将定稿留底一份，这样一方面提高了局整体材料质量，另一方面，方便办公室整体了解全局业务工作动态，对办公室的业务提高也是一个很好的学习机会。

作者: 邮储王硕 时间: 2015-8-10 14:53
学习中，自己的文件夹需要好好整理一下。

作者: 羚羊 时间: 2015-8-10 15:01
值得学习借鉴，彩色文件夹比较新颖{:soso_e100:}

作者: YS_小帅 时间: 2015-8-10 18:08
小贴士个个精妙，受教了。{:soso_e179:}

作者: yqczqcz 时间: 2015-8-11 07:10
认真学习，对我帮助很大。

作者: yqczqcz 时间: 2015-8-11 07:11
认真学习，对我帮助很大。

作者: 小太阳 时间: 2015-8-11 10:34
#在这里快速回复# 对于综合材料，一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料，都要经过办公室把关修改以保证质量

作者: 小老虎星 时间: 2015-8-12 15:34
学习中，正在整理材料

作者: 胡晓华 时间: 2015-8-12 18:46
你的比较全面，很好。

作者: ↑涤生 时间: 2015-8-12 19:45
这个很重要。类似的技巧很多，对提高工作效率很好用。

作者: 山水性情 时间: 2015-8-15 09:37
很欣赏这一点：即保留文档的修改稿；以资日后总结和提高！！

作者: 当茶遇到咖啡 时间: 2015-8-15 11:14
虽然平时个人也建立比较详细的文件夹及分类，但实际运用时仍觉得乱乱的，谢谢分享，挺有借鉴意义。

作者: 党政办新人 时间: 2015-8-15 15:17
对于综合材料，一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料，都要经过办公室把关修改以保证质量。我一般都会将定稿留底一份，这样一方面提高了局整体材料质量，另一方面，方便办公室整体了解全局业务工作动态，对办公室的业务提高也是一个很好的学习机会。

作者: 墨剑 时间: 2015-8-15 16:21
对于综合材料，一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。

作者: 指尖阳光 时间: 2015-8-15 22:58
很实用，有些地方和我有相似的

作者: horizon 时间: 2015-8-18 16:48
哈哈，有色彩的文件夹不错。

作者: 小猫 时间: 2015-8-20 10:06
比较中体现差距，感谢楼主分享，虽然工作内容差不多，但我做的差十万八千里。像楼主学习。也希望老秘网多多举办这种实用性的交流

作者: swimng2000 时间: 2015-9-1 10:53
不错，值得学习借鉴。

作者: KCSN 时间: 2015-9-2 19:05
感谢你的分享，感谢老秘网

作者: 仙人掌 时间: 2015-9-5 22:18
文件分类，还是需要根据个人喜好和实际情况的。

作者: 兄弟们挺住 时间: 2015-9-6 22:34
这篇这写得真心好。实用，可借鉴。感谢了。

作者: 令狐少侠 时间: 2015-9-9 17:42
嗯，很不错的工作经验，值得学习借鉴···

作者: 小乔流水 时间: 2015-9-14 17:26
对于综合材料，一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料，都要经过办公室把关修改以保证质量。我一般都会将定稿留底一份，这样一方面提高了局整体材料质量，另一方面，方便办公室整体了解全局业务工作动态，对办公室的业务提高也是一个很好的学习机会。

作者: 小城旧事 时间: 2015-9-30 11:57
收藏了学习下了哦哦

作者: michellegao52 时间: 2015-12-8 16:06
语言有特色整理有套路！学习啦！准备着手处理一下我桌面的小怪兽哈哈

作者: 陌影凡心 时间: 2015-12-30 16:35
写的比较详细，方法也比较使用，不过个人感觉文件夹层级多了以后容易遗忘

作者: 龟谷子 时间: 2016-1-8 22:10
好

作者: 毛毛虫 时间: 2016-7-28 10:33
彩色文件夹是怎么整出来的？求指导

作者: 王小睿睿 时间: 2016-8-2 15:10
学习中，正在整理自己的文件

作者: 儿鱼中水 时间: 2016-8-2 15:44
win7改文件夹颜色的软件叫什么呢？？

作者: 坚持行动 时间: 2016-8-2 16:08
小贴士5：重大材料保存修改稿，方便事后总结提高

作者: 相山秘书 时间: 2016-8-2 17:55
彩色文件夹很醒目，认真学习楼主的整理思路。

作者: 江畔 时间: 2016-8-2 20:30
文件收集整理非常重要，学习学习。

作者: 蜀山陋 时间: 2016-8-3 15:15
写得很好，资料分类很重要呀

作者: 文字泥瓦匠 时间: 2016-8-9 16:24
看了几篇征文，感觉这篇最对我的思路。感谢了。

作者: 西窗雨 时间: 2016-8-9 21:44
方法简单，思路清晰，技巧实用，感谢分享

作者: 荞爷小公举 时间: 2016-8-10 11:18
彩色文件夹好高级的样子，赶紧试试看去

作者: 天津企业秘书 时间: 2016-9-20 16:47
我千里寻求自己也探索过但是始终没有达到我想要的那种效果看到作者一半我觉得是同道中人不知下文会不会给我个惊喜

作者: 我是小贝不背 时间: 2016-10-27 11:32
分析很细致，很有借鉴意义，谢谢分享

作者: 碧海云天 时间: 2017-1-13 10:39
彩色文件夹，头一次听说，也是值得借鉴的好方法

作者: shijianlei 时间: 2017-1-13 11:35
重大材料保存修改稿，方便事后总结提高

作者: 小超 时间: 2017-1-13 20:11
谢谢楼主的热情分享，谢谢楼主的热情分享

作者: 基层小微 时间: 2017-1-13 23:00
对于综合材料，一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料，都要经过办公室把关修改以保证质量。我一般都会将定稿留底一份，这样一方面提高了局整体材料质量，另一方面，方便办公室整体了解全局业务工作动态，对办公室的业务提高也是一个很好的学习机会。

作者: mnah 时间: 2017-1-31 19:08
彩色的文件夹想的好细致
由此可以开出文件整理工作过得多好

作者: 289314980 时间: 2017-1-31 19:47
cxvxcdfgdfgdfsgdfsgdfsg

作者: 老炮儿 时间: 2017-1-31 20:46
很受启发资料库管理确实是门大学问

作者: 1561025518 时间: 2017-2-6 22:56
看了几篇觉得真心收获颇丰

作者: LWJ147789 时间: 2017-2-7 08:55
分类归档在日常工作中很重要，但平时由于工作繁忙没能很好归档，学了楼主的文章，收益很大。

作者: 呆萌豆 时间: 2017-7-17 16:27
各有妙招，非常值得学习！

作者: 愤青不愤 时间: 2017-7-19 18:00
学习了，值得借鉴，谢谢分享。

作者: 孤灯下 时间: 2017-7-19 21:28
对于综合材料，一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料，都要经过办公室把关修改以保证质量。我一般都会将定稿留底一份，这样一方面提高了局整体材料质量，另一方面，方便办公室整体了解全局业务工作动态，对办公室的业务提高也是一个很好的学习机会。

作者: 纳兰霖枫 时间: 2017-7-20 08:11
不错，学习了，明白了分类的作用和意义。

作者: 東方澤 时间: 2017-7-20 11:05
整理文件夹如同打造一个人的形象，看似简单的小事，也能看出一个人的思维逻辑状态。学习并赞。

作者: 倔强的阳光橙子 时间: 2017-7-20 11:32
办公电脑和私人电脑存储的东西较多，分类、归纳、整理一直是一个头疼的事情，整理一遍又一遍，觉得这应该是一门学科了，楼主的材料很好，学习了。

作者: 兄弟们挺住 时间: 2017-7-20 13:50
这个真的是太需要了。办公室事务太杂，内容太多，如何科学设置好工作文件夹，是个学问。

作者: 言00 时间: 2017-7-20 15:14
我也有一套文件夹分层归类的办法，在日常工作中十分容易找到自己想要的文件。整理文件夹是小事情，大学问。

作者: 晚来风 时间: 2017-7-21 11:50
写在最后，看了几篇论坛的征文，觉得真心收获颇丰。我也小小的献丑分享了，希望能激发大家一些好的灵感和想法。

作者: 18248288080 时间: 2018-3-28 15:29
好。这样的好处是，有的时候写总结，某处要详写，可以在信息中找到具体内容。如果信息中还不明确，可以通过信息写的时间，去每月、每周各科室及二级单位上报的总结中查找原始资料，极大的方便了写作。

作者: 一品竹 时间: 2018-5-8 09:28
学学分类方法，利于提高工作效率！

作者: 爱学习的阳阳妈 时间: 2018-5-8 14:40
一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料，都要经过办公室把关修改以保证质量。我一般都会将定稿留底一份，这样一方面提高了局整体材料质量，另一方面，方便办公室整体了解全局业务工作动态，对办公室的业务提高也是一个很好的学习机会。

作者: datou1228 时间: 2018-5-8 16:12
实践总结，非常受用，谢谢了。

作者: 好学习才进步 时间: 2018-10-15 16:48
非常好，值得学习！！！

作者: zhlp 时间: 2019-1-18 14:00
确是工作思维的一种体现

作者: 董小姐 时间: 2019-2-11 16:09
总经理办公室文件整理有大学问，来向前辈请教经验

作者: 终了了 时间: 2019-2-12 11:53
作者的文字风格活泼有趣，彩色文件以前没有尝试过，不知版主可否详述，受教了！

作者: 糖醋鱼要蹦高 时间: 2019-2-12 15:45
竟然还有彩色的文件夹！

作者: 17630311856 时间: 2019-8-20 21:11
总结材料，分类存档，便于查找

作者: 六人听 时间: 2019-8-21 09:28
整理小白已经下好彩色文件夹，小贴士非常实用，学起来。

作者: 东风吹 时间: 2020-1-16 21:37
对于综合材料，一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料，都要经过办公室把关修改以保证质量。我一般都会将定稿留底一份，这样一方面提高了局整体材料质量，另一方面，方便办公室整体了

作者: 金钢宝贝 时间: 2020-1-17 09:08
如此归类于人于己都大有裨益，必须向楼主学习

作者: 我非你杯茶 时间: 2022-1-18 17:37
学习学习学习，努力提高自己的工作效率

作者: 梦的飞船 时间: 2022-2-7 13:17
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作者: jingzmjiang 时间: 2022-10-16 16:23
小贴士5：重大材料保存修改稿，方便事后总结提高

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