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标题: 晒图征文14号:我是这样设置文件名称及文件夹 [打印本页]

作者: 轩妤恋    时间: 2015-8-30 00:55
标题: 晒图征文14号:我是这样设置文件名称及文件夹
      我在一家城投公司综合管理部工作,接触融资、担保、工程等文件材料比较多。领导经常在我耳边说的一句话就是其他部门有的材料,综合部也必须要存一份。故分类保管好文件材料成了我每天必须花费相当精力去做好的事。在这里我想说一下管理文件夹的认识和做法,抛砖引玉,不对的地方,请大家批评指正。

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       为了以后方便查找所需的材料,需要对文件夹目录进行合理的设置,使每一级的文件夹既能覆盖工作的内容,又能符合自己习惯的逻辑想法,而且设置的层级还不能太多。具体说来就是领导想找一个材料,自己应该马上想到在哪个文件夹—子文件夹,而且还是路径还不能太远了,点太多的文件夹,可能自己都心烦。万一实在想不起来,还可以通过everything等搜索能快速找到。
我是采取以下的做法:

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     一、文件的命名
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     1、在对文件进行命名的时候,采取“日期+文件名称”的做法。必要的时候,在名称后面加上报送对像。如“20150828严以律已,做政治上的明白人(X主任)”。
     2、另外遇到在写文的时候,改稿的时候给文件取名的时候,领导是取”XXX(初稿)、XXX(审定稿),我比较常用XXX(一稿), XXX(二稿)这种方式。
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     二、文件夹的分类

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      文件夹的纵向设置,可以按年度—工作—子工作这样的分层,但这是理想,有很多工作如果细分的话,可以分5—6层目录,但是我们在设置尽量只设3层比较好,主要是比较好找,没有太远的路径。比如说我所负责的工作既有综合管理,也有资产管理,也有融资工作。当然你可以分3个文件夹,但是也可以把子文件夹提升放在一级目录,比如说资产管理文件夹分为土地、标准厂房、综合楼房产、办公设备子文件夹。如果嫌麻烦,不想点太多的双击,可以把上述子文件夹放到与综合管理同列的目录里。- E6 A, a- c3 W5 U6 [

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     2、对于很重要的文件,领导一般会要求扫描,将扫描件做成PDF格式保存起来。这样做的好处就是领导要材料的时候,可以你直接打印,能省不少复印的时间,当然这需花费一些扫描时间,但是总的来说,是可以节省一些时间。
      以上是我的一些文件保存的具体做法,觉得主要是需要用心及坚持每天整理、分类保存,这样才可以做到理想的效果。
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作者: 老猫    时间: 2015-8-30 11:42
基础工作做得很细致。图片略小,看不太清楚,感谢参与征文活动。
作者: 轩妤恋    时间: 2015-8-31 20:07
老猫 发表于 2015-8-30 11:42
# |/ P: l" H5 m( I" s8 X% j  p基础工作做得很细致。图片略小,看不太清楚,感谢参与征文活动。

+ v7 V* K" W" m  P6 H  F  R谢谢,一直在边小心工作边努力整理。
作者: 如影随形    时间: 2015-9-1 08:57
分门别类,逐步细化,最好是建立结构图,文件找起来就一目了然了
作者: 黄河到海    时间: 2015-9-1 10:01
只要有心,就能做好,只有细致,就能周全
作者: swimng2000    时间: 2015-9-1 10:46
基础性工作要做好,多学习。
作者: PAinAfrica    时间: 2015-9-1 11:11
我是按日期排列文件夹,整个平铺,不再分子文件夹。
作者: 默存    时间: 2015-9-2 11:15
文件归档分类,分的好,提高工作效率。              
作者: wangzhexiyang    时间: 2015-9-2 14:54
看看全文,博采众长。
作者: 老财周    时间: 2015-9-3 14:46
当然你可以分3个文件夹,但是也可以把子文件夹提升放在一级目录,比如说资产管理文件夹分为土地、标准厂房、综合楼房产、办公设备子文件夹。如果嫌麻烦,不想点太多的双击,可以把上述子文件夹放到与综合管理同列的目录里。
作者: 汪训来    时间: 2015-9-3 17:22
管理文件,如同管理人生一样,要善于总结,经常整理,就好象人生需要经常反省、适时回忆,处处留心皆学问。
作者: 华中武汉    时间: 2015-9-3 17:38
目录,比如说资产管理文件夹分为土地、标准厂房、综合楼房产、办公设备子文件夹。如果嫌麻烦,不想点太
作者: duxu82    时间: 2015-9-4 06:40
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作者: xychh    时间: 2015-9-4 07:40
设置文件夹,我建议用日期加文件名的形式,比较容易找!
作者: 星梦野缘    时间: 2015-9-4 11:31
有条理的整理文件夹,有利于寻找使用
作者: zhzhy2095    时间: 2015-9-4 13:47
看看有没有能偷学的东西~~
作者: 静水踏浪    时间: 2015-9-6 09:48
你可以分3个文件夹,但是也可以把子文件夹提升放在一级目录,比如说资产管理文件夹分为土地、标准厂房、综合楼房产、办公设备子文件夹。如果嫌麻烦,不想点太多的双击,可以把上述子文件夹放到与综合管理同列的目录里
作者: 破剑式    时间: 2015-9-6 10:15
我的文件保存,一塌糊涂,经常自己都找不到
作者: 苏小玲    时间: 2015-9-6 10:31
以前对文件夹的整理很乱,一般都用搜索功能,经过老猫的征文,发现文件夹的整理也有这么多的学问
作者: 兄弟们挺住    时间: 2015-9-6 22:11
这篇文章,感觉实在、实用、实际。好!
作者: 晨风    时间: 2015-9-11 14:22
这个做法值得借鉴   支持一下
作者: 小城旧事    时间: 2015-9-30 11:48
自己设置的不好 学习学习
作者: wshaow    时间: 2015-10-16 15:40
平时文件很多,需要大家一起分享下好的管理方式
作者: 胡聪    时间: 2015-11-5 09:01
    1、在对文件进行命名的时候,采取“日期+文件名称”的做法。必要的时候,在名称后面加上报送对像。如“20150828严以律已,做政治上的明白人(X主任)”。
1 G  u9 W7 G; r/ O2 N     2、另外遇到在写文的时候,改稿的时候给文件取名的时候,领导是取”XXX(初稿)、XXX(审定稿),我比较常用XXX(一稿), XXX(二稿)这种方式。
作者: 文字泥瓦匠    时间: 2016-8-9 16:30
我来了,赶来学习了,正是赶得好时候。这几天刚好不忙,整理一下文件夹。
作者: 小猫    时间: 2016-8-11 21:47
管理,也有融资工作。当然你可以分3个文件夹,但是也可以把子文件夹提升放在一级目录,比如说资产管理文件夹分为土地、标准厂房、综合楼房产、办公设备子文件夹。如果嫌麻烦,不想点太多的双击,可以把上述子文件夹放到与综合管理同列的目录里。) `9 {# Y# V4 P+ `$ d5 U& X1 G$ d4 s3 ?* t- ?) O$ W% U

作者: 天津企业秘书    时间: 2016-9-20 16:29
我千里寻求 自己也探索过 但是始终没有达到我想要的那种效果 看到作者一半 我觉得是同道中人 不知下文会不会给我个惊喜
作者: 碧海云天    时间: 2017-1-13 11:21
基础工作的学习,很好,值得学习
作者: 小超    时间: 2017-1-13 20:14
谢谢楼主的热情分享,谢谢楼主的热情分享
作者: mnah    时间: 2017-1-31 19:39
经验之谈 必须学而不思则罔 好好理解 好好运用
作者: 管张    时间: 2017-4-10 20:22

, f$ E! Y" }2 e( {# ^  z; Q值得学习!大数据时代,如何分类管理文 6 D1 t2 l!
作者: 648234567    时间: 2017-5-25 09:52
学习学习,把文件归档分类如何做到清晰明了!
作者: piglet    时间: 2017-5-25 13:05
基础工作做得很细致,学习了
作者: 簡單の幸福    时间: 2017-5-25 20:29
坚持每天整理、分类保存,这样才可以做到理想的效果。
作者: 我不是小张    时间: 2017-5-27 15:28
看看,学习学习。刚来当秘书很多要学的
作者: weichilu    时间: 2017-5-27 17:05
谢谢分享。发现我就是设立子目录太多了,不好找
作者: 杨佑元    时间: 2017-5-31 11:47
哈哈哈啊啊啊啊啊啊啊啊啊
作者: 晶晶老汉    时间: 2017-6-1 14:38
件夹的纵向设置,可以按年度—工作—子工作这样的分层,但这是理想,有很多工作如果细分的话,可以分5—6层目录,但是我们在设置尽量只设3层比较好,主要是比较好找,没有太远的路径。比如说我所负责的工作既有综合管理,也有资产管理,也有融资工
作者: 老实憨厚的小布    时间: 2017-6-1 16:08
学习了,很受用,拜谢,,,,,,,,,,
作者: 狼道之魂    时间: 2017-7-3 11:35
很好的方法,和你学习了·····
作者: 时时拂拭勿蒙尘    时间: 2017-7-4 08:41
对文件进行命名的时候,采取“日期+文件名称”的做法。
作者: 一品竹    时间: 2018-5-8 10:05
学习同行资料经验,事半功倍!
作者: 晚上抽烟    时间: 2019-7-23 10:53
础工作做得很细致。图片略小,看不太清楚,感谢参与征文活动。
作者: maiyata11    时间: 2019-9-3 11:29
工作这样的分层,但这是理想,有很多工作如果细分的话,可以分5—6层目录,但是我们在设置尽量只设3层比较好,主要是比较好找,没有太远的路径。比如说我所负责的工作既有综合管理,也有资产管理,也有融资工作。当然你可以分3个文件夹,但是也可以把子文件夹提升放在一级目录,比如说资产管理文件夹分为土地、标准厂房、综合楼房产、办公设备子文件夹。如果嫌麻烦,不想点太多的双击,可以把上述子文件夹放
作者: 不知者乏味    时间: 2019-9-4 08:52
文件夹的纵向设置,可以按年度—工作—子工作这样的分层,但这是理想,有很多工作如果细分的话,可以分5—6层目录,但是我们在设置尽量只设3层比较好,主要是比较好找,没有太远的路径。比如说我所负责的工作既有综合管理,也有资产管理,也有融资工作。当然你可以分3个文件夹,但是也可以把子文件夹提升放在一级目录,比如说资产管理文件夹分为土地、标准厂房、综合楼房产、办公设备子文件夹。如果嫌麻烦,不想点太多的双击,可以把上述子文件夹放到与综合管理同列的目录里。
作者: 当茶遇到咖啡    时间: 2019-10-4 20:03
感谢作者用心归纳与分享,正在阅读与学习全文。
作者: 东风吹    时间: 2020-1-16 21:30
融资工作。当然你可以分3个文件夹,但是也可以把子文件夹提升放在一级目录,比如说资产管理文件夹分为土地、标准厂房、综合楼房产、办公设备子文件夹。如果嫌麻烦,不想点太多的双击,可以把上述子文件夹放到与
作者: Z淼淼    时间: 2020-2-5 00:48
具体说来就是领导想找一个材料,自己应该马上想到在哪个文件夹—子文件夹,而且还是路径还不能太远了,点太多的文件夹,可能自己都心烦。
作者: happyls    时间: 2020-6-3 21:01
、对于很重要的文件,领导一般会要求扫描,将扫描件做成PDF格式保存起来。
作者: fantuo321    时间: 2020-6-9 12:47
文件夹的纵向设置,可以按年度—工作—子工作这样的分层,但这是理想,有很多工作如果细分的话,可以分5—6层目录,但是我们在设置尽量只设3层比较好,主要是比较好找,没有太远的路径。比如说我所负责的工作既有综合管理,也有资产管理,也有融资工作。当然你可以分3个文件夹,但是也可以把子文件夹提升放在一级目录,比如说资产管理文件夹分为土地、标准厂房、综合楼房产、办公设备子文件夹。如果嫌麻烦,不想点太多的双击,可以把上述子文件夹放到与综合管理同列的目录里。
作者: swpulmw    时间: 2020-7-28 22:41
在对文件进行命名的时候,采取“日期+文件名称”的做法
作者: 155273080    时间: 2020-8-5 16:17
赶紧来取经了,文件保存的具体做法,分类保存,这样的整理工作就方便多了
作者: taiya918    时间: 2021-4-21 15:52
高效文件收集还有利于进一步细化工作,便于总结提高。文件分类越细,工作也做得越精。
作者: 我非你杯茶    时间: 2022-1-18 17:32
分门别类,逐步细化,最好是建立结构图,文件找起来就一目了然了




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