公文，是一种具有特殊意义的文体，是公务活动中形成并固定使用的各种文书材料，是为解决实际问题而写作、为公务活动服务的重要工具。简言之，公文是机关、部队、团体、企事业单位用来向上呈报、向下布置工作或对外联系事务的公务性文件。为此，必须准确把握公文语言的规范化特征，加强语言修养，准确遣词用句，正确运用修辞手段，注意语言锤炼，加强公文写作的改革与创新，并养成良好的语言运用习惯。
一、正文写作中常见的用语不规范问题
1.1行文欠庄重严肃
公文属于应用类文体，主要用于反映客观情况和处理事情，主要靠逻辑的说服力，较少以形象的感染力，具有庄重严肃的特征。而在日常工作中，也常出现上级机关在对下级行文中，语气不庄重，不能显示国家机关权威的公文。例如某上级机关在对下行文中这样写道：“上述规定请大家大力支持，自觉遵守。”既然给属下行文，下级就必须执行，而“请”、“大力支持”则有很恭敬又很无力地请求大家之意，毫无庄重色彩，上级机关的发文权威荡然无存。
1.2晦涩难懂，含糊不清
在公文写作中，语言运用上常会出现表述不严谨，用语晦涩难懂，使受文单位不知所云、无所适从的情况。如某省民政厅《关于印发革命工作人员牺牲病故证明书的通知》中写道：“革命工作人员牺牲病故证明书，由省厅统一掌握，经行署批准的因公牺牲革命工作人员来厅领证。”这一表述有失严谨，含糊不清，让人不知所云。既然是“牺牲人员”，又何能“来厅领证”呢？应当改为“由死者家属或有关单位派人来厅领证”为宜。这种语言现象在公文中出现，无疑会影响公文的权威性，削弱公文办理公务的作用。
1.3拖沓冗长，重复啰嗦
锤字炼句，以少驭多，用最少的语言表达最丰富的内容，这是写文章最起码的要求，公文更应如此.以下是一份公文中的语句，其显得重复啰嗦：“局职工乒乓球队从南京胜利凯旋归来。”“凯旋”即“胜利归来”之意，再加上一个“胜利”就显重复拖沓而多余，应予删去。原文中谈及“胜利的意义”更是用墨如泼，画蛇添足，本来三五句即可说清，却偏要写上一大篇，真是废话连篇，冗长累赘。
二、对当前规范公文写作用语的建议及对策
2.1使用标准的书面语言
书面语言是指书面交际使用的语言，它区别与口语。文字记录语，逐渐形成比口语精确、严密的书面语，又称“笔语”、“文字语”。口语是人们口头交际使用的语言，与书面语相对称。公文语言既要通俗易懂，又不能像一般记叙文，特别是通俗文学、方言文学那样大量采用口语和方言，必须强调使用规范化的书面语言，这样才能使之既平易，又不失庄重、严肃的色彩。但随着社会形势的不断发展，社会流行语大量产生并广泛地应用于社会政治、经济、文化、生活等各个领域。因此，公文写作也不可避免地面临如何使用社会流行语的问题。我认为，对那些约定俗成且符合国家法律法规规定的口语或社会流行语可以直接使用，如“严打”、“希望工程”等；对那些有较强专业性或不为一般人所理解的术语要加以说明，如“互联网”等；对那些不健康或表意含糊的词语则坚决不用。
2.2力求语言准确、简明、通畅、规范，以及慎用模糊语
语言如何是公文有否较高质量的一个极为重要的因素。同样的公文素材，语言运用功底浅，效果就大不一样。凡属较高质量的公文，除了思想明确、中心突出、结果严谨、层次分明外，语言必须准确精练，简明通畅，并且合乎逻辑，杜绝空话、套话、“八股味”。公文的观点要正确、公文的材料要准确、公文的语言要明确。在公文写作语言中，不仅要注意语言的准确、规范化，还要有着鲜明性的公正立场，要做到倾向和态度鲜明，观点要鲜明，内容要新颖富有创造性。应该要跟紧形式、贴近实际、善于发现新形势下出现的新问题，密切关注人民群众最关心的热点和焦点问题。
在公务活动中，有不少模糊现象，如道德水平、人的政治素质、社会生产力水平的高低、时间的快慢、程度的深浅等等，我们不可能，也不必用精确的语言来表述。而只有用外延不确定、内涵无指定、表义有弹性的模糊语言，才能把它表述得科学而准确。比如，在介绍形势时常用“目前”、“十一届三中全会以来”，布置工作时常用“今后一个时期内”、“下世纪中叶”等模糊语言来界定时段；用“各级党组织”来概括成千上万的党组织，等等。恰当地使用模糊语言，有利于表述的高度概括，简明扼要，周密严谨，机动灵活。当然，语言的模糊性同语言的含混不清不是一回事，可以精确、必须精确的.就应该用精确的语言来表述，比如开会的时间、地点、对象，国民经济和社会发展计划的重要指标，涉及原则性的表态等，就应该具体明确，直接了当。
2.3要避“虚”就“实”，切忌滥用文学语言
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