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②文秘基本功之会议通知

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北纬30度 发表于 2014-5-18 18:37:52 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作网络培训班
文秘基本功之会议通知
(北纬30度)

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       会议通知是办会的重要环节,也是我们日常工作之中经常要做的一件小事,那么为什么要把这件小事单列成文呢?因为这件小事决定着会议组织的效果,还可以反映出通知者的综合素质,因此还是决定总结一下,希望能为初入秘坛的朋友们带来一些启示。
     一、会议通知前要搞清楚哪些事?
    新人初到机关工作,初来乍到,大多情况下都是从打扫卫生,扫地烧水这些事情做起的,真正接触到实际工作可能就是从通知会议和写信息、简报之类的小豆腐块开始的,这是机关工作最平常、最繁杂的事项,但是也是锻炼一个人熟悉适应工作环境,融入组织的良好开端,因此做好会议通知工作事关个人形象,一定要谨慎细心。在会议正式通知前,一定要熟知会议概况,主要包括时间、地点、主题(研究解决的事项)、议程(会议按照什么程序或者步骤进行)、出席领导、参会范围以及对参会单位的要求,因为被通知单位很有可能会反问你很多问题,如果你答不上来,或者遇到问题就问领导,只能给人留下不操心、不仔细的坏印象。
   201112221059003509.jpg
   二、如何做好会议通知?
     会议通知的基本要求是做到礼貌、简介、准确,切忌啰嗦、拖拉及情况不清。常规情况,您好,我是XX单位,有个会议通知请记录。明天上午8:30在市政府X楼会议室召开2014年重点项目交办会;出席会议的市领导有:xxx;请你单位分管领导参加,并准备书面汇报材料30份,做好汇报准备;8:20以前入场完毕。通知结束后,一定要询问被通知单位接电话同志的姓名,便于跟踪询问(这是新手容易忽视的地方)。休息日、节假日通知会议,除了按照上述要求外,在正式通知之前,还要的表示歉意。大型会议的通知,一般采取分组分层次通知的办法,党委口的党委办负责,政府口的政府办负责,其他的企事业单位由活动组织方负责,这样做的好处是能够节省时间,提高工作效率,分组通知后,一定要有人负责汇总反馈情况。领导的通知,规格较高的领导由党委办负责通知,局级领导可以直接通知(一般通知其单位办公室由办公室负责),如果情况特殊需要直接通知领导本人的可以打电话通知,领导没有接电话可以发信息通知。
    三、其他需要注意的问题
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精彩评论328

正序浏览
石子云 发表于 2014-5-18 18:53:18 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
会议是一个系统性的工程,从会议方案、会务筹备、会议召开、善后工作、安排落实等各环节都有大量的工作,各种细节要注意。2013年,我就想对这个庞大的工程进行肢解,分门别类逐部分进行总结,可惜有想法,没有行动,今天是30度圆了我一个想法,对兄弟的行为表示敬佩,也希望看到全部接下来的一系列介绍,到时我就借用,在这个基础上,调整调整。
 
石子云 发表于 2014-5-18 19:01:15 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
会议通知,我补充4点:1、打电话的时候,介绍要具体到我是XX单位XX人,会存在有些单位接到会议有,还要再打电话要核实会议情况的,如果不说的自己是XX,会存在到处打电话问的情况。2、会议通知有通过党政网发出去的,要注意有的单位用不起党政网,这个时候要电话通知这些单位,同时要注意和发会议同志对接,查看收会议通知情况,适时催收没有及时收文的单位;3、通知参会人员(县级部门为例),如果要求一把手参会,要注意有副县级单位,是请分管领导来参加,否则宣传部长、组织部长过来了,这些领导一般要做主席台、摆名字的,过来没看到自己的桌牌,会生气,后果很严重的哦;4、会议通知一般,一般对口通知,办公室通知办公室,如果出现特殊情况,办公室电话不通、办公室主任电话也不通,也联系不上办公室他人或者事情十分火急的情况下,是可以直接通知参会人员的,说会议之前,先表示歉意,说明情况。
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老猫 发表于 2014-5-18 19:19:24 | 显示全部楼层
 
专业写文章
老猫今天的老秘杂记26也提到会议通知的失败案例,还是北纬的文章写得详尽。石子云的回复也花了心思,顶起。; D1 D% ~7 `4 {, Q+ u" w
补充一个老猫当年的例子:
3 H5 ~% c; }4 Y) Z* B7 _$ H/ j6 V5 Z9 m. P- p! D
某次电话通知次日常委会。给某部长打电话时,只说了明天上午召开常委会,却漏了具体时间。部长以为是预通知,也没细问。结果第二天开会时间到了,才发现某部长未到会。紧急通知后,赶到会场,某部长被书记批,解释说:办公室未通知具体时间,一直在办公室等着。那次老猫被书记当场批惨了。2 j+ @9 _$ {5 V& ^! _

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王思源 发表于 2014-5-18 19:22:23 | 显示全部楼层
 
通知会议也是一种学问,见过各种奇葩的,被通知人会出现各种奇葩的理由,但是,只要是没按时参加会的,首先责任在通知方。没有理由
 
潇潇雨歇 发表于 2014-5-18 20:15:46 | 显示全部楼层
 
会议确实一个是既有固定性,又有灵活性。
 
xiangyuhui001 发表于 2014-5-18 21:13:17 | 显示全部楼层
 
看似简单的会议通知蕴藏大文章,细节决定成败!
 
石子云 发表于 2014-5-18 22:18:23 | 显示全部楼层
 
还有就是帮助别人通知会议,要处理好,否则猫抓糍粑,拖不到爪爪的。
 
贝壳里的海滩 发表于 2014-5-18 22:30:56 | 显示全部楼层
 
很实用,学习了,谢谢分享!
 
薛仁贵 发表于 2014-5-18 23:16:57 | 显示全部楼层
 

6 F5 ~2 Z  ^2 i8 J! q,一般采取分组分层次通知的办法,党委口的党委办负责,政府口的政府办负责,其他的企事业单位
 
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