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老耿开讲时间:怎样撰写会议纪要?(三)

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发表于 2014-5-30 14:41:27 | 显示全部楼层 |阅读模式
公文写作网络培训班

老耿开讲时间:怎样撰写会议纪要?(三)


    学员朋友,刚才我们讨论了怎样整理聊天记录、怎样写会议记录,现在讲最后一个课题:


    六、怎样撰写会议纪要

 

    (一)会议纪要的概念、作用、种类

 

    《党政机关公文处理工作条例》规定:“纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项”。因此,我们说,会议纪要是各级机关用来记载和传达会议情况和执行议定事项时,使用的一种公文文种。

    那么,会议纪要有什么作用呢?

    会议纪要可以作为向上级机关汇报之用,也可以作为文件向有关单位和下级机关分发。会议纪要可以交流信息、交流经验,对于本单位和下级机关来说,可以作为解决问题、指导工作的依据,并有一定的约束力。

     会议纪要一般根据会议类型分类,在机关工作中,工作性会议、专题研究会、座谈会和日常工作会议都应形成各自的会议纪要。各种会议纪要的写法也稍有区别。 

 

     (二)会议纪要与会议记录的区别与联系

 

    1.会议纪要与会议记录的区别

    第一,性质不同。会议记录属于事务文书 (事务文书是指除法定公文以外、处理日常事务的其他文体。包括;邀请信、感谢信、贺信、请柬、传真、备忘录、计划、总结、会议记录、述职报告、简报、意向书、产品说明书、市场调查报告、合同、招标书、投标书、可行性研究报告等)。会议纪要则是公文条例规定的党政公文。

    第二,功能不同。会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。

    第三,写法不同。会议记录的写法是“记实。”会议记录的“记”是“言”字旁,叫“有言必录”,要求准确、完整,以体现会议全貌;会议纪要的写法是“纪要”。会议纪要的“系”是“绞丝”旁(一条条丝线有规律地缠在一起),是对会议记录等原始材料的分析归纳,以体现会议主要精神和议定事项。

    2.会议纪要与会议记录的联系

    会议记录是形成会议纪要的原始素材,离开了会议记录,会议纪要就难以完成;会议纪要则是对会议记录的再加工,体现了会议主要精神和议定事项。

 

     (三)会议纪要的特点

 

    1.在内容上,具有“纪实”性。会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文,它是对会议基本情况的纪实。会议纪要的撰写者,不能更改会议议定的事项,更不能随意改动会议的决定或达成的共识。也就是说必须如实地反映会议内容,绝不能随意发挥。否则,就会失去其内容的客观真实性,违反纪实的要求。

     2.在表述上,具有“纪要”性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要关键是在“要”字上下功夫。应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程,切忌记流水帐。

     3.在称谓上,具有特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等,就是称谓特殊性的表现。

    4.对工作具有指导性。会议纪要对工作的开展具有一定的指示或指导作用,它传达的会议精神、会议共识、会议决定,是与会部门、单位开展相应工作的依据。

 

     (四)会议纪要的常用格式

 

     会议纪要通常由标题(版头)、正文、主送、抄送单位构成。下面主要介绍一下标题和正文。

 

    会议纪要标题

    会议纪要标题的构成一般有以下三种形式:

    一是会议名称+纪要,如《全国农村工作会议纪要》、《全县计划生育工作会议纪要》;

    二是召开会议的机关名称+会议内容+纪要,如《中共老秘县委关于企业扭亏会议纪要》、《老秘县政府讨论民生工程会议纪要》;

    三是例行工作会议,如党委会、政府办公会等,也可以直接用会议的次数与文种的组合,如《中共老秘县委常委会第十次会议纪要》。

    会议纪要如作为文件下发,还应有编号。

 

    会议纪要正文

    会议纪要正文一般由会议概况、会议基本精神、结尾三部分组成。

    首先,会议概况。主要包括主持开会的单位、会议名称、会议时间、地点、主持人,出席人员、列席人员,基本议程。会议概况力求简要。有时可以只写上述部分内容。参加会议人员也可以在正文后面独立成段。一般几个单位联合开会的纪要和党委会、政府办公会的纪要,都适宜这种形式。

    其次,会议基本精神。这是纪要的核心、主体部分。常委会、办公会、日常工作例会的纪要,一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

 

    最后结尾部分。可以适当写些对会议精神的贯彻执行要求或号召,也可以不写。 

    作为文件下发的会议纪要,要签上有发文机关和日期的落款。 

 

    (五)会议纪要正文的几种常用写法

 

    会议纪要是一种记录性文件,一般地讲,要抓住中心、突出重点,善于综合、归纳,条理要清楚。具体写作要求根据会议的性质而定。 根据会议性质、规模、议题等不同,会议纪要正文部分的基本写作方法,大致有以下5种:

    1.分专题归纳法

    这种写法一般适用于大中型工作会议、议题较多的办公会议。即按照会议议定的事项或内容,划分为几个专题,用小标题加以归纳,而后分项叙述。这种写法侧重于横向分析阐述,包括对目的、意义、现状的分析,以及目标任务、政策措施的阐述。利于全面领会、深入贯彻。

    2.分层次归纳法

    这种写法多用于小型会议,或议题单一,意见集中的会议。即把议定事项按照内容分成若干层次分别叙述。这种写法侧重于纵向分析阐述。每个段落的首句,经常使用“会议学习了”、“会议认为”、“会议同意”、“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等惯用语。

    3.分段落归纳法

    这种写法多用于议题虽然单一,但内容丰富的会议。如学术专题研讨会、经验交流会。即把会议议定事项按照不同内容或问题分成若干部分,每部分谈一个方面的内容。并明确标示出 “一、关于什么什么”、“二、关于什么什么”、“三、关于什么什么”……。

    4 .集中概述法

    这种写法类似于消息、简讯。即把会议概况,主要议题,会议共识、议定事项等,用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。

    5.发言提要法

     这种写法适用于征求各方面意见的会议或座谈会。即把会议上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。一般在记录发言人首次发言时,在其姓名后用括号标注其单位、职务。有时根据会议议题内容,在发言人前冠以小标题,在小标题下写发言人姓名。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。

    大家可能还记得,在我讲整理聊天记录时,列举了《公文“口吻”漫谈》的例子。如果作为会议纪要来看,它采用的写法就是“发言提要法”。

 

    上面,我介绍的会议纪要的五种写法,是从便于教学的角度,根据一些例文总结出来的。实际上还不止这五种。理论总是灰色的,公文写作的实践总是绿色常青。在写作实践中,许多会议纪要,往往是以一种写法为主,参杂其它写法;或是你中有我,我中有你。因此,学员们既要学习借鉴掌握这些基本写法,又要根据会议的实际情况、本单位实际情况,活学活用,适合采用那种写法,就采用那种写法。

    就单位的实际情况来讲,一般来说,当我们要写会议纪要的时候,我们单位往往不是第一次写会议纪要,我们个人也不是单位第一个写会议纪要的人。我们在动笔前,要翻阅一下以往的会议纪要,看看以往常用的格式、常用的写法。因为,以往常用的格式、常用的写法,是单位的领导所习惯的。我们要予以足够的尊重和适应。如果以往常用的格式、常用的写法,符合现在公文的要求,我们就采用。当然了,如果不符合,我们就按现在的要求来写。

     在理论上,没有最好的写法。在实践中,适合的就是最好的。

 

    现在,我讲解两份会议纪要范文。

 

    先看会议纪要范文一

                  中共××市委常委会议纪要 
                       [19××]×号 

      时间:19××年×月××日下午至××日 
      地点:市委主楼218会议室 
      主持人:××× 
      出席:×××、×××、×××、××× 
      列席:×××、×××、×××、××× 


                         议定事项 
     一、会议认真学习了省委19××年×月××日《关于进一步统一认识,坚决搞好治理整顿》的通知,对我老秘网市前段治理整顿的情况和一季度形势逐项进行了分析和深入讨论,进一步统一了思想,明确了当前和今后治理整顿的任务和工作重点。 
    会议认为,半年来我老秘网市在贯彻中央治理整顿方针的过程中,态度坚决,工作扎实,初见成效,但对成绩不能估计过高,要看到思想认识的差距和治理整顿任务的艰巨,要按照中央精神,进一步统一思想,认真抓好治理整顿的各项工作。 
     会议决定: 
     在省委传达中央工作会议精神后,召开市委工作会议,通过传达中央工作会议精神,分析我老秘网市治理整顿形势和任务,提高认识,统一思想、动员广大党员一心一意搞好治理整顿。会议定于4月底召开,由市委办公室做好会议筹备工作。 
    二、听取了××同志关于19××年庆振兴××立动竞赛表彰大会准备工作的汇报,原则同意“立功办”提出的大会方案及召开时间,原则同意市级劳模及文明单位的名单,责成“立功办”根据市委常委意见进行调整,并做好大会准备工作。对有些需要进一步研究的问题由“立功办”再作准备,向书记办公会汇报。

 

    下面,我具体讲一下。

    从标题上,我们可以看出,这是一种例行工作会议的纪要,作为文件下发,标题下有编号。

 

                   中共××市委常委会议纪要 
                         [19××]×号 

 

    会议概况,是格式化的,简单明了。

 

      时间:19××年×月××日下午至××日 
      地点:市委主楼218会议室 
      主持人:××× 
      出席:×××、×××、×××、××× 
      列席:×××、×××、×××、××× 

 

     再看正文部分。“议定事项 四个字标明下文是纪要的“正文”。

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    长安老耿提示(三)

 

    1.怎样理解会议纪要的内涵?会议纪要有几类?

    2. 会议纪要与会议记录,有什么区别?二者有联系吗?

    3.你怎样理解 会议纪要的特点?

    4.你知道会议纪要标题的常用格式吗?你平时工作中都常用哪种格式?

    5.会议纪要正文有哪几种常用写法?

 

    好了,《怎样撰写会议纪要》就讲到这里。

    谢谢!

                                                       2014.5.24于长安茅庐

评分

参与人数 1文银 +5 收起 理由
fuwa007 + 5

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发表于 2014-5-30 16:10:07 | 显示全部楼层
公文写作百法例讲
“连续剧”继续开播,本集剧情有血有肉,以案说法,精彩不容错过。
发表于 2014-5-30 17:03:15 | 显示全部楼层
老秘网虚拟稿费
现在正在整理专题会议纪要,对整个纪要的谋篇布局和观点站位理解还不够深入,看了老耿大神的讲座,受益良多啊。
发表于 2014-5-30 17:53:07 | 显示全部楼层
专业写文章
说得很好,很具体 ,很到位。
发表于 2014-5-30 17:57:46 | 显示全部楼层
感谢长安老耿,辛苦,辛苦!!!每次学习,都有一定提高!
发表于 2014-5-30 19:49:43 | 显示全部楼层
会议纪要的写法如师所释的确有很多种,我但我想还是要把会议纪录做好,才能梳理、总结、分析出各条。
发表于 2014-6-2 18:59:07 | 显示全部楼层
DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD

评分

参与人数 1文银 -80 收起 理由
老猫 -80 恶意灌水!

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发表于 2014-6-3 10:18:06 | 显示全部楼层
前两篇看的很有感觉,学到了很多 谢谢老耿
发表于 2014-6-3 12:58:43 | 显示全部楼层
一直在等,等得侬家好心焦啊!
发表于 2014-6-3 14:16:37 | 显示全部楼层
再学习一下,会议纪要经常要用到
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