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晒图征文05号:文件夹“排排坐”的小贴士

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发表于 2015-8-6 10:19:08 | 显示全部楼层 |阅读模式
文稿修改演播室众筹计划,点击了解详情
引:本不是一个爱归纳整理的人,奈何掉入办公室这个杂事小事千头万绪的大坑中,加之碰上一个仙风道骨、不拘小节的主任,只好走上了归纳整理升级打怪的漫漫长路。
    在群里看到老猫发消息开展第九次征文活动,题目也是很实用的整理归纳交流,心里就跃跃欲试了。
     说实在话,文件的归纳整理方式真的是一个很私人的习惯,每个人习惯、喜好不同,文件的整理归纳方式自然各有差异,你用的顺风顺水的方式,换做我来用,可能就是一个简单的文档都很难找到,真心应了那句网络流行语,“你之蜜糖,吾之砒霜”。
所以,参加这次征文,也只是想把自己在电子文档整理中自己觉得用的顺手的一些小方法分享出来,希望能通过学习交流向论坛各位偷师取经;如果也能给大家一些小启发,也是很开心的。
=============我是单纯的分割线===========
      内心os:作为一个理科生,写出文采飞扬的“攻略”,真的好难···还是“简单粗暴”的图文配比较适合我。
     前方预警:多图杀猫~~
    小贴士1:工作和学习分开来
     就像多年前商务人士很流行的“双卡双待”一样,个人喜欢将工作处理的电子文档和归口到学习类的文件资料分到不同盘中,全力以赴搞工作,静下心来做学问。工作的盘全部对公,没有个人喜好,都是要完成的,用领导的话说,是要“结硬账”的;学习的盘完全就是个人喜好了,有对工作有帮助的学习资料,也有不少自己兴趣点所在的资料收集。当然,我个人是不在办公电脑上存私人照片等完全私人信息的,毕竟这是办公电脑,平常也会有同事偶尔借用。
     另:很重要的一点,注意做好工作电子文档的保密工作,不是危言耸听,保密工作人人有责。涉密的还是不要放在连入互联网的电脑中了,以免泄密危险的发生。目前我们办公室的配置就是一人两台台式,一台联网日常办公使用;一台保密不联网,存储往年资料用。


     小贴士2:按内容进行一级分类,按时间进行二级分类
     办公室里的各类工作千头万绪,有的是年年必做的项目,有的则是临时性的文件下达需要完成的内容,因此,我更倾向于按照内容进行一级分类,而不是时间年限。因为问到某项工作时,更多的人首先问的、想的是内容,而不是我哪年哪年做过这个事情,特别是有一些年头的事情了。而如果进行全盘搜索,在电子文档很多时,短时间搜到需要的那个内容也不是很简单的事情。
另,对于很多一年期(含以下)可以完成的工作,一般都会放在“专题”中。
     这是我的一级分类:

这是我的二级分类举例:

     另:对于三级分类,一般文件夹内内容较少或内容不再轻易更改时,就“简单粗暴”的摆放在那里就ok了。但对于“专题”中的内容,文件夹众多,通常使用频繁,有的文件夹甚至年头用到年尾,内容不断更新中,为了怕由于修改时间变动文件夹变动位置,或者文件夹名称变更后文件夹变动位置不方便查找,我通常会按“123……”的顺序进行编号,这样默认按名称排列就始终在原来的位置。(PS:其实就是有点强迫症)

     小贴士3:巧用彩色文件夹
    如何在众多的文件中一眼就“相中”想找的文件,除了猫头鹰一样的视力外,有个鲜艳的色彩也是事半功倍的好方法。
所以,对于很多常用、重要的文件夹,通常我会用软件更改文件夹的外观和颜色,这样比较醒目。
      PS:不知道论坛中是否允许上传软件,所以先不传了,如有需要,留言给我来上传。Xpwin7我用的软件不同,哎,主要是win7对某些小众软件的兼容性啊,不忍吐槽了。
    当然啦,如果各位有用的更好的,也不忘记分享给我啊。
    小贴士4:信息材料分门别类
    我心中的信息材料,不是给上级的汇报、总结,或者完成某个专题任务的材料,而是对外的宣传小报道、调研、简报。
对于小信息,百十来个字,一般就只留定稿,按时间标注命名好。这样的好处是,有的时候写总结,某处要详写,可以在信息中找到具体内容。如果信息中还不明确,可以通过信息写的时间,去每月、每周各科室及二级单位上报的总结中查找原始资料,极大的方便了写作。

     对于综合材料,一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料,都要经过办公室把关修改以保证质量。我一般都会将定稿留底一份,这样一方面提高了局整体材料质量,另一方面,方便办公室整体了解全局业务工作动态,对办公室的业务提高也是一个很好的学习机会。
    小贴士5:重大材料保存修改稿,方便事后总结提高
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    写在最后,看了几篇论坛的征文,觉得真心收获颇丰。我也小小的献丑分享了,希望能激发大家一些好的灵感和想法。


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 楼主| 发表于 2015-8-10 10:07:59 | 显示全部楼层
公文写作百法例讲
看来大家都对彩色文件夹比较感兴趣,那我就把彩色文件夹共享出来,如果不合版规,请猫总和客服手下留情啊~~) {& P. G. z; r% I7 ?; I% v
XP:http://icolorfolder.sourceforge.net/?page_id=33
+ Y$ U* n4 i0 Y! v+ D/ Y3 h& E因为软件过大,只好发链接了。真心xp的软件多啊,兼容性好啊。" ^  j. K, Q& |1 E  k! j
WIN7:32位的用:http://www.holersoft.com/windows7-colorfolder.htm 直接下免费版本就好。说是兼容64位,但我的win7旗舰版用不了,所以跟我有同样问题的就用下面这个尝试下。( @' L/ s4 `9 H' x) D# C
          64位的用:http://www.ttrar.com/html/Folder-Marker-Home.html 我也用的免费版,对我来收够用啦~
5 p0 m  V/ p, S7 Y; Z% n* N8 y3 P$ N8 |
发表于 2017-7-19 21:28:28 | 显示全部楼层
老秘网虚拟稿费
对于综合材料,一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料,都要经过办公室把关修改以保证质量。我一般都会将定稿留底一份,这样一方面提高了局整体材料质量,另一方面,方便办公室整体了解全局业务工作动态,对办公室的业务提高也是一个很好的学习机会。
发表于 2017-1-13 23:00:11 | 显示全部楼层
专业写文章
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发表于 2015-9-14 17:26:19 | 显示全部楼层
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发表于 2015-8-15 15:17:04 | 显示全部楼层
对于综合材料,一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料,都要经过办公室把关修改以保证质量。我一般都会将定稿留底一份,这样一方面提高了局整体材料质量,另一方面,方便办公室整体了解全局业务工作动态,对办公室的业务提高也是一个很好的学习机会。
发表于 2015-8-10 14:51:42 | 显示全部楼层
对于综合材料,一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料,都要经过办公室把关修改以保证质量。我一般都会将定稿留底一份,这样一方面提高了局整体材料质量,另一方面,方便办公室整体了解全局业务工作动态,对办公室的业务提高也是一个很好的学习机会。
发表于 2018-5-8 14:40:17 | 显示全部楼层
一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料,都要经过办公室把关修改以保证质量。我一般都会将定稿留底一份,这样一方面提高了局整体材料质量,另一方面,方便办公室整体了解全局业务工作动态,对办公室的业务提高也是一个很好的学习机会。
发表于 2018-3-28 15:29:25 | 显示全部楼层
好。这样的好处是,有的时候写总结,某处要详写,可以在信息中找到具体内容。如果信息中还不明确,可以通过信息写的时间,去每月、每周各科室及二级单位上报的总结中查找原始资料,极大的方便了写作。
发表于 2015-8-11 10:34:33 | 显示全部楼层
#在这里快速回复# 对于综合材料,一般都是整理的各科室及二级单位写的上报、专报等材料。我们局的特点是所有外报的重要材料,都要经过办公室把关修改以保证质量
发表于 2017-7-20 11:32:14 | 显示全部楼层
办公电脑和私人电脑 存储的东西较多,分类、归纳、整理一直是一个头疼的事情,整理一遍又一遍,觉得这应该是一门学科了,楼主的材料很好,学习了。
发表于 2015-8-6 11:18:10 | 显示全部楼层
啥情况,还有彩色文件夹?这个功能真没用过,XP可以吗?抓紧试试。
发表于 2015-8-6 11:39:19 | 显示全部楼层
哈哈,一看作者就是知乎上的小怪兽!学习了,尤其是把文件夹弄成彩色的那条,怎么整下来好好请教下哈
发表于 2015-8-8 10:24:55 | 显示全部楼层
成长兄弟整理很用心,学习
发表于 2015-8-8 15:18:31 | 显示全部楼层
作者的文字风格活泼有趣,彩色文件以前没有尝试过,不知版主可否详述,受教了!
发表于 2015-8-8 16:41:40 | 显示全部楼层
5号征文是目前看到最好的一篇,有血有肉,也有文采,重点推荐。
发表于 2015-8-8 17:58:42 | 显示全部楼层
额,貌似确实是要借鉴档案的管理方法,分门别类,方便查找利用,也是存档。
发表于 2015-8-8 21:30:48 | 显示全部楼层
真是长知识了啊,第一次见彩色的文件夹啊。感谢楼主无私分享!
发表于 2015-8-8 23:20:50 来自手机 | 显示全部楼层
学习中,正在整理自己的文件
发表于 2015-8-9 21:14:57 | 显示全部楼层
沙场练兵,养兵千日,用兵一时
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