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当领导秘书防止“丢三落四”的小方法

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发表于 2017-3-15 09:00:00 | 显示全部楼层 |阅读模式
公文写作网络培训班

    方法之一:凡事及时办。一要小事琐事随手办。二是急事大事马上办。三要日事日毕尽快办。。    

  方法之二:小本随身带。一位老机关在总结自己的工作体会时说:要想不忘事,小本随身带,一事一记录,办完为上策。小本子主要记什么? 记当天的主要工作;记领导随时交办的事情;记上级通知、下级反映的情况;记本单位的大项活动。特别要紧的事项,务必详细记录,并用着重号加以标记。把事情记下来之后,就要经常地翻一翻、过过目,先急后缓,办完为止。这样,即便是自己记忆力不是很好,外界干扰再多,也能够有效地减少误事忘事。

  方法之三:经常“过电影”。“想一想,就想出了问题;想一想,就想出了办法;想一想,可以避免疏漏;想一想,可以提高自己。”要养成这样的习惯:上班展开工作之前,先抽出三五分钟,进行一下思考,对昨天遗留下来的工作,对当天即将进行的工作,仔细地过一遍筛子;晚上睡觉前,对当日所见、所闻、所干的事情过一遍电影,哪些工作已经干完了,哪些工作还留着尾巴,有没有疏 漏的事项。这样朝思暮想,不但能提高工作效率,而且能使误事忘事的现象在经常“过筛子”、“过电影”中得到有效减免。

  方法之四:立字留存底。工作中时常有这样的情况,有些事情已经办完了,一段时间后领导又问起此事,由于自己记不清,当时又没有作记载,以至落得个“没有办”的结果。对办完的事要防止丢三落四,最好的办法就是立下字据,作好记载,这样,不仅可以避免忘事,也可以作为备查依据。借文传文,不能顾及情面,减化手续,要让对方打借条或签收条,要按制度及时搞好登记,防止查无实据,上传下达、处理事务要详细搞好记录,该让首长签字的要签字,该自己记明情况的要记清。尤其是对办理过程较长的事,涉及多个部门的事,前后交叉换手的事,以及事过之后要查的事,更要搞好记录保存。只有这样及时立据存底,才能防止事过境迁。  

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发表于 2017-3-15 16:45:49 | 显示全部楼层
公文写作百法例讲
      秘书工作最讲究的就是严谨细致。然而,在实际工作中却有一些秘书人员常常因为工作忙犯“丢三落四”的毛病,有时不丢大项丢小项,不误急事误小事,不漏工作漏人头。好在有直接领导的及时提醒和同事的拾遗补缺,才使影响降到了最低限度。根据领导和同事传授的经验,自己在工作中的教训感悟,防止“丢三落四”的方法,大致有六种:
   
  方法之一:凡事及时办。要做到不忘事、不漏事,最根本、最管用的办法,就是及时地把事情了结,快捷高效,做完为止,否则,记忆力再强,提醒的办法再多,要办的事情拖的时间长了,也有疏忽大意的时候。因此,克服拖拖拉拉的毛病,养成雷厉风行的作风,应是防止丢三落四的一个重要原则。一要小事琐事随手办。机关有很多事,都是举手之劳就能办成的,然而容易遗忘的往往就是这些举手之劳就能办成的不起眼的小事。比如:你正在集中精力写材料或和同事谈兴正浓,这时突然来个电话或领导顺便交待,让通知一件事,或查找一份材料。诸如此类的事,你最好先办完再说。否则,等你忙完手头的活,回过头来再办,说不定早就忘到脑后了。二是急事大事马上办。秘书工作往往事接事、活压活,一项工作慢了,就会耽误后面的工作进程,造成工作重叠,矛盾成堆,以致于乱中忘事,忙中漏事。特别是一些大事急事,质量要求高,时效要求严,必须集中精力,力戒一个“拖”字,防止一个“粗”字,强调一个“快” 字,做到一个“细”字,雷厉风行,精细如发,按质、按时完成好,以免压“活”误事。三要日事日毕尽快办。一般来说,当天的事尽量当天做,即便是白天干不完,晚上加班加点也要完成好。不然一过夜,第二天就可能给忘了。海尔集团提高工作效率的一条重要经验,就是要求员工“日事日毕”。我们也要有这种,把当天的事当天做完作好。要知道,事情做完了,就不怕忘记了。
   
  方法之二:小本随身带。秘书工作无小事、很具体,大事小事,急事缓事,难事易事,都可能遇到。办好了一件事,理所当然,算不上成绩;漏办了一件事,则有可能影响大局,让领导记你好几年。好脑子赶不上烂笔头。人的精力是有限的,要想把什么事情都记得清清楚楚,办得明明白白,就要借助小本子。一位老机关在总结自己的工作体会时说:要想不忘事,小本随身带,一事一记录,办完为上策。在机关工作的同志大都有这样的感受,有时总觉得有件事还没有办,可是瞑思苦想就是想不起来。如果当初把事情记在小本子上,这时拿出来翻一翻,便可一目了然。小本子主要记什么? 记当天的主要工作;记领导随时交办的事情;记上级通知、下级反映的情况;记本单位的大项活动。特别要紧的事项,务必详细记录,并用着重号加以标记。把事情记下来之后,就要经常地翻一翻、过过目,先急后缓,办完为止。这样,即便是自己记忆力不是很好,外界干扰再多,也能够有效地减少误事忘事。
   
  方法之三:经常“过电影”。焦裕生前有个“过电影”的习惯,一天工作下来,要对当天的工作作一番回顾,对将要进行的工作作一番思考。南京路上好八连的干部有一条可贵的经验:“想一想,就想出了问题;想一想,就想出了办法;想一想,可以避免疏漏;想一想,可以提高自己。”我们在工作中,也要提倡一个“想”字,不仅要做勤奋工作的有心人,还要做善于回顾梳理的用心人。如果只知道忙忙碌碌、辛辛苦苦,而不知道朝思暮想、回顾检查,就难免忙中出乱、疏中出差。要养成这样的习惯:上班展开工作之前,先抽出三五分钟,进行一下思考,对昨天遗留下来的工作,对当天即将进行的工作,仔细地过一遍筛子;晚上睡觉前,对当日所见、所闻、所干的事情过一遍电影,哪些工作已经干完了,哪些工作还留着尾巴,有没有疏 漏的事项。这样朝思暮想,不但能提高工作效率,而且能使误事忘事的现象在经常“过筛子”、“过电影”中得到有效减免。
   
  方法之四:立字留存底。工作中时常有这样的情况,有些事情已经办完了,一段时间后领导又问起此事,由于自己记不清,当时又没有作记载,以至落得个“没有办”的结果。在机关,很多事情是需要经过历史检验的,也就是说要留下历史资料,备自己或别人查阅,并不是办了就了。秘书姜某,经手一份秘密件的传阅,张某当时也签收了。可几个月后,张某提及此件没收到(其实张某给忘记了),于是俩人打起了嘴仗。好在处长及时提醒,姜才恍然大悟,从一大堆历史资料中找到了张某打的签收条,不然非要落得个不明之冤。这就告诫我们,对办完的事要防止丢三落四,最好的办法就是立下字据,作好记载,这样,不仅可以避免忘事,也可以作为备查依据。借文传文,不能顾及情面,减化手续,要让对方打借条或签收条,要按制度及时搞好登记,防止查无实据,上传下达、处理事务要详细搞好记录,该让首长签字的要签字,该自己记明情况的要记清。尤其是对办理过程较长的事,涉及多个部门的事,前后交叉换手的事,以及事过之后要查的事,更要搞好记录保存。只有这样及时立据存底,才能防止事过境迁。  
   
  方法之五:规范按程序。按程序办事,是秘书工作的内在要求,是提高工作效率和质量的重要保证,也是减少失误、避免错漏的有效方法。其实按程序办事的过程,就是一个集思广益、拾遗补缺、纠正偏差的过程。人非圣贤。孰能无过。机关干部在承办具体事项过程中,漏事忘事在所难免。但只要严格按程序办事,规范运行,层层把关,就能得到他人的及时补充,就能在前后相关因素的相互制约中得 到及时提醒。比如,办理收文时,就要履行签收、登记、呈批、执行、归卷等程序;处理发文时,就要履行撰稿、签发、盖章、登记、发送、归卷等程序,只有这样,做到滴水不漏。尤其是承办一些重要事项,事先就要拉出个清单来,把方方面面的情况都考虑到,大项下面分小项,小项里面分环节,这样,才能不忘事项,不漏环节。因此,我们要注意学程序、懂程序,自觉养成按程序办事的良好习惯,培养严谨细致的工作作风。有程序的就严格按程序办,不遗漏程序、减化程序,使工作不留“缺口”。没有程序的要注意自编程序,按先后序次,列出具体事项,逐个抓好落实。
   
  方法之六:自我常提醒。凡事预则立,不预则废。很多事情并不是前面讲了,马上就可以办理,往往有个时间跨度,有个办理过程。要避免漏事忘事,及早的自我提醒,就是个有效办法。根据个人的体会,常用的提醒方法有三种:一是文字提醒,把所要办理的事项,一二三四地写清楚,或记在台历上,或压在玻璃板下,或放在最醒目的地方,这样一目了然,办起来就会一清二楚。二是实物提醒。对有明确时间要求的事项,可借助台历、挂历、闹钟提醒。三是委托提醒。把自己所要办理的事项,告诉同事或家人,求得及时的提醒帮助。作者:方立成 来源:当代秘书
发表于 2017-3-16 00:17:03 来自手机 | 显示全部楼层
老秘网虚拟稿费
唉,忘性有点大,压力不小
发表于 2017-3-18 22:01:57 来自手机 | 显示全部楼层
专业写文章
一步一个脚印得学习,每天都有进步,感谢老秘网
发表于 2017-6-23 14:58:42 | 显示全部楼层
一要小事琐事随手办。二是急事大事马上办。三要日事日毕尽快办。
发表于 2017-7-31 15:04:55 | 显示全部楼层
“恐慌”就是自我加压,“恐慌”就是自我造就,“恐慌”就是永不满足。从这个意义上说,“知识恐慌”其实是不可战胜的,一旦你认为战胜了它,就会让自己停滞不前。
发表于 2017-7-31 15:14:33 | 显示全部楼层
方法之一:凡事及时办。一要小事琐事随手办。二是急事大事马上办。三要日事日毕尽快办。。   
发表于 2017-11-15 16:27:51 | 显示全部楼层
方法之一:凡事及时办。一要小事琐事随手办。二是急事大事马上办。三要日事日毕尽快办。。
发表于 2017-11-15 18:17:52 | 显示全部楼层
一位老机关在总结自己的工作体会时说:要想不忘事,小本随身带,一事一记录,办完为上策。
发表于 2017-11-16 07:18:52 来自手机 | 显示全部楼层
秘书工作需要细心,是一个体现综合能力的岗位
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