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精彩讲稿:关于常用公文写作的基础知识

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猫眼看文 发表于 2017-4-4 10:19:09 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

关于常用公文写作的基础知识

主讲:张启雄


各位领导、各位同行:

我还是称从事公文工作的同志叫“同行”吧。

今天的讲座有些隆重,我又喜又惊。不容否认,相对而言,文书工作在一段期间淡化了。感觉少了那种光荣感、责任感。带来的后果,最明显的是没多少人愿意做文书,人员断层,青黄不接(在信息社会,很多方面都断了层,这也是当今社会的一种文化特征)。现在领导和部门如此重视,又有这么多同行捧场,感觉有一种渐渐受到应有重视的迹象,令人鼓舞。因此,我看见今天的场面感到高兴。担心的是,我多年没上课了,担心讲得不好。特别是今天讲的内容,对我有难度,讲得好不容易。而且,有些内容,特别是如何写领导讲话稿,只可意会不可言传。因此,接到这个任务,我心里有点打鼓的。但是,我还是够胆来了。

我给自己三个理由:一是理解。在座的领导、同事、朋友理解我。讲不好,讲错了,相信大家都会原谅。二是情感。我从事文书工作多年,对文书工作有感情。感情来自这份工作很特殊。文书俗称“公文秘书”——这里实质上已经开始讲公文了——讲得好听,人家会叫你是“秀才”、“笔杆子”,更好听的是参谋,甚至高参。讲得不好听,叫你“文抄公”、“受气袋”。 有一句行话,叫做:“领导不批评就是表扬。”可想而知,这门饭不容易吃。我和大家有一种共同的感受。“春蚕吐丝”也罢,经验教训也罢,我乐意和大家分享自己多年来的感受。而且,在我的小说《不期而遇》全国网络投票的时候,在座有很多人帮了我。我在此值机会表示感激。三是不怕羞。联想当初,“初生之犊不怕虎”。我中专毕业的时候,在电视大学教了一年课,而且是机械制造,中专生教大学生,就是靠一股牛劲,现在还存在这股牛劲。

无论如何,我都多谢市领导和我的老巢市府办给了我这个机会。

好啦,我现在就抛砖引玉进入主题。在此说明一下,纯讲公文写作,有点枯燥,在此,我打算结合自己当文书的经历和体会来讲,并且不当作一场讲座,只当作一种交流。主要讲三个部分:一是怎样写领导讲话稿。二是日常公文写作的基本知识。三是我当文书的点滴体会。

首先,我还是讲一讲我和文书工作的不解之缘。我是怎样从事文书工作的呢?大家或许不相信,我不是以文出身,我高考考上中专,是学农业机械的。大专才学中文,大学本科又学人力资源管理。然而,我是靠文章改变自己命运的。具体来说,靠写信,一共写了三封信。

第一封信。是参加工作的时候。毕业时,应该分配在江门中级法院。然而,因为鹤山没多少大中专生,鹤山需要人才,于是内部有一条不成文的规定,凡鹤山籍中专生都要回鹤山安排工作。在这种情况下,于是我给有关部门写了一封信。信写得情真意切,半句没提过个人条件。结果分配我工作的第一站是鹤山科委。两年后,我调到县委办。

我的第二封信。申请调到基层工作,理由:在机关多年,少实践,缺乏基层工作经验,很想到乡镇锻炼成长。于是调到雅瑶镇委当副书记。工作三年,我又调到市政府办。

我的第三封信。在市政府办工作多年,我调到市政协办。干得好好的,又想走啦。因为我这个人喜欢激流勇退,也不想在一个单位呆太长时间。写信的理由:这么多来,我先后在市委办、政府办八年,政协办高强度的岗位上工作多年,要换换环境了。实质上,我还有一个雄心,就是文学创作。我觉得还处在上升期,这个时期,是我创作最重要的时期,丢了,实在可惜,可能是一生遗憾。于是,我弃官从文,就这样来了文联。

在这里,我因为一份公文,最主要是在雅瑶工作,学会了切合实际。。

今天连我的老底都讲了出来,和大家分享三封信。大家是明白人一定会知道我不是仅仅是讲这三封信,其实也是在讲公文写作。写信的内容、目的,和我们从事的公文写作是相通的——看见你有什么说服力——从我的事例说明,我有两点启发:一、文字是有用的,公文是重要的,写好公文,效果是不一样的。而且,口说无凭。有文字依据,领导会更加认真对待,效果当然不一样。二、内容,也就是公文的核心,写好公文,必须抓住重点来写,要有说服力。

 

第一部分、怎样写好领导讲话稿

 

在各种公文写作中,写的是领导讲话稿最难。而偏偏我又干了二十多年,艰程度可想而知。接到任务,刚才脑袋还是自己的,突然间脑袋给了别人。两个脑袋,容易吗。一家人的想法也难统一啊。好比广告公司接生意,你要按老板的意图来设计。写领导讲话稿,最终的结果,是以领导满意为标准的,要我们站在领导的角度,要潜入领导的脑袋里思考问题。所以,我后来为什么要从事文学创作?因为我也有自己想要表达的东西。

记得我第一次写领导讲话稿,是在县委办(那时鹤山尚未撤县建市)工作。(此处省略。)领导说:你写得不错。就这样,我正式走上了领导讲话稿的写作道路。

任何一个领导,十分重视自己的讲话。因为,领导讲话稿,是展示领导个人魅力的语言。我经常听人说:某某领导有水平,是他在某个场合听了领导的讲话。朱容基的经典语录:至于说我什么时间退休,退休以后干什么,我在1998年的时候就讲过,我将勇往直前,义无反顾,鞠躬尽瘁,死而后已。只要我活着,还有一口气,我就要为人民鞠躬尽瘁、死而后已。”朱总理退了这么多年,我们仍然记住他答记者问时的这番说话。

通常说,领导讲话稿大致有三种形式。一是向上级汇报工作,全面反映情况或专题汇报。二是向下总结经验,提出具体要求,要求贯彻落实。三是相对平等,同级之间的经验交流、座谈之类。

(一)基本要求

无论那一种讲话,写好领导讲话稿离不开三个基本要求:1、意图明确、突出重点。2、语言通俗,表达生动。3、台上台下,双向互动。这是最理想的讲话稿。写好讲话稿要处理好的三个关系:一是权威与平易近人。二是庄重与幽默。三是深入与浅出。

领导讲话,都有一个开场白。开场白很重要,甚至决定整个会议氛围,我们不要少看。不同的场合,有不同的开场白。相对严肃的:(此处省略。)相对轻松的:(此处省略。)好的开场白,领导者能一下子和与会者拉近了距离。

在三个基本要求、处理三个关系中,我和大家交流一下意图明确、突出重点的问题。

有一件事我印象很深刻,(此处省略)。现在提倡开短会,要求文字简洁,一语中的。讲话稿写得很短而有力,关键在抓住重点、亮点。其他方面的工作可以少讲或概括来说。

当然,各个时期,要求是不同的。

以前生产队长讲话都很多人一字一句听。改革开放初期,每次重要会议,都很隆重。准备时间长。因为几乎每次开会都要解决思想观念问题。必须的。以前写讲话稿,就多了这部分。现在,大家思想观念变了,很多新鲜事都能接受,因此可以避免做思想工作。

但是,现在不同了。时代在变:一是与会者水平高了;二是浮躁,人们没有那个耐性。因此,对写好讲话稿的要求更高,更要少写废话、空话。因为废话、空话反而会冲淡了真正想表达的思想或解决问题的重点。现在连《政府工作报告》也要求做到简洁,讲出重点,讲出亮点,鼓舞人心。

三个基本要求、处理三个关系中,我再和大家交流语言通俗,表达生动的问题。

其中讲到幽默。这个问题我多举例子。(此处省略)。

(二)具体做法

写好讲话稿,个人看法,要做到四点:

(一)准确领会领导意图。不明白领导意图,一番辛辛苦苦,白写。

这方面,其实是双向的。一是领导和写稿者之间的交流。二是主动参加会议。重要的会议,你要参加。希望领导也安排你参加。你不能参加上级的会议,也希望领导将会议材料交给你,让你吃透上头的精神。(此处省略)。

(二)增强服务意识。仅仅是领会领导意图,还不够(此处省略)。此外,还要调动你写作的动力和激情。(此处省略)。其实这方面也是双向的。

考虑到什么形式的会议,什么人参加会议,知己知彼。前面说过,写领导讲稿的人有两个脑袋还不够,还有一个脑袋是想问及此事与会者是么想的。(此处省略)。

(二)加强学习,提高悟性。写好领导讲话稿,还是要讲一些悟性的。领导很忙,开一个会议,或者找你讲几句,或者一个电话,你就要写了。领导不交待那么多。没有提纲,这真要培养自己的理解能力,一句话,要有悟性。悟性从何而来?只有多实践,多摸索,勤学习。多学习,最起码的是要想办法掌握业务知识。你不懂,怎有知觉呢?你懂,一看见数字,材料,立即知道这是一个典型。回顾这么多年的写稿,领导讲经济方面的多,什么GDP,财政收入,甚至企业运作都要懂。此外还要掌握很多方面的知识。学习是常态。老实说,我读书的时候,参加了很多专业或课程学习。工作以来一直没有放弃学习,我一直到十年前才获得普通高等教育人力资源本科文凭。在工作中,我觉得文学和《逻辑学》、《心理学》对我的帮助最大。(此处省略。)

(三)善于调查研究,广泛搜集素材。(此处省略。)要注意搜集群众语言。去年,为了写好我今年在花城出版社出版的新长篇小说《爬过沼泽》,我被安排到了我工作过的雅瑶小岗村定点生活半年。一次和一位农妇在菜田谈天,就得到一句群众语言:“老鼠担鸡蛋爬墙走”。真神奇,真有本事。(此处省略。)

(四)认真紧靠内容谋篇布局。(此处省略。)

(五)精益求精,反复修改。(此处省略。)好文章是改出来的。

除此之外,有没有捷径,有没有窍门呢?个人的经验,觉得还真有!

一是团队合作精神。(此处省略。)

二是重要的是人才。(此处省略。)

三是争取各方重视。(此处省略。)

四是争取合理权益。(此处省略。)

也许有人感兴趣,问我:你工作这么忙,为什么没有耽误文学创作呢?这个问题经常有人问我。

我回答:关键两点:一、工作立即做完,尽快丢掉包袱,保持轻松状态;二,不把工作的烦事带回家。烦事带回家,累及家人。

关于这个问题,我也问过鲁迅文学奖获得者、中国仕途小说第一人王跃文作家。去年,我在省作协里听王跃文的讲座。他原来也是湖南省一个县政府的文书,领导讲话稿的撰稿人(他早期经历和和我一样)。(此处省略)。其实我也是这样做的。其实,什么事情都是针没两头利,得一肯定失一,鱼和熊掌不可兼得。因为每个人有每个人的追求目标。

四、注意排版。这一点不要少看,很重要。(此处省略)。

好啦,一个会议开完,往往要写会议纪要。写纪要抓住领导讲话的重点内容(此处省略)。

会议纪要是公文写作的一种(此处省略)。为什么我在此要插入会议纪要的写作呢?因为我下面要讲到常用的公文写作。并且讲到一些规范。


 

第二部分:关于日常公文的写作

 

    我在市府办期间,除了写讲话稿,还批阅文件。这是我接触其他类型的公文。这是一项任务繁重工作。怎么办?我听人说有人能做到一目十行。(此处省略)。办法是抓住关键词。

对于公文写作,我没有什么经验,也没有进行系统的学习,一切都是实践中摸索的。由于工作性质不同,每个单位的文书工作也有各自的特点。

具体到如何写好一份公文,又要做到如下几点:

(一)公文文种。公文包括:法定性公文事务性公文两种。

法定性公文,是指党政机关按照法律法规所制定的、具有特定效力和规范体式的公务文书,包括:命令(令)——不折不扣执行的规定。决定——必须遵照执行的决策。决议——权威与指导的有机结合。公报。公告——重要事项的宣布。通告——应当遵守的规定。意见——领导部署工作,指导活动原则。通知——需要传达与告知的法规。通报——以先进为榜样,以错误为借鉴。报告——呈送上级机关的材料。请示——申请指示,请求批准。批复——答复请示的权威文件。议案——提请人大审议的建议。函——商洽工作,传递信息。纪要——记录会议精要,传达会议宗旨等等。

事务性公文包括:计划、总结、简报、调查报告、领导讲话稿等等。事务性公文并不一定有法定性效力。经常有人说,拿文件出来。不得反悔。就是这个意思。很多时候领导说了,也不算数,没有文件依据,所以不执行,不落实。

常见问题是乱用文种普遍:

1、混用文种,“公告”与“通告”,“决议”与“决定”,“请示”与“报告”。“请示”与“函”。如对于要向上级领导机关请示的问题,如果不使用请示,而错用了报告,就可能造成上级认为是一般性工作,不需要作出答复,而不及时处理。

2、自制文种,如《XXX关于XXXX的请求》,这个“请求”就是自制议程;

3、误用文种。主要是把事务性公文当作法定性公文。

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(3)观察能力。从中增长见识,学会观察。

二是收获友谊。(此处省略。)

三是收获喜悦。当好参谋,我讲两件事:(此处省略。)文书虽然默默无闻,真正做了大事得到心灵安慰。因此我有光荣感,成功感。总之,我从来没有埋怨自己干了文书工作。这些年都有是高高兴兴地过来的。

四是收获机遇。(此处省略。)由于站在领导的角度思考问题,会给公文写作者带来很多机遇。珍惜这些机遇。

最后,我讲一件事:(此处省略。)总之,能写出高水平公文的人一定能得到领导的赏识和重用,一定有更好的发展空间。(此处省略。)辛苦是有回报的。跟着我在市府综合科干的人(此处省略。)所以,当文书,特别是写领导讲话稿的文书上是有前途的。所以,我们要有信心,态度要端正。

一句话:肯学肯做,你就惦;有才又肯做,你就很惦;有才又肯做又识处世,就惦过碌蔗。

最后,祝大家走得更远。

 

张启雄简介 

广东省作协会员,广东省文学院签约作家,江门市作协副主席,鹤山文联主席,原鹤山政协秘书长、鹤山市府办副主任、鹤山雅瑶镇委副书记、鹤山市委办科长。出版长篇小说《不期而遇》、中短篇小说集《添公纪事》和《噪音》、散文集《执着》、《活下去的理由》等。其中《不期而遇》被选送参加(BIBF)北京第22届国际图书博览会、德国法兰克福书展,入围当代·2015年长篇小说年度论坛评选,获网络票选五佳作品。

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县衙霸道 发表于 2017-4-4 15:48:08 | 显示全部楼层
 
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zwy123 发表于 2017-4-6 18:24:29 | 显示全部楼层
 
老笔杆子,确受启发,今后要经常光顾老秘呢,多多介绍给周围的朋友
 
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