公文写作与处理讲授提纲

（一）归档文件的编号

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，为以后查找利用时的实体存取提供条件和方便。

件号：即文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号两种。归档文件在分类、排列后，其位置得到确定，此时编制的排列顺序号称为室编件号；移交进档案馆时，档案文件在全宗中的位置发生变化，此时按照新的排列顺序重新编制的件号，称为馆编件号。

1、室编件号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。以采用“年度---机构---保管期限”进行分类为例，室编件号在同一年度、同一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。

例如：办公室2001年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号；长期从“1”开始编一个流水件号；短期从“1”开始编一个流水件号。

简示如下：

2001年、办公室、永久“1……”

2001年、办公室、长期“1……”

2001年、办公室、短期“1……”

其他的分类方案的室编件号同理。

特别要注意的是：同一分类方案中，同一保管期的盒与盒之间的室编件号应连续编排，一年一断号。

2、馆编件号。当档案移交档案馆时，经档案馆鉴定、整理后由档案馆编制。本单位档案室不必填写。

（二）归档文件的装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面和填写盒脊项目等工作内容。

1、装盒要求。

归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条文的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应的档案盒中。否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难找回，甚至可能从此成为“死档”。

2、档案盒封面。

档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），下加双横线（样式已在前面讲过）。

3、档案盒盒脊项目。

盒脊项目包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等（样式已在前面讲过）。各项目具体填写要求如下：

（1）全宗号。由同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置，进馆时由档案馆填写。

（2）年度。年度拦内填写盒内文件形成年度，应用公元纪年。

（3）保管期限。保管期限栏填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如：“永久”、“长期”、“短期”。

（4）机构（问题）。机构（问题）栏写分类方案中相应机构（问题）的类目名。

（5）起止件号。起止件号栏中，立档单位只填室编件号，即填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“----”号连接，如“21---50”。馆编件号空置，进馆后由档案馆填写。