 4、本单位的重份文件材料； 5、无参考价值的事务性、临时性文件； 6、本单位未经领导签发的定稿文件材料及电报稿等； 7、无特殊保存的人民来信、介绍信以及单位内部相互抄送的文件材料； 8、以参考为目的从各方收集的文件材料。 四、档案保管期的划分文件档案保管期限分为永久、长期、短期3种。 （一）永久（50年以上，代码：Y） 总的讲，凡是反映本机关、本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、本单位以及国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。如：本单位重要会议材料；本单位制发的重要文件、材料；本单位年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表、统计资料；机构演变，领导人的任免、变更等文件材料；省级以上劳模、先进生产（工作）者的文件材料；重大问题处分材料；职工、党员名册；土地边界文件材料；有历史意义和长远利用价值的合同、协定、协议书；财务帐本、凭证，审计文件材料；重要的生产、科技资料文件；有省级以上领导人批示的重要人民来信；上级机关视察本单位形成的重要文件及音像材料等；外事活动中形成的重要文件材料。 （二）长期（16—50年，代码：C） 凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。如：本机关一般业务性的文件材料；半年的、季度的工作总结、一般专题总结、报告；内部机构负责人的任免材料；地县级以下劳模、先进工作者文件材料；干部、员工的录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料；职工调动的行政、工资、组织关系介绍信及存根；财产、物资、档案、技术资料交接凭证；有较长时效的合同、协议、协定等；外事活动中形成的一般性文件；上下级机关送来的重要文件材料。 （三）短期（15年以下，代码：D） 凡在较短时间内对本机关、本单位有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。如：一般性会议文件材料、简报；一般性统计报表；与有关单位签定的只具短期时效的合同、协定、协议书等。 五、文件归档的组织工作文件归档整理的组织工作，应根据本机关、本单位的具体情况而定。一般有3种形式： （一）集中式。适用于小机关、小单位，即由文书处理部门（办公室、秘书处或科）统一集中整理归档。 （二）分散式。适用于大中型机关或单位。即：由各职能部门和业务部门分别立卷归档，文书部门进行指导。其优点是各部门熟悉工作、业务情况，有利于档案的内在联系，便于分类组卷、编目。 （三）集中与分散结合式（混合式）。 适用于中型机关或单位。具体做法是：行政、综合性文件集中在办公室或秘书部门；对业务性的文件资料由各职能部门、业务部门在挡案人员指导下，分别自行整理后，向挡案室归档。 无论采用哪种方式，每个部门一般应确定一名文件整理归档的专职或兼职的内勤人员，搞好平时的立卷和年终归档工作。 六、归档文件的分类归档文件的分类，是指全宗（单位）内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。 对归档文件进行合理分类，不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以及排架管理都有着重要的意义。 （一）分类方法归档文件分类方法很多，但最重要的是以年度、机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。因为这3种分类方法使用率最高。但要注意，机构和问题不能同时使用。 1、年度分类法。年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。这是运用得最广泛的分类方法，因为这样类目设置标准清楚、明确。 这里有几个问题需要注意： （1）取消了原来按针对年度归档的做法，统一规定为成文年度。如：2000年形成的《2000—2005年工作规划》，应归入2000年度；2003年形成的《2002年工作总结》，归入2003年度。 （2）跨年度事项形成的文件，归入办结年度。如：跨年度的会议文件、跨年度的案件文件、跨年度的请示与批复等。 （3）几份文件作为一件时，应以排列在前的文件日期为准。如：正本与定稿、正文与附件、转发与被转发、来文与复文、复文与来文，均以前者形成的时间归类。 2、机构分类法。采用机构分类法，能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌，集中反映某一方面工作内容的文件，便于档案的查找利用。如：办公室、财务处、人事处、宣教处等，按机构设置一个类，机构名称就是类名。在进入档案室的上架排列上，一般是领导机构在最前面，依次是综合机构，各业务部门，后勤部门等。 3、问题分类法。即按照文件内容所说明的问题对归档文件的分类，就是以前用得最多的“问题特征”。现在虽然用得很少，但有的仍然要用到。 如：机关单位中某一中心任务或主要活动；企业GMP认证；大型会议；企业生产线项目；某次重要的外事活动等等。 注意：机构与问题不能同时使用，二者只能取其一。 4、保管期限分类法。即按永久（50年以上）、长期（16—50年）、短期（15年以下）分类。分类标准前面已经讲过。 （二）复式分类法与分类方案在机关单位档案室的实际工作中，单纯采取时间、机构或者问题、保管期限的分类方法几乎是不可能的。实际工作中是将几种分类方法结合使用称为复式分类法。也就是以上述年度、保管期限、机构（问题）3种分类方法组成多种复式分类法。 1、年度---机构---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类；再按机构分类；再分出保管限。例如： 2001年： 办公室……永久（长期、短期） |
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