 会议，从功能上来看，具有制定决策、贯彻政策、统一思想、提高认识、总结经验、分析问题、研究工作、通报情况、统筹协调、纠正失误、制定对策、解决问题、提出要求等特点；从种类来看，可分为决策性会议、总结性会议、部署性会议、座谈联席性会议、宣讲报告性会议、表彰通报或批评性会议、预备性会议等；从性质上来看，有专题性会议、有法定性会议（如党委系统的常委会、政府系统的常务会、办公会等）、有临时综合性会议等等。一般来说，大凡会议，都必须做好会议记录和会议纪要，以资备查和贯彻落实。会议纪要属法定公文范畴，整理工作中，要注意以下几个问题。
（一）做好事前准备。通常情况下，举办或召开一次会议，都涉及到会议的组织筹备事宜，包括会议主题的确定、议题的收集、议程的安排及相关背景材料的准备等等。有时候这些工作，负责会议记录或纪要起草者自身会全程或部分参与，有时候则有专门分工。但无论是何种情况，主笔者均要尽可能地在事前了解掌握相关情况，备齐有关关背景资料，以便记录起草时心中有数、查找方便。
（二）忠于会议原意。记录是纪要之基，是起草纪要的蓝本和依据。不管是会议记录还是会议纪要，首先都必须忠实地记下会议的整个原貌，包括时间、地点、参加会议对象、会议议题议程、与会者的讲话内容、会议总结或议定的事项等等；尤其是要认真领会并忠实记录好主要领导的讲话原意，不可随意偏废。对于每一个参加会议人员的姓名职务，都要认真落实清楚。有时候参加会议的对象较多、内容较广、议程也较分散，记录时就要注意分门别类地按所定议题予以记录清楚；对一些不明事项，应在会后即行予以核实，以免产生贻误或遗漏。
（三）把握会议要点。会议纪要的精髓在于“要”，准确把握会议的要点是整理会议纪要的关键。要掌握会议的要点，又关键在于能抓住与会人员达成的共识和议定的事项，也就是要特别注意围绕主题，从与会者的发言中提炼出会议结论。具体要做到“四善于”：一是要善于区分出讨论性意见和表态性、结论性意见的差别；二是要善于抓住主管领导、重点部门或某些权威人士发言的实质；三是要善于领会把握和会议主持人的总结性发言；四是要善于统合大多数与会者形成共识的意见。可以说，把握了以上四点，就等于把握了会议纪要的基本框架。
（四）加工处理文字。在忠于会议原意、把握会议要点的基础上，一般可采取以下文字处理办法。一是理顺。理顺，包括两个方面的工作，一个是根据讲话内容划分不同的部分，让读者看后能够明确会议纪要的主旨和内容。一般而言，参加会议者的讲话基本是一种“即席性”的，有的可能有个讲几部分的书面提纲，有的虽没有提纲，但事先也会有个“大概讲几块”的考虑。像这两种情况，整理时分几个部分都比较明确。有的则事先没有提纲，也没有“讲几块”的考虑，而是全赖即席发挥，边想边讲。像这类“即兴发挥”、内容较散乱和冗长的，就应予以统揽全篇、划分内容、合理取舍。再一个工作，就是无论哪一种“即席发挥”，整理时都要将前后交叉、“枝节”重复的内容进行分类合并，让其各归其主（即划归到各小标题下）、各表其意，使纪要提纲契领、简明扼要。二是修改。口头语言与书面语言的最大差别在于前者表达灵活随意而直白，后者必须严谨规范、缜密准确、逻辑分明。因此整理时必须在对记录稿的大幅度“修改”上下功夫。比如，对“估价”、“探讨”之类的话，就要注意“过”；对一般性、常规性的话，就要注意“漏”；对讨论性、建议永生的话，就要注意“捡”；对总结类、归纳类的话，则要注意“敲”，使其更为严谨。在语言的修改方面，应尽量去除“口语”，代之以规范性的书面语言；在内容的取舍上，要注意用分析、剥离的方法，去掉“虚”的部分，保留“实”的部分，增强可操作性；在秩序安排上，则要注意“要次分明，以主为先”，也就是重要的内容一定要安排在前面，以示突出重点。三是补删。会议纪要的补删工作既很重要，也很经常，同时必须坚持原则。从“补”这方面来讲，一是补缺，二是延伸。补缺，就是对应讲未讲、有必要补充的问题，整理时要予以补上去，也可以说是一种“补充回忆”；延伸，就是对讲得不够透彻、容易使人产生误解的问题，整理时要顺着讲话者的原意作适当补充和深化，使之更为合理、充实和完善。从“删”的方面来讲，除了注意删除前后重复的内容和与议定主题关系不大的内容外，更重要的是要注意删除那些政治敏感性比较高、不宜大范围知晓的内容，也可以说是删去那些多余的话和不可操作性的内容。
（五）用好规范语言。会议纪要十分讲究表述层次，先写什么，后写什么要非常明确。通常这种层次是用一些约定俗成的专用语言来表达的，如常用的规范语言有“会议认为”、“会议指出”、“会议要求”、“会议强调”、“会议议定”等。
当然，由于会议纪要是法定公文，所以整理成文后还涉及到会审、签发、印送等等问题。它与其它法定公文的显著区别在于一是文末不落款、不署日期，二是不缮印。这是需要在实际工作中加以注意的。 |
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